5 Cách giúp bạn tối ưu hóa Excel bằng AI và phân tích văn bản

Microsoft Excel là một phần chính trong hộp công cụ của bất kỳ nhà phân tích kinh doanh nào. Phần mềm này đã phát triển từ một chương trình bảng tính đơn giản thành một công cụ phân tích dữ liệu đáng gờm, nhờ khả năng AI của nó. Trong khi đó, các công cụ phân tích văn bản do AI cung cấp như MeaningCloud, cùng với các công nghệ tiên tiến khác, đang được sử dụng để trích xuất những hiểu biết có giá trị từ nội dung phi cấu trúc. Tận dụng sức mạnh của những công cụ này có thể nâng cao đáng kể quy trình quản lý dữ liệu của bạn. Dưới đây là 5 cách sẽ giúp bạn làm điều đó

Excel có thể tối ưu nhờ AI và phân tích văn bản

1. Sử dụng học máy để nhập dữ liệu tự động

Nhập dữ liệu truyền thống không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra lỗi do con người. Tuy nhiên, học máy, một nhánh của AI, có thể giúp tự động hóa quy trình này, giúp cải thiện đáng kể hiệu quả và giảm sai sót. Bằng cách 'học' các mẫu và cấu trúc, các thuật toán học máy có thể thực hiện các tác vụ nhập dữ liệu nhanh hơn và chính xác hơn.

2. Khai thác Bot công thức Excel cho các phép tính phức tạp

Excel Formula Bot, một công cụ AI, có thể chuyển đổi hướng dẫn văn bản thành công thức Excel chỉ trong vài giây, giúp người dùng có thể tạo các công thức phức tạp mà không cần kiến thức sâu về cú pháp Excel. Đối với các nhà phân tích kinh doanh, công cụ này có thể là một công cụ thay đổi cuộc chơi trong phân tích tuyên bố cơ sở liên quan đến các công thức phức tạp.

3. Tối ưu hóa phân tích dữ liệu bằng các công cụ hỗ trợ AI

Các công cụ như tính năng “phân tích dữ liệu” của Excel và các dịch vụ phân tích văn bản của MeaningCloud có thể giúp đơn giản hóa quá trình phân tích dữ liệu của bạn. “Phân tích dữ liệu” sử dụng AI để cung cấp thông tin chi tiết dựa trên các tác vụ Excel hiện tại của bạn, cung cấp trực quan hóa dữ liệu phù hợp, phân tích xu hướng và nhận dạng mẫu. Mặt khác, MeaningCloud có thể trích xuất ý nghĩa từ nội dung phi cấu trúc, cung cấp các dịch vụ như phân tích tình cảm, trích xuất chủ đề và phân tích tài liệu.

4. Tích hợp ChatGPT để được hỗ trợ thêm

Mặc dù việc tích hợp ChatGPT trực tiếp vào Excel không đơn giản, nhưng chatbot AI này vẫn có thể chứng tỏ là một trợ lý đắc lực. Bằng cách truy cập ChatGPT thông qua trình duyệt web, bạn có thể đặt câu hỏi về các khái niệm, công thức, hàm Excel và thậm chí cả mã VBA cho macro. Bạn cũng có thể sao chép và dán dữ liệu từ Excel vào hộp trò chuyện ChatGPT.

Mặc dù mất định dạng ban đầu nhưng AI có thể hiểu cấu trúc dữ liệu và cung cấp hỗ trợ liên quan. Hãy nhớ rằng, mặc dù việc sử dụng ChatGPT có thể mang lại lợi ích, nhưng điều quan trọng là phải luôn kiểm tra kỹ thông tin do chatbot cung cấp để đảm bảo độ chính xác.

5. Tích hợp ChatGPT vào Excel

Việc tích hợp ChatGPT vào Excel không đơn giản vì không có phần hỗ trợ hoặc phần bổ trợ chính thức nào khả dụng cho mục đích này. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng ChatGPT để hỗ trợ các tác vụ Excel bằng cách thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Sử dụng chatbot của trình duyệt. Truy cập ChatGPT thông qua trình duyệt web và đặt câu hỏi liên quan đến khái niệm Excel, cú pháp cho công thức, hàm và thậm chí cả mã VBA cho macro
• Bước 2: Sao chép và dán dữ liệu. Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ Excel trực tiếp vào hộp trò chuyện của ChatGPT. Mặc dù bạn sẽ mất định dạng ban đầu nhưng công cụ này vẫn có thể hiểu bố cục và cung cấp hỗ trợ phù hợp
• Bước 3: Bổ trợ Excel không chính thức. Có một bổ trợ ChatGPT Excel không chính thức được đề cập trong hướng dẫn cho phép bạn chỉnh sửa đầu ra (phản hồi) từ ChatGPT trong Excel và định dạng nó bằng các tùy chọn định dạng khác nhau. Tuy nhiên, bổ trợ này có thể không được đánh giá rộng rãi hoặc được hỗ trợ.
• Bước 4: Sử dụng các công cụ RPA. Bạn có thể cân nhắc sử dụng các công cụ Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA) như Power Automate Desktop hoặc Power Automate Flows để kết nối Excel với ChatGPT. Phương pháp này chưa được thử nghiệm cụ thể nhưng có thể là một giải pháp thay thế tiềm năng.

6. Khám phá Power BI và Microsoft 365 để phân tích dữ liệu nâng cao

Power BI và Microsoft 365 cung cấp các công cụ AI mạnh mẽ có thể tạo các mô hình dữ liệu tự động, giúp phân tích các tập dữ liệu lớn và hỗ trợ quá trình ra quyết định dễ dàng hơn. Những công cụ này có thể giúp bạn phân tích cú pháp và sắp xếp dữ liệu hiệu quả hơn, tạo nền tảng vững chắc cho việc phân tích báo cáo nền hiệu quả.

Trên đây là danh sách tổng hợp những cách giúp bạn tối ưu hóa Excel bằng AI và phân tích văn bản. Hy vọng bài viết này có thể hữu ích với bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://courses.agorainsights.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp