4 mẹo quản lý các vấn đề về yêu cầu cho các Business Analyst

Việc quản lý các vấn đề tự nhiên xuất hiện như một phần của quy trình yêu cầu sẽ ngăn chặn sự căng thẳng không cần thiết và cho phép toàn bộ nhóm tập trung vào làm việc thông qua các yêu cầu quan trọng nhất trước tiên. Bằng cách giao tiếp có phương pháp về các vấn đề mới, bạn đang giải quyết các vấn đề và khi vấn đề được giải quyết, bạn sẽ có thể chủ động quản lý các vấn đề xuất hiện tự nhiên trong quá trình yêu cầu theo cách chuyên nghiệp.

Dưới đây là bản đồ trực quan nhanh mà bạn có thể sử dụng để ghi nhớ những thông tin liên lạc cần gửi về các vấn đề nảy sinh trong dự án của mình. Bạn có thể tải tệp PDF tại đây.

1. Xác định vấn đề

Khi bạn xác định một vấn đề mới của dự án, bạn có thể sử dụng email để gửi mô tả rõ ràng về vấn đề, tác động tiềm ẩn và các bước bạn đang thực hiện để giải quyết vấn đề đó. Bằng cách giao tiếp sớm, bạn có thể đối mặt với vấn đề và định hình nó, có khả năng theo một cách tích cực hơn so với những người khác.

Hơn thế nữa, bạn cũng đang chứng minh rằng bạn đã nắm quyền sở hữu trong việc ưu tiên quá trình giải quyết. Bạn có thể áp dụng cách tiếp cận tương tự khi người khác nêu vấn đề mới qua email. Các chuỗi email này có thể hơi lộn xộn. Bằng cách trả lời và nắm quyền sở hữu vấn đề, bạn sẽ tránh được sự căng thẳng không cần thiết.

2. Giải quyết vấn đề

Nhiều khả năng công việc bạn làm để giải quyết vấn đề sẽ không diễn ra qua email. Bạn sẽ tạo điều kiện cho các cuộc họp, phân tích các tùy chọn và thực hiện nghiên cứu. Tuy nhiên, email là một công cụ giao tiếp quan trọng để giữ cho các bên liên quan luôn cập nhật. Nếu vấn đề có thể nhìn thấy, có thể cần phải cập nhật các bên liên quan chính khi bạn chuyển qua quá trình giải quyết với nhiều thông tin hơn và các bước tiếp theo.

Hơn thế nữa, ngay cả khi bạn đang sử dụng các phương pháp cộng tác ảo hoặc trực tiếp để giải quyết vấn đề, một thành viên trong nhóm có thể cố gắng giải quyết tất cả hoặc một phần của vấn đề qua email. Khi một vài email không thành công trong việc kết thúc mọi việc, bạn sẽ muốn ngăn chặn việc làm mất tập trung của mọi người bằng cách gửi email cho mọi người biết bạn sẽ tổ chức một cuộc họp để cộng tác về chủ đề hiện tại.

3. Thông báo về một vấn đề đã được giải quyết

Cuối cùng, khi vấn đề được giải quyết, bạn sẽ muốn thông báo kết quả cuối cùng cho tất cả các bên liên quan quan tâm. Một cách để nâng cao bản thân và kiểm soát nhiều hơn quy trình yêu cầu là đưa ra nhiều quyết định và khuyến nghị hơn khi nói đến cách giải quyết vấn đề.

Ví dụ: thay vì gửi email có ba tùy chọn và yêu cầu nhà tài trợ chọn một, hãy gửi email tóm tắt ngắn gọn về ba tùy chọn mà nhóm của bạn đã xem xét, đề xuất một tùy chọn và chỉ tìm kiếm ý kiến đóng góp nếu nhà tài trợ không đồng ý với quyết định đó.

Trong trường hợp khác, có thể chỉ có một giải pháp khả thi và trong trường hợp này, bạn chỉ cần thông báo những gì đang được thực hiện để giải quyết vấn đề.

Trong các trường hợp khác, bạn có thể xác định và giải quyết một vấn đề nhỏ hơn trong quá trình làm việc của mình nhưng cần thận trọng khi chia sẻ quy trình quyết định với một nhóm rộng hơn.

Ví dụ: nếu bạn xác định một thay đổi yêu cầu có tác động nhỏ và có thể xác nhận với nhà phát triển rằng nó có thể được kết hợp mà không bị chậm trễ lịch trình, bạn có thể chọn chuyển ngay sang giai đoạn cuối cùng của quy trình bằng cách gửi thông báo.

4. Tóm tắt nhanh

Dự kiến sẽ có một loạt các vấn đề mới và đã được giải quyết như một phần của quy trình yêu cầu. Các Business Analyst chuyên nghiệp nắm quyền sở hữu các vấn đề, công việc đang được thực hiện để giải quyết chúng và quá trình ra quyết định để đảm bảo rằng các vấn đề không trở nên phiền nhiễu.

Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc. Đừng quên đón xem các nội dung mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp