4 mẹo hiệu quả để gây ảnh hưởng lên các bên liên quan

Các bên liên quan là một cá nhân hoặc một nhóm quan tâm đến dự án hoặc doanh nghiệp. Các bên liên quan được tìm thấy ở mọi nơi trong cuộc sống, không chỉ trong các dự án hoặc giữa các nhóm khách hàng. Hãy nhìn xung quanh, họ hầu như có mặt ở khắp mọi nơi trong cuộc sống, một số chỉ trích nhiều hơn và một số ít hơn, một số dễ dãi, một số khó tính, một số lớn tiếng, một số im lặng. Bất cứ ai quan tâm và có khả năng ảnh hưởng đến kết quả đều là một bên liên quan.

Với tư cách là một Business Analyst (phân tích kinh doanh), một người cần sử dụng các kỹ năng lãnh đạo và khả năng gây ảnh hưởng của mình để cân bằng giữa kỳ vọng của các bên liên quan và mục tiêu của dự án. Đây là biểu đồ tương tác với các bên liên quan điển hình cho một nhà phân tích kinh doanh:

Các bên liên quan trong một dự án giống như các thành viên trong một gia đình. Để một nhóm đạt được mục tiêu của mình, điều cần thiết là phải có mối quan hệ hài hòa với các bên liên quan. Hiểu rõ về các bên liên quan và nhu cầu của họ có thể tránh được sự chậm trễ, giảm thiểu rủi ro, đưa ra các giải pháp theo kế hoạch.

Làm thế nào để cảm nhận và xác định các bên liên quan khó khăn tiềm năng?. Dưới đây là 4 mẹo hiệu quả để giành được các bên liên quan và gây ảnh hưởng đến họ:

1. Nhận biết sớm và ảnh hưởng

Hãy chú ý đến các dấu hiệu trên và nhận ra chúng sớm trong dự án. Theo dõi sát sao họ để xem tầm ảnh hưởng của họ đối với dự án và điều gì thúc đẩy họ. Các bên liên quan có thể là bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn và cũng có thể có tác động đến thành công của dự án.

Ví dụ, nhà tài trợ của dự án, trưởng nhóm (CNTT, Nhân sự, Quản trị, Pháp lý, Du lịch, Đào tạo, Bán hàng, Tiếp thị), thành viên nhóm chủ chốt trong dự án hoặc nguồn lực quan trọng, Giám đốc điều hành cấp cao, cơ quan chính phủ, nhà cung cấp, khách hàng, cộng đồng địa phương,…. Phân loại họ theo mức độ quan tâm và ảnh hưởng của họ đối với dự án theo ma trận 2X2 như minh họa ở đây:

Dành nhiều thời gian và năng lượng hơn cho 2 nhóm bên liên quan hàng đầu trong ma trận

• Các bên liên quan có ảnh hưởng cao và ít quan tâm là những bên quan trọng nhất đối với bạn vì họ có ảnh hưởng cao và là những người có quyền lực trong tổ chức. Tìm kiếm ý kiến của họ cho những quyết định quan trọng và cho họ thấy giá trị mà dự án của bạn sẽ tạo ra cho họ. Hiểu rõ nhu cầu của họ và cố gắng đáp ứng chúng
• Ảnh hưởng cao và sự quan tâm cao. Bạn nên giữ cho những người này trong sự tin tưởng chặt chẽ của bạn vì họ có ảnh hưởng lớn cũng như quan tâm nhiều đến công việc và dự án của bạn.

2. Kiên nhẫn và lắng nghe

Hãy chủ động thiết lập mối quan hệ tích cực với họ. Đi xa hơn để cố gắng gặp họ và hiểu những gì họ nói. Cố gắng xem nhu cầu của họ và họ đến từ đâu. Nếu có những khác biệt nhỏ, thì hãy cố gắng tìm điểm chung.

Nếu không, hãy cố gắng tác động đến họ về cách ưu tiên của dự án hiện tại và các tính năng của nó, và các nhu cầu khác có thể được đáp ứng trong các bản phát hành tiếp theo. Cố gắng chiếm được lòng tin của họ bằng cách:

• Lắng nghe họ với mục đích thấu hiểu thực sự
• Đối xử với họ một cách tôn trọng bất chấp sự khác biệt về quan điểm
• Cung cấp cho họ cơ hội để chia sẻ ý kiến và suy nghĩ của họ.

3. Gặp gỡ và giúp họ tự tin

Hầu hết mọi người thích nó khi họ được chú ý. Hãy cố gắng sắp xếp thời gian để gặp họ. Sử dụng cơ hội đó để hiểu rõ hơn về quan điểm của họ, các tính năng ưa thích, động lực cho điều tương tự và mục tiêu cho chức năng của họ. Nếu có thêm thời gian và sự chú ý, hầu hết mọi người chuyển sự oán giận của họ sang vị trí trung lập.

4. Tìm hiểu sự quan tâm và động lực của họ

Cố gắng tìm ra lý do cho sự kháng cự của các bên liên quan của bạn. Chìa khóa để quản lý chúng là hiểu động lực cơ bản của chúng, các tính năng họ muốn và những gì họ đang cố gắng đạt được với các tính năng đó. Cố gắng tìm ra:

• Vấn đề/nhu cầu/mục tiêu của họ cho bộ phận của họ
• Điều gì thúc đẩy họ?
• Họ hình dung gì cho chức năng của họ?
• Họ chịu trách nhiệm gì?
• Họ có thêm trách nhiệm gì?

Giữ các bên liên quan tham gia và trong phạm vi ảnh hưởng của bạn. Lắng nghe các bên liên quan của bạn, nói chuyện với họ một cách chính thức và không chính thức, thông báo cho họ về tiến độ và đánh giá cao sự đóng góp có giá trị của họ.

Xây dựng một mối quan hệ đòi hỏi nhiều nỗ lực và mất thời gian nhưng sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều. Các dự án và sáng kiến sẽ thành công hơn rất nhiều khi các mục tiêu được liên kết và đồng bộ. Một mối quan hệ tuyệt vời với các bên liên quan của bạn sẽ thưởng cho bạn theo nhiều cách.

Mong rằng những chia sẻ trên đây có thể giúp các bạn cải thiện mối quan hệ với các bên liên quan. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.modernanalyst.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp