3 mẹo để tổ chức các cuộc họp ảo hiệu quả cho Business Analyst

Nhiều Business Analyst hiện đang làm việc tại nhà và cần đưa ra các yêu cầu cũng như tiến hành các cuộc họp ảo. Nếu trước đây bạn đã quen làm việc trực tiếp, thì đây có thể là một sự thay đổi lớn. Dưới đây là 3 mẹo giúp bạn tổ chức các cuộc họp ảo hiệu quả hơn.

1. Tuân thủ các phương pháp đã được kiểm chứng

Bạn hãy bắt đầu từ việc sử dụng các kỹ thuật phân tích kinh doanh trực tiếp tốt nhất và hấp dẫn nhất. Chúng ta có xu hướng nghĩ rằng vì mọi thứ đã thay đổi nên chúng ta cần học những kỹ năng mới từ đầu. Dưới đây là một số ví dụ:

• Quan sát – Mặc dù bạn có thể đã thực hiện việc này khi ngồi tại bàn của ai đó nhưng giờ đây có thể thực hiện việc này thông qua chia sẻ màn hình.
• Suy nghĩ – Có thể được thực hiện thông qua tài liệu Google được chia sẻ hoặc công cụ bảng trắng ảo.
• Mô hình trực quan và tài liệu – tạo tài liệu như mô hình quy trình kinh doanh, trường hợp sử dụng và mô hình dữ liệu đều cực kỳ hữu ích trong môi trường trực tuyến.

Đừng để cuộc họp ảo trở thành cái cớ để bạn rời xa các phương pháp hay nhất đã được kiểm chứng qua thời gian. Ngoài ra, đừng để các cuộc họp ảo trở thành cái cớ cho một cuộc họp nhàm chán. Bạn muốn làm những việc tạo ra sự tương tác trong môi trường trực tiếp và tìm kiếm cơ hội để đưa những điều đó lên mạng.

2. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Nếu bạn đang xem xét tài liệu trong một căn phòng có nhiều người, bạn có thể quen với việc nhận ra ngôn ngữ cơ thể trực tiếp. Điều đó khó hơn rất nhiều để nói trực tuyến, ngay cả khi bạn đang chia sẻ video. Bạn cũng có thể không nhận được thông tin chính xác. Nếu ai đó đang xem màn hình thứ hai, có thể bạn đang xem tài liệu yêu cầu của mình hoặc bạn có thể đang nhìn xuống để ghi chú.

Tín hiệu trực tuyến không giống như tín hiệu trực tiếp. Vì vậy, bạn phải yêu cầu những người tham gia của bạn diễn đạt bằng lời nhiều hơn. Và bạn phải tự diễn đạt nhiều hơn. Một ý tưởng khác là chuẩn bị các câu hỏi cụ thể trong từng phần.

Dừng lại với từng phần và mời đầu vào. Và nếu không có ý kiến ​​nào, hãy yêu cầu xác nhận từ mỗi người rằng thực sự không có phản hồi nào, thay vì chấp thuận ngầm.

Điều này cũng sẽ giúp bạn chuẩn bị để trở nên hiệu quả hơn với tư cách là người hỗ trợ trực tiếp mạnh mẽ hơn để thu hút các bên liên quan. Đặc biệt, khi bạn đang xây dựng các mối quan hệ mới hoặc đối phó với các bên liên quan cực kỳ hướng nội, những người không sử dụng nhiều ngôn ngữ cơ thể.

3. Rõ ràng về quá trình phân tích kinh doanh của bạn

Mọi người sẽ tham gia một cách tự nhiên hơn khi họ biết bước tiếp theo là gì và công việc của họ liên quan như thế nào đến bức tranh toàn cảnh. Một lần nữa, điều này thật tuyệt khi bạn cũng đang làm việc trong môi trường trực tiếp. Nhưng trực tuyến thậm chí còn quan trọng hơn, không chỉ dành cho các cuộc họp mà còn để truyền đạt hiệu quả những gì bạn đang làm với tư cách là một Business Analyst và bước tiếp theo của bạn là gì. Làm cho quy trình của bạn rõ ràng sẽ giúp bạn đạt được thành công và chuẩn bị cho bạn đảm nhận nhiều vai trò lãnh đạo hơn.

Mong rằng những thông tin được chia sẻ trong bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp