3 mẹo để tạo một meeting agenda nhanh và hiệu quả

Khi cuộc họp của bạn không có một yêu cầu, mọi thứ trở nên mơ hồ. Một meeting agenda hiệu quả chỉ mất vài phút để tập hợp lại nhưng là một công cụ quản lý cuộc họp có thể giúp bạn tiết kiệm vô số phút, thậm chí hàng giờ. Đồng thời, nó còn giúp bạn chuẩn bị thành công để tạo điều kiện cho một cuộc họp hiệu quả. Dưới đây là 3 mẹo để có một meeting agenda nhanh và hiệu quả cho Business Analyst.

1. Xác định mục tiêu của cuộc họp

Nếu bạn chỉ làm một việc khi lập kế hoạch cho một cuộc họp, hãy xác định rõ mục tiêu. “Thảo luận về vấn đề XYZ” không phải là một mục tiêu, đó là một hoạt động. Hầu hết các cuộc họp dường như đều có những mục tiêu ngầm định để những người tham dự quyết định điều gì đó. Nếu vậy, hãy nêu rõ quyết định nào là cần thiết và nếu có thể, hãy mô tả hành động tiếp theo mà ai đó có thể bắt đầu sau khi quyết định đó được đưa ra.

Hành động tiếp theo thực sự mang lại sự tin cậy cho mục tiêu của bạn vì bạn có phép thử hợp lệ để biết quyết định có được đưa ra vào cuối cuộc họp hay không. Nhưng không phải tất cả các cuộc họp đều được triệu tập để ra quyết định. Đôi khi, mục tiêu chỉ đơn giản là xem xét tài liệu yêu cầu để lấy phản hồi, tạo ý tưởng về một tính năng hoặc xác định nỗ lực liên quan đến một yêu cầu hoặc dự án cụ thể. Hãy suy nghĩ rõ ràng về kết quả mong đợi của bạn cho cuộc họp và viết nó ra trong chương trình làm việc của bạn.

2. Xác định chủ đề cuộc họp

Khi bạn đã xác định được kết quả của mình, hãy liệt kê các chủ đề (agenda item) sẽ giúp bạn đạt được kết quả đó, tốt nhất là dưới dạng danh sách gạch đầu dòng.

Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là đưa ra quyết định về cách phân bổ nguồn lực giữa các dự án. Trước tiên bạn có thể hỏi các bên liên quan trong kinh doanh xem ưu tiên hiện tại của họ là gì, xem xét ai được phân công làm gì, sau đó thương lượng các điều chỉnh. Danh sách này cung cấp một tiến trình rõ ràng hướng tới trạng thái kết thúc mong muốn. Nếu bạn đang tạo ý tưởng về một tính năng, bạn có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc phá băng nhanh, tiếp theo là hoạt động động ý tưởng có cấu trúc và kết thúc bằng việc xem lại các ý tưởng đã tạo.

Bất kể mục tiêu của bạn là gì, thường có một số hoạt động bạn có thể liệt kê để hỗ trợ mục tiêu đó. Khi điều hành cuộc họp, điều quan trọng là không để các hoạt động này trở thành mục tiêu của chính chúng. Nếu bạn đang tham gia vào một “agenda item” và nó không giúp bạn đạt được mục tiêu của mình thì bạn nên loại bỏ ngay lập tức. Tương tự như vậy, thường có thể hợp lý khi đưa vào một agenda item mới khi rõ ràng là cần thiết để đạt được mục tiêu của bạn. Tôn vinh sự tình cờ là điều khôn ngoan.

3. Chuẩn bị sản phẩm bàn giao

Bất cứ khi nào có thể, hãy chuẩn bị trước một yêu cầu có thể chuyển giao được và gửi nó cùng với chương trình họp của bạn hoặc ít nhất là trước cuộc họp. Dưới đây là một số ví dụ về sản phẩm bàn giao mà bạn có thể tạo ra:

• Tuyên bố phạm vi để giúp làm rõ nhu cầu kinh doanh thúc đẩy một dự án và phạm vi dự án.
• Mô hình quy trình kinh doanh để trình bày rõ ràng một quy trình kinh doanh hiện trạng hoặc tương lai
• Use case cùng với wireframe tương ứng, use case ghi lại chức năng phần mềm và sẽ giúp bạn có được người dùng doanh nghiệp và kỹ thuật trên cùng một trang về các yêu cầu.
• Data models để làm rõ thuật ngữ kinh doanh, yêu cầu cơ sở dữ liệu và luồng dữ liệu giữa các hệ thống.
• Kế hoạch phân tích kinh doanh để xác định phương pháp tiếp cận quy trình phân tích kinh doanh của bạn, những bên liên quan nào bạn cần tham gia khi nào và đạt được sự ủng hộ khi họ tham gia.

Mong rằng với những mẹo được chia sẻ trên đây, các bạn đã có thể tạo ra những cuộc họp thành công. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp