Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis) là một phương pháp xác định nguyên nhân cơ bản của một vấn đề. Đây là một quá trình có hệ thống bao gồm thu thập thông tin, phân tích dữ liệu và xác định lý do chính tạo nên vấn đề. Mục tiêu của phân tích nguyên nhân gốc rễ là giải quyết và ngăn chặn vấn đề xảy ra lần nữa trong tương lai.
Quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ bắt đầu bằng việc xác định vấn đề và phân tích chúng. Trong quá trình phân tích BA có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như effect diagrams, flowcharts và phân tích thống kê. Bài viết này, BAC sẽ giới thiệu đến bạn 3 phương pháp phân tích vừa hiệu quả vừa dễ sử dụng mà BA nào cũng nên biết.
1. Phân tích năm câu hỏi tại sao “5 whys”
Phân tích 5 câu hỏi tại sao là một kỹ thuật giải quyết vấn đề đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả, giúp người dùng nhanh chóng xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Phương pháp này đã được phổ biến bởi Toyota vào những năm 1970 để cải thiện hiệu quả của quy trình sản xuất.
Các tiếp cận chiến lược phân tích “5 Whys” là liên tục hỏi “Tại sao” và “Điều gì gây ra vấn đề” cho đến khi xác định được nguyên nhân gốc rễ của chúng. Bằng cách hỏi “tại sao” nhiều lần, bạn có thể đi sâu hơn vào vấn đề và khám phá các lý do tiềm ẩn.
Phân tích “5 whys” là một quá trình đơn giản có thể được sử dụng bởi một cá nhân hoặc một tổ chức. Đầu tiên, xác định rõ vấn đề và sau đó hỏi “tại sao” nó xảy ra. Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ dẫn đến câu hỏi “tại sao” thứ hai, v.v., cho đến khi nguyên nhân gốc rễ được xác định. Điều quan trọng cần lưu ý là không nhất thiết phải đọc qua tất cả năm lý do tại sao, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề, có thể cần ít hoặc nhiều lý do hơn để tìm ra nguyên nhân chính.
Kỹ thuật này có thể được áp dụng cho một loạt các vấn đề từ đơn giản đến phức tạp. Nó là một công cụ hữu hiệu cho các tổ chức để nâng cao hiệu quả của quy trình, giảm chi phí và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. “5 whys” giúp tâp thể cùng nhau tìm ra giải pháp bằng cách khuyến khích giao tiếp và hợp tác.
Mẹo nhỏ: Kỹ thuật “5 whys” là một cách dễ dàng và hiệu quả để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Tuy nhiên, điều quan trọng là cần tránh hỏi “tại sao” nhiều lần liên tục, vì điều này có thể gây nhầm lẫn và khó chịu cho các bên liên quan. Thay vào đó, hãy xem xét sử dụng các biểu thức thay thế cho “tại sao” và sử dụng cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn thay vì đối đầu trong giao tiếp để tạo ra bầu không khí thoải mái nhất.
2. Biểu đồ xương cá (Fish Bone Diagram)
Fish Bone Diagram, còn được gọi là Ishikawa Diagram, là một phương pháp được sử dụng để xác định nguyên nhân tiềm ẩn của một vấn đề và ảnh hưởng cụ thể của nó. Biểu đồ xương cá biểu diễn mối quan hệ giữa một vấn đề và nguyên nhân cơ bản, thường được gọi là sơ đồ nhân quả (cause-and-effect diagram).
Fish Bone Diagram bắt nguồn từ quá trình quản lý chất lượng và là một công cụ phân tích các tác động và nguyên nhân tạo ra hoặc góp phần vào những tác động này. Nó cho phép nhóm xác định các yếu tố chính có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ và tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện. Để sử dụng biểu đồ xương cá, trước tiên, bạn cần xác định rõ vấn đề và sau đó phân tích để tìm ra nguyên nhân tiềm ẩn khác nhau.
Giống như tên gọi, biểu đồ xương cá được thiết kế rất giống với bộ xương của một con cá và có thể được sử dụng trong một loạt các ngành công nghiệp và lĩnh vực bao gồm sản xuất, chăm sóc sức khỏe, dịch vụ và giáo dục. Một trong những mô hình xương cá thường được sử dụng trong sản xuất là 5M. 5M bao gồm: con người, quy trình, công cụ, chính sách.
Mẹo nhỏ: Biểu đồ xương cá là một công cụ trực quan minh họa mối quan hệ giữa vấn đề và nguyên nhân tiềm ẩn. Để sử dụng kỹ thuật này một cách hiệu quả, bạn nên sử dụng bảng trắng hoặc giấy để vẽ biểu đồ. Tuy nhiên, đây có thể không phải là lựa chọn phù hợp nhất khi làm việc từ xa vì bạn không thể vẽ biểu đồ bằng chuột nhanh như cách bạn có thể làm bằng tay.
3. Động não (Brainstorming)
Brainstorming là một phương pháp tối ưu để xác định nguồn gốc của vấn đề. Quá trình động não liên quan đến việc tập hợp một nhóm người có kiến thức và kinh nghiệm liên quan để tạo ra một loạt các ý tưởng và giải pháp tiềm năng. Mục đích là để loại bỏ sự mâu thuẫn và khuyến khích dòng ý tưởng tự do.
Quá trình Brainstorming thường được dẫn dắt bởi một người điều hành (người hướng dẫn) và phải đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội đóng góp ý tưởng của riêng mình. Trong suốt quá trình, tất cả các ý tưởng được ghi lại và không có ý tưởng nào bị chỉ trích hoặc bác bỏ. Điều này cho phép một loạt các ý tưởng được tạo ra và đánh giá. Người hướng dẫn cũng có thể sử dụng các kỹ thuật như sơ đồ tư duy, liên kết từ hoặc tạo từ ngẫu nhiên để kích thích quá trình động não. Cuối cùng, các ý tưởng được đánh giá và phân tích để xác định nguyên nhân chính có khả năng cao nhất.
Brainstorming có thể là một cách hiệu quả để tạo ra các ý tưởng và giải pháp nhanh chóng trong môi trường tập thể. Nó cho phép tận dụng kiến thức và kinh nghiệm của nhiều người và giúp xác định các nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn mà các cá nhân làm việc một mình có thể chưa xem xét đến. Brainstorming cũng khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên và thúc đẩy ý thức làm việc nhóm.
Mẹo nhỏ: Quá trình Brainstorming có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt là khi nhiều ý tưởng được tạo ra và cần có thời gian để đánh giá và phân tích tất cả chúng. Ngoài ra, những cá nhân vượt trội có thể chiếm ưu thế trong phiên động não và ngăn cản những cá nhân trầm tính hơn hoặc kém tự tin hơn đóng góp ý kiến của mình. Một người điều phối có kinh nghiệm là điều cần thiết cho sự thành công của một phiên động não.
Như vậy, một khi nguyên nhân gốc rễ của vấn đề được xác định, một giải pháp có thể được thực hiện thành công. Điều quan trọng là bạn không chỉ cần giải quyết vấn đề trước mắt mà còn phải giải quyết nguyên nhân sâu xa để ngăn chặn nó tái diễn trong tương lai. Thực hiện một giải pháp dài hạn là rất quan trọng để cải thiện hiệu suất và độ tin cậy của hệ thống. Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một kỹ thuật quan trọng để các nhà phân tích nghiệp vụ thực hiện nhiệm vụ công việc của mình nhằm đưa ra các giải pháp lâu dài thay vì tạm thời. Hy vọng, bài viết đã đem đến cho các bạn những kiến thức hữu ích. Đừng quên thường xuyên truy cập BAC’s Blog để đón đọc những nội dung mới nhé!
Tham khảo các chuỗi bài viết liên quan tại:
Nguồn tham khảo:
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất
Ban biên tập nội dung – BAC