3 kỹ năng giao tiếp quan trọng cho các nhà phân tích nghiệp vụ (BA)

Với tư cách là một nhà phân tích nghiệp vụ, chắc hẳn bạn phải giao tiếp trong quá trình làm việc rất nhiều. Bởi lẽ BA là cầu nối liên lạc giữa tất cả các bên liên quan với nhóm phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên làm thế nào để BA có thể làm việc hiệu quả và giữ vững các mối quan hệ hiện tại? Không khó để nhận ra, nhà phân tích nghiệp vụ cần đảm bảo rằng kỹ năng giao tiếp của họ không chỉ là thế mạnh mà còn cần phải ứng biến linh hoạt. Bài viết sau BAC sẽ giới thiệu đến bạn 3 kỹ năng giao tiếp quan trọng cho các nhà phân tích nghiệp vụ (BA), đừng bỏ lỡ nhé!

 

Trong sách hướng dẫn BABOK 3.0 có một chương riêng cung cấp cho business analyst những kỹ năng giao tiếp quan trọng cho BA. Sách thể hiện rõ rằng các năng lực cốt lõi bao gồm giao tiếp bằng lời nói, giao tiếp phi ngôn ngữ, giao tiếp bằng văn bản và lắng nghe. Bây giờ cùng BAC xem xét chi tiết hơn về từng yếu tố trên nhé:

 

BABOK V3-9.4.1 nêu rõ như sau: 

“Business Analyst use verbal communication to convey ideas, concepts, facts, and opinions to a variety of stakeholders” - "Business Analyst sử dụng kỹ năng giao tiếp bằng lời nói để truyền đạt ý tưởng, quan điểm, sự kiện và ý kiến ​​đến các bên liên quan" 

 

Giao tiếp bằng lời nói hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng tại nơi làm việc. BA phải thường xuyên tạo dựng các cuộc họp, lên kế hoạch các buổi làm việc và phỏng vấn các bên liên quan, tất cả đều yêu cầu giao tiếp trực tiếp qua lời nói. Một trong những bí quyết để thành thạo kỹ năng này là không nói quá lâu, quá dài dòng. Với vai trò của business analyst, bạn không chỉ nên đưa ra quan điểm của chính mình mà bạn còn cần mọi người tương tác lại với bạn. Trong cuộc họp, BA cần liên tục thu thập phản hồi, nỗi đau và yêu cầu của các bên tham gia.

 

Tuy nhiên, làm cách nào để khiến mọi người nói chuyện và tương tác lại với mình? Thông thường, cách phổ biến và thường được nhiều người sử dụng chính là kết thúc bằng câu hỏi mở. Mục đích chính của một câu hỏi mở là thu gom các ý kiến và xây dựng chủ đề. Một số ví dụ như "Bạn có thể cho tôi biết cảm nhận của bạn về", "Hãy cho tôi biết ý kiến ​​của bạn về" hay "Bạn có thể giải thích…”. Có lẽ, những loại câu hỏi trên đôi khi có thể khiến người nhận bị bất ngờ và họ sẽ cần phải dừng lại và suy nghĩ trước khi trả lời bạn. Ngay lúc này hãy để cho họ có thời gian để hình thành ý kiến và đưa ra câu trả lời đầy đủ nhất. Thậm chí bạn có thể đặt một vài câu hỏi đóng để làm rõ thêm vấn đề.

 

 “Non-verbal communication skills enable the effective sending and receiving of messages through-but not limited to-body movement, posture, facial expressions, gestures, and eye contact.” - "Các kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ cho phép gửi và nhận thông điệp hiệu quả thông qua chuyển động cơ thể, tư thế, biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ và ánh mắt."

 

Đã bao giờ bạn nhận thấy một người trình bày một vấn đề rất chi tiết, thú vị tuy nhiên những người nghe lại không hề chú ý hay tập trung vào họ. Bởi vì những yếu tố không thể thiếu trong giao tiếp phụ thuộc không chỉ vào những gì bạn nói mà còn liên quan đến cách bạn thể hiện những điều đó ra sao, nói như thế nào. Điều này thuộc về giao tiếp phi ngôn ngữ, cụ thể là cách chúng ta sử dụng giọng điệu để thu hút người nghe. Đôi khi bạn có thể bị căng thẳng hoặc vội vàng vì những yếu tố bất ngờ, khi điều này xảy ra, giọng điệu của bạn có thể trở nên ấp úng hoặc cộc cằn. Chúng ta phải nhận thức được và chuẩn bị tâm lý cho những tình huống như thế này. Hãy chậm lại và tập trung hoàn toàn sự chú ý của bạn cho người nhận.

 

Rất nhiều người mới bắt đầu sự nghiệp có nỗi sợ hãi cao độ khi giao tiếp, đặc biệt là nói trước đám đông. Thậm chí có người không thể nói chuyện với hơn hai người trong một không gian hẹp. Nếu bạn cũng gặp phải vấn đề này, một giải pháp được BAC đề xuất là hãy tham gia vào một khóa học giao tiếp trước đám đông. Sau khi hoàn thành khóa học, bạn sẽ được tìm hiểu kỹ hơn về giao tiếp bằng lời nói và giao tiếp phi ngôn ngữ từ đó thấy được năng lực bản thân cùng những kỹ năng cần cải thiện. Một tip nhỏ là hãy đứng thẳng, tập trung ánh nhìn vào mắt người giao tiếp cùng bạn và nở một nụ cười thân thiện. Chìa khóa thành công là phải nhận thức được cách người khác đang nhìn nhận bạn như thế nào khi bạn đang giao tiếp với họ.

 

“Business analysts use written communication to convey ideas, concepts, facts, and opinions to variety of stakeholders.” - "Business Analyst sử dụng giao tiếp bằng văn bản để truyền tải ý tưởng, khái niệm, sự thật và ý kiến ​​đến các bên liên quan." BABOK V3-9.4.3

 

Một yếu tố thể hiện rõ nhất sự chuyên nghiệp của BA là giao tiếp bằng văn bản. BA cần viết các yêu cầu, tài liệu về nhu cầu của khách hàng và trả lời email mỗi ngày. Bạn phải truyền đạt một cách lịch sự và hiệu quả về những gì bạn đang nghĩ và những điều bạn được tiếp nhận bằng văn bản. Tài liệu nên được viết để người đọc có thể hiểu rõ về chủ đề mà không bị ảnh hưởng nhiều bởi cảm xúc của người viết. Một thông tin giao tiếp bằng văn bản được viết không tốt có thể trở nên không rõ ràng hoặc thậm chí gây khó chịu. Một tài liệu được viết đúng cách có thể được sử dụng để hiểu rõ hơn về một chủ đề.

 

“Effective listening allows the business analyst to accurately understand information that is communicated verbally.” - “Lắng nghe hiệu quả cho phép nhà phân tích nghiệp vụ hiểu chính xác thông tin được truyền đạt bằng lời nói.” BABOK V3-9.4.4

 

Lắng nghe là thành phần không thể thiếu của kỹ năng giao tiếp bằng lời nói đã được đề cập ở trên, chúng hoạt động song song với nhau. Khi bạn thực hành lắng nghe, hãy áp dụng các phương pháp học tập. Tất cả chúng ta đều đã từng đi học, từng chú ý lắng nghe đến giáo viên của mình, bằng cách không ngắt lời, tập trung tuyệt đối và luôn cởi mở. Nếu chúng ta áp dụng phương pháp tương tự này khi lắng nghe đồng nghiệp của mình, họ sẽ cảm thấy như họ đã được lắng nghe. Điều này dần dần sẽ xây dựng một mối quan hệ đáng tin cậy bằng cách thể hiện sự quan tâm chân thành và đặc biệt đến những gì họ đang nói.

 

Kết quả của việc lắng nghe hiệu quả là giải thích được những gì đang được nói bằng lời nói. Cách giải thích này rất quan trọng trong việc hiểu chính xác thông tin được truyền tải. Để làm được điều này, bạn nên sử dụng kỹ năng lắng nghe tích cực. Bằng việc thường xuyên lặp lại những gì đã được nói lại cho người nhận và đặt câu hỏi để làm rõ và hiểu hơn về vấn đề. Nếu điều này không được thực hiện thì khả năng cao có thể xảy ra sự hiểu lầm trong giao tiếp.

 

Dù cho phong cách giao tiếp là gì đi chăng nữa, tất cả các kỹ năng giao tiếp đều có hai chủ thể: người gửi và người nhận. BA cần đóng cả hai vai trò trong mỗi kỹ năng giao tiếp. Kết quả là việc truyền tải hoặc nhận thông tin chính xác với càng ít sự hiểu lầm càng tốt. Từ đó dẫn đến các giao tiếp bằng văn bản sẽ dễ hiểu hơn. Việc nắm vững những kỹ năng này sẽ giúp Business Analyst xây dựng được những mối quan hệ lâu dài với các bên liên quan và nâng cao sự nghiệp của mình. Mặc dù những kỹ năng này có vẻ dễ thực hiện, tuy nhiên để nắm vững chúng có thể mất rất nhiều thời gian. Không có một kỹ năng nào chỉ được sử dụng độc lập. Một kỹ năng sẽ dẫn đến những kỹ năng khá. Làm việc trên từng kỹ năng sẽ giúp bạn cải thiện và nâng cấp năng lực của bản thân hơn mỗi ngày. Cùng tìm hiểu và cập nhật thêm thật nhiều kiến thức chuyên môn hơn nữa tại BAC's Blog bạn nhé!