16 kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn thành công

Bạn có thường xuyên cảm thấy căng thẳng khi có quá nhiều việc phải làm nhưng lại không có đủ thời gian? Vậy làm thế nào mà một số người dường như có đủ thời gian để làm mọi thứ? Bí quyết chính là kiểm soát thời gian thay vì để thời gian kiểm soát bạn. Nói cách khác, sự khác biệt nằm ở việc quản lý thời gian của mỗi người.

Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng để thành công

1. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là một kỹ thuật để sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả và năng suất. Nó có nghĩa là tổ chức và lập kế hoạch làm thế nào để phân chia thời gian của bạn giữa các nhiệm vụ khác nhau. Với kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ có thời gian để làm mọi thứ mình cần mà không bị căng thẳng về nó. Bạn có thể làm việc hiệu quả và ưu tiên thời gian của mình để giải quyết các nhiệm vụ khẩn cấp hoặc quan trọng trước trong khi theo dõi những việc không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng.

Do đó, bạn có thể tập trung thời gian và năng lượng của mình vào những việc quan trọng nhất. Cuối cùng, bạn sẽ làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn để tăng năng suất.

2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian rất cần thiết vì nó giúp chúng ta sử dụng thời gian một cách khôn ngoan và ngừng lãng phí thời gian. Chúng ta trở nên tập trung và hiệu quả hơn khi chịu trách nhiệm về cách chúng ta sử dụng thời gian của mình. Năng suất dẫn đến lợi nhuận. Vì vậy, quản lý thời gian tốt có thể mang lại lợi nhuận cho bạn. Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả là rất lớn:

• Ít căng thẳng hoặc lo lắng
• Cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn
• Tăng cường tập trung
• Mức năng suất cao hơn
• Nhiều thời gian rảnh hơn
• Làm cho mọi thứ đơn giản và dễ dàng
• Ít mất tập trung hơn
• Năng lượng và động lực lớn hơn

3. 16 kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian tốt bắt đầu với bộ kỹ năng phù hợp. Bạn không thể quản lý thời gian của mình tốt nếu bạn không phát triển các kỹ năng quản lý thời gian cần thiết. Những kỹ năng này cần có thời gian để tạo ra và sẽ thay đổi từ người này sang người khác. Tìm kiếm những gì phù hợp nhất với đặc điểm tính cách của bạn là cực kỳ cần thiết!.

Quản lý thời gian là một bộ các kỹ năng khác nhau

Hãy phân tích các kỹ năng quản lý thời gian cốt lõi và cách phát triển chúng.

• Kỹ năng 1: Lập kế hoạch

Quản lý thời gian hiệu quả không đạt được một cách ngẫu nhiên. Nó liên quan đến một chất lượng của kế hoạch. Phát triển một chiến lược cho các nhiệm vụ quan trọng, trình tự nhiệm vụ, quản lý lịch, các cuộc họp, kế hoạch dự án,... có thể giúp bạn điều chỉnh tiến trình trong ngày và không đi chệch hướng.

• Kỹ năng 2: Tạo danh sách ưu tiên thay vì danh sách việc cần làm

Hãy suy nghĩ về những gì cần phải được thực hiện và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Hạn chế tạo danh sách việc cần làm của tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện. Thay vào đó, hãy tạo một danh sách các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên và đánh dấu các mục khi bạn hoàn thành chúng. Điều này giúp thúc đẩy cảm giác hoàn thành và động lực. Cách tốt nhất để phát triển kỹ năng lập kế hoạch là sử dụng các công cụ lịch như lịch Google.

• Kỹ năng 3: Bắt đầu sớm

Bắt đầu ngày mới của bạn thật sớm để tận dụng tối đa thời gian trong ngày. Hầu hết những người thành công đều dậy sớm vào buổi sáng và tập thể dục nhanh trước khi đi làm. Nếu bạn bắt đầu sớm, bạn có nhiều thời gian để suy nghĩ và lên kế hoạch cho ngày hôm đó. Sáng sớm, bạn bình tĩnh, sáng tạo và minh mẫn hơn. Điều này có nghĩa là bạn có tất cả các yếu tố để làm việc hiệu quả hơn.

• Kỹ năng 4: Chia nhỏ mọi nhiệm vụ thành các phần nhỏ

Tập trung vào những gì bạn muốn và xây dựng các mục tiêu nhỏ hơn để đạt được mục tiêu mong muốn của bạn. Nhóm tất cả các nhiệm vụ liên quan thành các nhóm nhỏ hơn để dễ quản lý và giải quyết. Do đó, bạn có thể hình dung rõ hơn và thực hiện các bước để đạt được mục tiêu của mình.

• Kỹ năng 5: Thực hành ra quyết định

Những gì chúng ta làm với 24 giờ trong một ngày là điều tạo nên sự khác biệt thực sự trong việc quản lý thời gian. Khả năng ra quyết định tốt về thời gian là một trong những kỹ năng quản lý thời gian hàng đầu. Ưu tiên và quyết định nhiệm vụ nào cần xử lý trước và nói không với những thứ gây sao nhãng.

• Kỹ năng 6: Ủy thác nhiệm vụ

Ủy thác nhiệm vụ có nghĩa là quản lý đúng nhiệm vụ. Học cách ủy thác là rất quan trọng trong việc phát triển kỹ năng quản lý thời gian. Giao việc cho cấp dưới của bạn tùy thuộc vào kỹ năng và khả năng của họ sẽ giải phóng thời gian cho bạn và khiến các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy được coi trọng và có động lực để thực hiện tốt.

Bằng cách ủy quyền hoặc thuê ngoài bất cứ khi nào có thể, bạn sẽ cho mình thời gian để đảm nhận những nhiệm vụ khó khăn nhất. Do đó, bạn tiến gần hơn đến mục tiêu trở thành phiên bản hiệu quả nhất có thể của chính mình.

• Kỹ năng 7: Đặt mục tiêu SMART

Đặt mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và được bảo đảm trong khung thời gian. Hãy cụ thể hóa các kết quả bạn muốn đạt được và phân bổ thời gian cần thiết để đạt được kết quả đó.

• Kỹ năng 8: Thiết lập thời hạn

Đặt thời hạn thực tế để hoàn thành nhiệm vụ và bám sát chúng. Cố gắng đặt thời hạn trước ngày đáo hạn để giải quyết các nhiệm vụ khác có thể cản trở bạn.

• Kỹ năng 9: Lưu ý khi bạn đang đi chệch hướng

Sự trì hoãn ảnh hưởng đến năng suất và gây lãng phí thời gian và năng lượng. Chúng ta có xu hướng trì hoãn khi bị sa lầy hoặc cảm thấy buồn chán. Chia các nhiệm vụ đầy thách thức thành các hoạt động nhỏ hơn để luôn tham gia và đi đúng hướng.

• Kỹ năng 10: Học cách đặt ranh giới và nói không

Thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn và quản lý thời gian tốt có nghĩa là thoải mái nói 'không' với những nhiệm vụ không phải là ưu tiên của bạn. Nói không đúng lúc giúp bạn tiết kiệm thời gian để tập trung vào những việc quan trọng hơn. Học cách thiết lập ranh giới cho bản thân, để cuối cùng bạn không cắn nhiều hơn những gì bạn có thể xử lý.

• Kỹ năng 11: Giảm thiểu phiền nhiễu

Bất cứ thứ gì làm bạn mất tập trung, email, tin nhắn, mạng xã hội, đều có thể khiến bạn mất tập trung và làm việc kém hiệu quả hơn. Loại bỏ những phiền nhiễu này và kiểm soát thời gian của bạn để bạn có thể hoàn thành nhiều công việc hơn.

• Kỹ năng 12: Đối phó với căng thẳng một cách khôn ngoan

Căng thẳng có thể ảnh hưởng đến năng suất của chúng ta. Chúng ta thường cảm thấy căng thẳng khi đảm nhận nhiều công việc hơn khả năng hoàn thành. Điều quan trọng là xác định những gì phù hợp với bạn khi nói đến việc quản lý phản ứng căng thẳng. Tìm những cách hiệu quả để đối phó với căng thẳng, bao gồm nghỉ giải lao ngắn, tập thể dục, thiền, thực hiện sở thích, gọi điện cho bạn bè hoặc nghe nhạc.

• Kỹ năng 13: Tránh đa nhiệm

Đa nhiệm có vẻ như bạn đang nhận nhiều nhiệm vụ hơn cùng một lúc. Tuy nhiên, các nghiên cứu đã chứng minh rằng nó thực sự cản trở năng suất. Do đó, thay vì đa nhiệm và phân chia sự chú ý của bạn giữa một vài nhiệm vụ khác nhau, hãy tập trung vào việc hoàn thành một nhiệm vụ và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Thay đổi nhỏ này có thể cải thiện kết quả của bạn.

• Kỹ năng 14: Sử dụng quy tắc 20 phút

Quy tắc 20 phút là một trong những kỹ năng quản lý thời gian cần thiết nhất. Chuẩn bị giải quyết một nhiệm vụ quan trọng và đặt báo thức trong 20 phút. Tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ và cố gắng hết sức cho đến khi chuông báo thức reo. Bây giờ hãy quyết định xem bạn sẽ đặt nhiệm vụ xuống hay hoàn thành nó. Lặp lại cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.

• Kỹ năng 15: Dành thời gian nghỉ ngơi

Đôi khi điều tốt nhất nên làm là cho tâm trí của bạn nghỉ ngơi khỏi công việc đang làm. Nghỉ giải lao là một cách tuyệt vời để cho bộ não của bạn có cơ hội thiết lập lại. Nó tăng cường sự tập trung và sáng tạo và dẫn đến giải quyết vấn đề tốt hơn.

• Kỹ năng 16: Xây dựng một hệ thống và tuân theo nó một cách siêng năng

Hãy thử các kỹ thuật khác nhau và tìm ra những gì phù hợp với bạn nhất. Kết hợp các phương pháp đã chọn để xây dựng một hệ thống hoạt động và giúp bạn cải thiện. Theo dõi hệ thống thường xuyên để nhận được nhiều giá trị nhất từ ​​nó.

Hy vọng rằng với danh sách trên, các bạn sẽ nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và đạt được hiệu quả trong công việc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.simplilearn.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp