11 tính năng không thể thiếu của một phần mềm Business Intelligence 2020 (Phần 1)

Thống kê đã cho thấy các doanh nghiệp sử dụng công cụ BI (Business Intelligence) đạt được những thay đổi đáng kể. Không chỉ về doanh số, dữ liệu thu thập và được phân tích còn giúp cải thiện nhiều mặt khác từ quy trình làm việc, nhân sự,… góp phần nâng cao hiệu quả làm việc.

Công cụ BI đóng một vai trò quan trọng trong thời đại Big Data

Theo báo cáo PAT RESEARCH 84% người dùng là các doanh nghiệp đồng ý rằng phần mềm BI là rất quan trọng. Đáng tiếc là số lượng người dùng các ứng dụng bảng tính đơn thuần để thu thập và phân tích dữ liệu vẫn còn khá lớn. Tuy nhiên, năm 2020 đã đánh dấu một bước ngoặt lớn, chính là sự xuất hiện của các công cụ BI.

Những công cụ này cho phép các nhà phân tích tạo ra các reports, dashboards và embedded analytics với hình ảnh trực quan tương tác sinh động. Từ đó, doanh nghiệp có thể khám phá dữ liệu một cách chính xác, khai thác sâu và đưa ra các quyết định chính xác hơn.

1. What is Business Intelligence Software?

Phần mềm Business Intelligenct (BI) là những công cụ được thiết kế để vận chuyển, phân tích và báo cáo dữ liệu. Tất cả những tính năng này đều hướng đến việc giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về điểm mạnh và yếu của mình thông qua dữ liệu. Các công cụ BI cho phép quản lý và phân phối tốt hơn để đánh giá mỗi quan hệ giữa các nguồn dữ liệu khác nhau khi cần đưa ra quyết định.

Ngày nay, những công cụ BI này đóng một vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Trong thời đại Big Data như hiện nay, công cụ BI cũng có thể sử dụng dữ liệu được lưu trữ bởi doanh nghiệp trên bất kì hệ thống dữ liệu nào. Thông thường những công cụ này sẽ được tích hợp các dashboards, spreadsheet, data mining, search. reporting, analytic processing, corporate performance management, predictive và prescriptive analytics.

2. Các tính năng chính của phần mềm BI

Một phần mềm BI giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác

• Lọc và chuyển dữ liệu

Lọc dữ liệu bao gồm tái tổ chức, chuyển đổi, tóm tắt, tổng hợp và phân chia dữ liệu. Tạo sự biến đổi, chỉnh sửa hoặc truyền dữ liệu cho các cấu trúc mục tiêu như bảng và tệp, công cụ BI mang đến khả năng lọc và biến đổi dữ liệu đa dạng.

Đây được xem là yêu cầu đầu tiên mà một công cụ BI cần có. Và ngay cả trước khi bài viết này đề cập, các công cụ phổ biến hiện nay đều đã được trang bị tính tính năng này tiêu biểu như Tableau hay Power BI.

• Chuẩn bị báo cáo (reports) và trang tổng quan (dashboards)

Report cho phép bạn đặt một số lượng lớn dữ liệu vào các bảng đa chiều, biểu đồ và trang tổng quan. Trang tổng quan là một giao diện người dùng đồ họa mà cung cấp một góc nhìn về các chỉ số hoạt động quan trọng (KPIs).

Trang tổng quan cung cấp một hình ảnh đại diện cho dữ liệu được tạo ra từ các báo cáo và dữ liệu trực quan trong định dạng hình ảnh để giúp hiểu số liệu thống kê theo một cách nhanh nhất. Chính vì vậy, mô hình report và dashboard có thể được xem là tiêu chuẩn đối với một công cụ BI.

• Chuẩn bị và dọn dẹp dữ liệu

Tất cả chức năng và tính năng của công cụ đề tập trung vào dữ liệu nhưng trước đó, dữ liệu cần được tổng hợp. Dữ liệu đã tổng hợp được hoàn tất từ nhiều nguồn như là hệ thống kế thừa, hoạt động ERP, CRM và các MIS khác.

Công cụ BI làm điều này bằng cách sắp xếp dữ liệu không có cấu trúc, xóa các mục trùng lặp và các lỗi khi nó chạy. Khi tất cả dữ liệu không có cấu trúc thô đã được chuyển đổi thành dữ liệu có cấu trúc, sẽ có thể được phân tích.

Cuối cùng, công cụ BI sẽ chạy các thăm dò dựa trên những tập dữ liệu để rút ra thông tin chi tiết có thể hành động từ dữ liệu không cấu trúc lộn xộn. Những thông tin chi tiết này có thể dùng để trực quan dữ liệu như biểu đồ, infographics, đồ thị, animations và dashboards. Các trực quan giúp kết quả phân tích dễ đọc hiểu hơn, từ đó, người xem có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng.

• Cloud BI

Ứng dụng đám mây được đặt máy chủ trên một mảng ảo như là Internet. Các ứng dụng Cloud BI được dùng để cung cấp quyền truy cập dữ liệu liên quan như KPIs, dashboards, và các phân tích doanh nghiệp khác. Ngày nay, các tổ chức đã chuyển sang dùng công cụ dựa trên đám mây rất nhiều và chắc chắn một công cụ BI cần phải năm bắt xu hướng này.

Về cơ bản, trong khi BI là về vận chuyển thông tin chính xác đến đúng người và đúng thời điểm, điện toán đám mây (cloud computing) cung cấp một cách nhanh và dễ dàng để truy cập các ứng dụng BI. Bên cạnh đó, các ứng dụng BI hiện nay còn hỗ trợ rất tốt trên các thiết bị di động.

Kết thúc phần đầu tiên của bài viết, chúng ta đã biết được những tính năng cơ bản của một công cụ BI. Trong phần tiếp theo, BAC sẽ tổng hợp thêm các chức năng quan trọng khác như trực quan dữ liệu, các mẫu dự đoán,theo dõi dữ liệu…. Bạn đọc quan tâm đến chủ đề BI có thể tham khảo lộ trình các khóa học Business Intelligence của BAC.

Nguồn tham khảo: https://www.predictiveanalyticstoday.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.