10 thói quen đơn giản giúp bạn cải thiện hiệu quả công việc

Tất cả chúng ta đều có 8 giờ làm việc hiệu quả trong một ngày. Tại sao một số người trong chúng ta đạt được nhiều thành tựu, trong khi những người khác phải vật lộn để hoàn thành công việc. Bài viết này sẽ tổng hợp 10 thói quen hàng đầu được đúc kết từ 25 năm sự nghiệp của tác giả, chia sẻ tại Adaptive US.

Những thói quen tưởng chừng đơn giản nhưng lại có tác động tích cực

1. Giữ các chủ đề email dễ dàng để tìm kiếm trong tương lai

Tôi đã học được điều này từ người đồng sáng lập của mình. Tôi đã không cẩn thận với các chủ đề email và sẽ phải vật lộn để tìm một cuộc trò chuyện cũ với khách hàng. Điều này lãng phí rất nhiều thời gian của tôi. Khi bạn viết email hoặc tạo một tài liệu mới, hãy tìm ra chủ đề/tên nào sẽ giúp bạn tìm thấy tài liệu trong tương lai.

2. Đặt tên thông minh cho các tập tin và thư mục

Tôi đã học được điều này từ một trong những đồng nghiệp cũ của tôi. Là một huấn luyện viên chuyên nghiệp, tôi tổ chức khoảng 20 đến 30 buổi đào tạo trong một năm. Với 15 năm kinh nghiệm làm huấn luyện viên, đến nay đã hơn 350. Theo dõi dữ liệu này là cồng kềnh. Anh ấy khuyên tôi nên giữ các thư mục được liệt kê là ngày tháng năm-Tên dự án-Khách hàng/vị trí. Điều này cực kỳ hữu ích đối với tôi để giữ cho tất cả dữ liệu đào tạo của tôi được tổ chức rất tốt. Thêm ngày vào tên tệp cho phép tôi phiên bản tài liệu khi tôi tạo tài liệu tương tự trong tương lai.

3. Giữ một tài liệu với các thông tin thường được yêu cầu

Tôi khá lười đánh máy. Tôi nhận ra rằng tôi cần cung cấp cùng một thông tin cho nhiều đại lý và khách hàng, chẳng hạn như chi tiết công ty và địa chỉ công ty, đồng thời tìm kiếm thông tin tiêu chuẩn từ nhiều bên liên quan. Vì vậy, tôi đã tạo một tài liệu từ có chứa thông tin cần thiết nhất. Điều này đã giúp tôi cung cấp thông tin một cách nhanh chóng khi tôi được hỏi về nó.

4. Bắt một màn hình ngoài và chuột

Gần đây tôi đã mua một màn hình ngoài lớn hơn và tôi thấy nó dịu mắt hơn rất nhiều. Tôi có thị lực kém, và điều này đã đến như một sự giải thoát dễ chịu cho đôi mắt mệt mỏi của tôi. Tôi có thể nhìn thấy nhiều thông tin rõ ràng hơn. Nó cũng giúp tôi thiết kế áp phích và tài liệu tốt hơn.

5. Giữ điện thoại của bạn ở một khoảng cách

Điều này đôi khi tôi đã thử thực hành và thấy cực kỳ hữu ích. Luôn trực tuyến và có các ứng dụng mạng xã hội trên điện thoại thông minh, người ta không bao giờ nhận ra mình đã dành bao nhiêu thời gian cho điện thoại. Vì vậy, đôi khi, hãy giữ điện thoại của bạn ở khoảng cách xa để bạn cảm thấy hơi khó với tới.

6. Giữ các mẫu mặc định MS Office của bạn

Một lần nữa, hầu hết chúng ta đều thích phông chữ và bố cục cụ thể. Ví dụ: tôi luôn giữ cho các ô Excel của mình được định dạng thành căn lề trên cùng, ngắt dòng và đường viền cho các ô. Vì vậy, tôi đã viết một macro đơn giản để định dạng excel với các thông số kỹ thuật ưa thích của mình. Bạn cũng có thể làm tương tự cho MS Word bằng cách tạo từ một mẫu.

7. Giữ một thời hạn để hoàn thành công việc hàng ngày

Đặt một câu hỏi đơn giản, bạn thường làm việc đến mấy giờ vào buổi tối? 7 giờ tối? 8 giờ tối? 9 giờ tối hay 12 giờ sáng?

Tôi thấy nhiều chuyên gia làm việc cho đến gần giờ đi ngủ. Điều này khiến người ta cảm thấy mình có thêm 5 đến 6 giờ làm việc trong một ngày và do đó, người ta không cần phải tập trung vào việc làm việc hiệu quả trong giờ làm việc bình thường.

8. Giới hạn thời gian sử dụng mạng xã hội

Tôi dành hơn 100% thời gian cho mạng xã hội so với yêu cầu. Tôi đang hoạt động trên LinkedIn vì nó giúp tôi kết nối với các khách hàng tiềm năng của mình, học các kỹ năng mới. Tôi tránh Facebook, Twitter và Quora một cách có ý thức. Phương tiện truyền thông xã hội có thể rất tốn thời gian.

9. Dành thời gian để học một cái gì đó mới mỗi năm

Tất cả chúng ta nên nhận ra rằng những điều chúng ta học ở trường và đại học đang trở nên lỗi thời rất nhanh. Không học các môn học mới sẽ khiến chúng ta làm việc không hiệu quả và cũng có thể dẫn đến việc bị thôi việc.

10. Giữ các hạng mục công việc của bạn ở một nơi được chỉ định sau khi bạn đã sử dụng hạng mục công việc đó

Một lần nữa, đây là một khía cạnh mà tôi cần phải cải thiện rất nhiều. Tôi dành thời gian đáng kể để tìm kiếm các hạng mục công việc hữu ích. Cất đồ đạc đúng nơi quy định để bạn không phải vất vả tìm kiếm.

Trên đây là những thói quen đơn giản nhưng tin chắc sẽ giúp các bạn cải thiện hiệu quả công việc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp