10 Kỹ năng mềm cần có ở Business Analyst

Bạn có thể đã biết các kỹ năng kỹ thuật cần có để trở thành một hà phân tích kinh doanh (Business Analyst) giỏi nhưng bạn có biết các kỹ năng mềm cần thiết không? Vai trò của một Business Analyst (BA) bắt nguồn sâu sắc khi làm việc với mọi người. Bạn sẽ thường phối hợp với các bên liên quan, điều hành hội thảo hoặc trình bày tài liệu cho các nhóm. Để trở thành một BA thành công, bạn sẽ cần các kỹ năng mềm dưới đây.

Business Analyst cần cả kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng mềm

1. Xây dựng mối quan hệ

Bạn sẽ cần sớm xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan của mình trong một dự án mà bạn có thể thực hiện theo nhiều cách. Trong khi chờ cuộc họp bắt đầu, hãy hỏi các bên liên quan của bạn những câu hỏi như “ngày hôm nay của bạn thế nào?”, “Bạn làm gì vào cuối tuần?”.

Hãy tận dụng thời gian này để xây dựng mối quan hệ bằng cách tìm ra những mối quan tâm chung, thể hiện sự đồng cảm hoặc khen ngợi họ về điều gì đó chẳng hạn như cà vạt, một bức ảnh trong nền Zoom hoặc sự nhanh chóng của họ.

Điều này có vẻ tầm thường, nhưng nó sẽ giúp bạn thành công khi dự án triển khai. Các bên liên quan của bạn sẽ có nhiều khả năng tham dự các cuộc họp, hội thảo hơn, cảm thấy thoải mái hơn khi đóng góp và bắt đầu thực hiện dự án cũng như những thay đổi mà bạn đang thực hiện trong tổ chức.

2. Đồng cảm

Từ điển Oxford định nghĩa sự thấu cảm là “khả năng hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác”. Đây là một kỹ năng mềm quan trọng đối với một BA vì chúng ta cần đặt mình vào vị trí của các bên liên quan để hiểu những vấn đề mà chúng ta đang cố gắng giải quyết.

Có được sự đồng cảm nghĩa là hiểu được những điểm đau trong các tổ chức trạng thái hiện tại là điều cần thiết khi chúng tôi cố gắng khắc phục chúng. Hãy thử tưởng tượng bạn sẽ cảm thấy khó chịu như thế nào khi có quy trình thủ công, lỗi thời tại nơi làm việc khi công nghệ chúng ta sử dụng tại nhà ngày nay quá tiên tiến. Sử dụng sự đồng cảm để nói với những điểm khó khăn này và thu hút sự ủng hộ của các bên liên quan và thúc đẩy sự chấp nhận của người dùng.

3. Hăng hái

Tùy thuộc vào phạm vi dự án của bạn các bên liên quan có thể tham dự rất nhiều hội thảo và cuộc họp, vì vậy điều quan trọng là phải nhiệt tình và tích cực về những gì bạn đang làm.

Thái độ tích cực của bạn sẽ thu hút mọi người

Không có gì tồi tệ hơn một hội thảo buồn tẻ hoặc khô khan bao gồm những người đang nói chuyện với bạn với các trang trình bày nội dung bằng văn bản. Để thu hút mọi người đồng hành trong cuộc hành trình, chúng ta cần thu hút họ và nhiệt tình với những gì chúng ta đang làm.

Nói một cách tích cực về lợi ích và kết quả của dự án của bạn, hiển thị sơ đồ trực quan và đặt câu hỏi để thu hút mọi người tham gia. Có thái độ tích cực và tươi sáng sẽ thu hút mọi người khi họ tương tác với bạn, giúp họ tập trung vào nội dung và có nhiều khả năng đóng góp hơn.

4. Lắng nghe tích cực

Khi chúng tôi đang làm việc trên trạng thái hiện tại hoặc thiết lập những thứ như hành trình của người dùng, tính cách người dùng, trường hợp sử dụng hoặc xử lý, một kỹ năng mềm chính mà bạn cần là lắng nghe tích cực.

Lắng nghe tích cực là một mô hình lắng nghe có nghĩa là lắng nghe các tín hiệu bằng lời nói và không lời mà không phán xét hoặc đi đến kết luận. Khi lắng nghe tích cực, bạn không nghĩ về điều gì sẽ nói tiếp theo, bạn hoàn toàn tập trung vào người đang giao tiếp.

Đừng ngắt lời họ hoặc đề xuất giải pháp ở giai đoạn này, thay vào đó hãy diễn giải và phản ánh những gì bạn đã nghe được từ người đó. Điều này sẽ đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ điều gì, không hiểu sai bất kỳ điều gì và giúp bạn hiểu sâu hơn về những điểm mà người dùng của bạn đang gặp phải.

5. Sáng tạo

Khi thực hiện các thay đổi đối với tổ chức, chẳng hạn như các quy trình, chúng ta cần tìm ra các giải pháp phù hợp với mọi người. Đối với điều này, chúng tôi sẽ cần suy nghĩ thấu đáo vì trên thực tế, chúng tôi có thể không đáp ứng được nhu cầu của mọi người hoặc một số người có thể không thích những thay đổi.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển đổi, chúng ta có thể sử dụng hình ảnh trực quan sáng tạo để đưa mọi người vào cuộc hành trình, Miro, Figma và Visio là những công cụ tuyệt vời để tạo sơ đồ trực quan.

Bạn có thể đóng vai trong các hội thảo, trực tuyến hoặc trực tiếp để phác thảo các bước của một quy trình mới. Hãy sáng tạo và sử dụng trí tưởng tượng của bạn để làm cho nó thú vị và hấp dẫn cho các bên liên quan của bạn.

6. Khả năng thích ứng

Là một BA, bạn có thể thấy mình thường xuyên tham gia các dự án mới cho các doanh nghiệp mới và mọi tình huống sẽ là duy nhất. Bạn sẽ cần đánh giá văn hóa, cách làm việc và môi trường độc đáo của từng doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp có thể rất chính thức và được quản lý cao trong khi những doanh nghiệp khác có thể bình thường và nhanh nhẹn hơn trong cách tiếp cận của họ.

Để thành công trong tất cả những môi trường này, bạn cần phải có khả năng thích ứng, điều này có nghĩa là tìm đúng ngôn ngữ, thuật ngữ, tốc độ, cấu trúc tài liệu và hệ thống phân cấp. Hãy thích nghi và hiểu văn hóa bạn đang làm việc, không làm việc chống lại nó, hãy làm việc với nó.

7. Giao tiếp

Giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn là điều quan trọng để thành công với tư cách là một BA. Khi làm việc với mọi người, mọi thứ có thể bị thất lạc trong quá trình dịch, công việc của BA là để đảm bảo họ không bị lạc. Sẵn sàng lên tiếng và hỏi thêm chi tiết nếu bạn không hiểu điều gì đó hoặc khi bạn nhận thấy người khác cũng không hiểu.

Giao tiếp được xem là chìa khóa thành công của Business Analyst

Đôi khi, bạn có thể cần phải kiểm soát tốc độ của cuộc thảo luận, tăng tốc độ để thu hút mọi người hoặc giảm tốc độ nếu nó diễn ra quá nhanh. Đôi khi, bạn sẽ cần phải diễn giải lại những gì ai đó đã nói để truyền đạt hiệu quả hơn cho đối tượng rộng hơn.

Bạn có thể sử dụng các cụm từ như “điều tôi đang nghe là…” hoặc “Nói cách khác có thể là…”. Việc sử dụng các kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ đảm bảo các hội thảo và cuộc họp luôn đúng chủ đề và bạn có được những gì bạn cần từ chúng.

8. Kiên nhẫn

Bạn có thể thấy mình đang ở trong một tình huống mà bạn đã biết trước hành trình cho các bên liên quan của mình, chẳng hạn như một công ty đang triển khai một giải pháp ngoại vi. Bạn sẽ cần kiên nhẫn để đánh giá trạng thái hiện tại của họ để tìm ra lỗ hổng và đưa các bên liên quan đi cùng trong cuộc hành trình để họ có thể hào hứng với công nghệ và quy trình mới của mình, ngay cả khi bạn đã biết kết quả.

Một ví dụ khác về việc sử dụng tính kiên nhẫn là trong các hội thảo, nơi những người tham gia khác nhau lặp lại thông tin cho bạn, bạn cần phải tích cực lắng nghe để họ cảm thấy được lắng nghe, nhưng điều đó có thể khiến bạn hơi nhàm chán.

Cuối cùng, không phải tất cả những người bạn gặp đều trở thành một người giao tiếp tuyệt vời, một số người nói quá lâu, một số người lạc đề, một số người khó hiểu và bạn cần lắng nghe những người liên quan đang cố gắng giao tiếp không hiệu quả và giải mã những gì họ đang nói, điều này cần sự kiên nhẫn.

9. Ứng biến

Bạn sẽ thấy mình trong các cuộc gặp gỡ với những người kỹ thuật, những người không chuyên về kỹ thuật và những người từ tất cả các đơn vị khác nhau của doanh nghiệp.

Nếu ai đó không hiểu điều gì đó, một cách tuyệt vời để mô tả điều đó với họ bằng những thuật ngữ mà họ có thể hiểu được có thể là sử dụng phép loại suy. Bạn có thể ứng biến và nói với họ về “Một lần tôi đi siêu thị và lúc thanh toán, điều này đã xảy ra…. Giống như hệ thống công nghệ này làm được điều này… ”. Bạn sẽ trở nên tốt hơn vào thời điểm này theo thời gian và hiểu những gì phù hợp với các bên liên quan từ các đơn vị kinh doanh khác nhau.

10. Giải quyết xung đột

Thông thường, các bên liên quan có thể không đồng ý về những thứ như trạng thái hiện tại hoặc trạng thái trong tương lai như thế nào. Chúng ta cần quản lý cả hai quan điểm và đưa cả nhóm đến sự đồng thuận nếu có thể.

Có thể không có sự đồng thuận trong mọi tình huống nhưng chúng ta vẫn cần xử lý các cuộc trò chuyện một cách xây dựng để mọi người đồng ý trong các bước tiếp theo. Một số gợi ý cho các giải pháp xung đột là

• Làm dịu cơn giận và tạo điều kiện giao tiếp
• Tách mọi người khỏi các vấn đề
• Nghe trước, nói sau
• Đặt ra sự thật
• Khám phá các tùy chọn cùng nhau

Trên đây là danh sách những kỹ năng mềm để bạn thành công trong vai trò Business Analyst. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn đọc, đừng quên đón xem các bài viết mới sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo: 
https://www.batimes.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp