10 bước viết yêu cầu như một Business Analyst thực thụ

Business Requirement (yêu cầu kinh doanh) là một tài liệu chính thức đề cập đến nhu cầu của các bên liên quan đối với dự án hoặc sản phẩm. Không có tiêu chuẩn chung hoặc mẫu dành cho việc trình bày các yêu cầu này. Tuy nhiên, các Business Analyst (BA) nên bao gồm mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ một cách chi tiết để thảo luận, phân tích, tài liệu hóa và xác nhận.

Một yêu cầu kinh doanh có thể được trình bày theo một trong những cách sau:

• Một bảng (table) hoặc bảng tính (spreadsheet)
• Một sơ đồ (diagram, workflow)
• Một biểu đồ (graph)
• Một mô hình (entity-relationship diagram)
• Một giao thức hoặc mô phỏng
• Mẫu văn bản hoặc câu có cấu trúc

1. Cách tổ chức và trình bày một yêu cầu kinh doanh

10 bước dưới đây sẽ giúp các bạn viết và tổ chức các yêu cầu một cách chuyên nghiệp như một BA thực thụ.

• Bước 1: Phân loại yêu cầu.
  • Bạn nên bắt đầu bằng việc đặt những yêu cầu vào những danh mục liên quan.
  • Đối với các bên liên quan kỹ thuật bạn cần có những danh mục yêu cầu kỹ thuật, đối với các bên liên quan không yêu cầu kỹ thuật cũng nên có những danh mục riêng.
  • Mỗi tổ chức nên tìm ra danh mục nào là phù hợp với tiêu chuẩn của họ.
  • Phân loại có thể dựa trên loại của chúng (chức năng hay kinh doanh). Mặc dù, điều này không thể áp dụng cho tất cả mọi trường hợp.
• Bước 2: Sắp xếp yêu cầu

Tập hợp và sắp xếp các yêu cầu theo một trật tự hợp lý chính là bước tiếp theo. Vì thế, khi các bên liên quan xem lại những yêu cầu sẽ dễ dàng hơn để tìm kiếm và phát hiện những mục còn thiếu.

• Bước 3: Chuẩn bị danh sách

Chuẩn bị danh sách các yêu cầu cần được xem xét bởi các bên liên quan cụ thể. Ví dụ, nếu một bên liên quan đến từ kỹ thuật họ chắc chắn muốn xem các yêu cầu liên quan đến khía cạnh kỹ thuật và ngược lại. Danh sách có sẵn không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian còn đảm bảo hiệu quả công việc và sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác.

• Bước 4: Sử dụng số nhận dạng duy nhất

Nếu yêu cầu truy xuất nguồn gốc là khó khăn thì hãy sử dụng các mã nhận dạng duy nhất để dễ trong việc truy xuất cho các lần sau.

• Bước 5: Trình bày yêu cầu theo phương pháp tối ưu cho các bên liên quan

Trong một số tình huống nhất định, bạn có thể phải trình bày cùng một yêu cầu theo nhiều cách khác nhau cho các bên liên quan khác nhau. Ví dụ, một bên liên quan muốn được trình bày bằng định dạng biểu đồ trong khi bên khác lại yêu cầu định dạng câu có cấu trúc.

• Bước 6: Chuẩn bị một bảng nội dung

Tạo một bảng nội dung cho tất cả các yêu cầu để giúp các bên liên quan có thể thuận tiện trong việc theo dõi các yêu cầu.

• Bước 7: Sử dụng các công cụ BA

Việc sử dụng công cụ giúp bạn tối ưu hiệu quả công việc đáng kể, đặc biệt là trong việc trình bày và phân loại các yêu cầu.

• Bước 8: Tổ chức các tài liệu yêu cầu theo luồng quy trình

Hãy xóa tất cả những yêu cầu không cần thiết trong tài liệu yêu cầu của bạn và tổ chức những tài liệu này lại theo một luồng quy trình.

• Bước 9: Lập bản đồ các yêu cầu

Lập bản đồ các yêu cầu mà bạn đã thu thập được cho một bước cụ thể trong quy trình và điều này sẽ giúp những người xem đánh giá các yêu cầu với quy trình.

• Bước 10: Sử dụng bảng và các gạch đầu dòng

Bạn nên dùng một bảng để trình bày đối với các yêu cầu phức tạp và sử dụng gạch đầu dòng để làm nổi bật khía cạnh chính của yêu cầu.

2. Những mẹo hữu ích khi viết và trình bày một tài liệu yêu cầu kinh doanh

Để việc trình bày và theo dõi yêu cầu kinh doanh của các bên liên quan được dễ dàng hơn, dưới đây là một vài mẹo dành cho bạn.

• Phân loại yêu cầu có thể mất nhiều thời gian và không thực sự khả thi đối với mọi tổ chức khi phải tạo một danh mục mới mỗi lần. Lời khuyên tốt nhất là bạn có thể tạo một bộ tiêu chuẩn gồm những danh mục có thể sử dụng phổ biến bởi các BA, các bên liên quan, các chuyên gia và cả những nhóm kỹ thuật.
• Yêu cầu của bạn nên trình bày trong ngữ cảnh của người xem. Hiểu ai là người đóng vai trò quan trọng, người có ảnh hưởng, người ra quyết định,….
• Xác định lần lượt từng yêu cầu, mỗi yêu cầu là một nguyên tử.
• Tránh sự mơ hồ khi trình bày như việc dùng các từ viết tắt, các từ định lượng như “khoảng”,….
• Không đề cập đến một yêu cầu chưa được xác định.
• Tránh các tuyên bố trùng lặp và mâu thuẫn.
• Chia những yêu cầu phức tạp thành những điểm có thể quản lý và xem xét.
• Tránh mô tả hệ thống sẽ thực hiện điều gì đó mà chỉ đề cập hệ thống sẽ làm gì.

Để trở thành một Business Analyst giỏi cần trang bị nhiều kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm. Dù bạn là một BA mới hay một người đã làm công việc phân tích nhiều năm, đừng bao giờ dừng việc học hỏi, nghiên cứu và phát triển.

Tham khảo: Chìa khóa thành công cho Business Analyst

Hy vọng rằng với những kiến thức được BAC tổng hợp và chia sẻ trên đây đã mang đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc. Vẫn còn rất nhiều những bài viết thú vị sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog, đừng quên đón đọc.

Nguồn tham khảo:

https://www.guru99.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.