10 bước hỗ trợ cứu vãn một dự án trên đà thất bại

Khi một dự án không đi đúng hướng kỳ vong ban đầu của nó thì việc thừa nhận và tìm cách giải quyết là phương pháp cứu vãn khôn ngoan để xoay chuyển tình thế và giảm thiểu tổn thất. Nếu bạn nhận ra những dấu hiệu cảnh báo và có hành động khắc phục ngay lập tức, đôi khi bạn thậm chí có thể giảm tác động xuống con số không. 

Nếu bạn quan tâm và có năng lực, bạn có thể thực hiện một số bước để khắc phục một dự án BA đang gặp sự cố. Tùy thuộc vào các dấu hiệu cảnh báo bạn quan sát được, một số cách điều chỉnh dưới đây có thể giúp dự án của bạn trở lại đúng hướng bạn kỳ vọng ban đầu.

Nếu các mục tiêu của dự án không rõ ràng hoặc quá mơ hồ, điều cần thiết là sắp xếp lại chúng cho phù hợp với kỳ vọng của các bên liên quan. Việc thiết kế lại các mục tiêu sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều đồng quan điểm và nhóm dự án đang làm việc hướng tới một mục tiêu chung.

Rà soát và điều chỉnh kế hoạch dự án

Nếu việc lập kế hoạch không phù hợp là nguyên nhân khiến dự án thất bại, thì bạn nên lùi lại một bước để xem xét và tinh chỉnh kế hoạch. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các mốc quan trọng được xác định, ngân sách được thiết lập và các nguồn lực được phân bổ hiệu quả.

Nếu giao tiếp kém là lý do dự án thất bại, điều quan trọng là phải cải thiện giao tiếp giữa nhóm dự án và các bên liên quan. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thiết lập các kênh liên lạc rõ ràng, tổ chức các cuộc họp định kỳ và cung cấp thông tin cập nhật dự án thường xuyên.

Tăng sự tham gia của các bên liên quan

Nếu bạn nhận thấy rằng các bên liên quan đang mất niềm tin hoặc ngày càng hoài nghi về khả năng đưa ra giải pháp có giá trị của bạn và nhóm của bạn, hãy thử cung cấp cho họ thông tin chi tiết hơn về tiến trình bạn đang đạt được với dự án và tìm hiểu thông tin chi tiết của họ, lắng nghe phản hồi của họ. Bằng cách lắng nghe các bên liên quan và thu hút họ tham gia vào việc phát triển các giải pháp, bạn sẽ tăng cường sự tham gia và tạo động lực tính tích cực cho họ đối với dự án, đồng thời củng cố niềm tin của họ đối với bạn và nhóm làm việc. 

Nếu kế hoạch của bạn đang trải qua một sự leo thang phạm vi, bạn cần cố gắng quản lý nó một cách hiệu quả. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thiết lập các yêu cầu rõ ràng, xác định ranh giới dự án và quản lý các thay đổi một cách hiệu quả. Nếu có những ý tưởng và đề xuất khác xuất hiện, hãy ghi lại chúng, nhưng hãy đảm bảo rằng các bên liên quan và những người khác biết rằng chúng trong sẽ được triển khai trong các giai đoạn tương lai của dự án.

Để cứu vãn một dự án phân tích kinh doanh thất bại, phân tích nguyên nhân gốc rễ phải được thực hiện. Điều này bao gồm việc xác định nguyên nhân cơ bản gây ra sự thất bại, các dấu hiệu cảnh báo cho sự thất bại và phát triển một kế hoạch để giải quyết những vấn đề này.

Nếu bạn thấy rằng sự không hài lòng của các bên liên quan đang trở thành tiêu chuẩn, thì điều cần thiết là phải đánh giá lại nhu cầu và mong đợi của họ. Điều này có thể đạt được bằng cách tham gia với các bên liên quan, thu thập phản hồi và phát triển một kế hoạch để giải quyết các mối quan tâm của họ. Đối với nhiều người, họ có thể chỉ cần một lời nhắc nhở về giá trị mà giải pháp được đề xuất mang lại. Những người khác có thể đã nghĩ ra những ý tưởng mới cho giải pháp và có thể hài lòng khi biết ý tưởng của họ đã được lắng nghe và sẽ được xem xét trong các giai đoạn dự án trong tương lai. 

Nếu các sản phẩm có chất lượng thấp đang tạo ra sự hoài nghi trong dự án và có khả năng góp phần vào việc thiếu sự quan tâm (và cuối cùng là thất bại), thì điều cần thiết là phải đánh giá chúng và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Điều này có thể đạt được bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng với nhóm, tiến hành kiểm tra chất lượng thường xuyên và thực hiện các quy trình kiểm soát chất lượng.

Nếu những hạn chế về nguồn lực là nguyên nhân khiến dự án thất bại, thì điều quan trọng là phải phân bổ lại nguồn lực một cách hiệu quả. Điều này có thể đạt được bằng cách xác định các lĩnh vực quan trọng của dự án và sắp xếp thứ tự ưu tiên các nguồn lực bạn có cho phù hợp. Nếu cần thêm tài nguyên mới hoặc nhiều tài nguyên hơn, hãy cân nhắc giới thiệu chúng – nhưng hãy làm như vậy một cách cẩn thân, có chiến lược và đảm bảo nhu cầu về chúng là hợp lệ. Hãy nhớ rằng: mọi thứ đều phải trả giá! Một lựa chọn khác dành cho bạn là xem xét kỹ kế hoạch của mình và xem liệu có cách nào để thu hẹp phạm vi của giải pháp mà vẫn đạt được kết quả cuối cùng theo đúng mong muốn hay không?

Tất cả chúng ta đôi khi cần sự giúp đỡ hoặc lời khuyên – đó là cách chúng ta học hỏi! Nếu nhóm dự án không thể cứu một dự án phân tích kinh doanh thất bại, điều quan trọng là phải xác định khi nào cần tìm kiếm sự giúp đỡ từ bên ngoài. Điều này có thể bao gồm việc thuê một chuyên gia tư vấn hoặc chuyên gia có thể cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ trong việc xoay chuyển tình thế của dự án. Có lẽ tất cả những gì bạn cần là lời khuyên. Hãy nghĩ về một người cố vấn hoặc đồng nghiệp mà bạn ngưỡng mộ hoặc đã làm việc cùng trong quá khứ. Hầu hết mọi người đều sẵn lòng cung cấp lời khuyên cho bạn!

Để giảm thiểu rủi ro và giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng, hãy xem xét cải thiện các kỹ năng và kiến ​​thức BA của bạn với Chuỗi quy trình phân tích kinh doanh của chúng tôi. Trong loạt bài này, tôi sẽ hướng dẫn bạn qua ba giai đoạn chính của một

Để giảm thiểu rủi ro và giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng, hãy xem xét cải thiện các kỹ năng và kiến ​​thức BA của bạn. Và hãy nhớ rằng, nếu bạn thấy mình trong tình huống này, chúng ta là con người và tất cả chúng ta đều phạm sai lầm. Nó có thể xảy ra với những người giỏi nhất trong chúng ta. Học hỏi từ nó, và cho phép bản thân tiếp tục. Chúc bạn may mắn và thành công trong tất cả các dự án trong tương lai! Thường xuyên truy cập BAC’s Blog và đón đọc các bài viết mới nhất nhé!