Vì sao giải quyết sai vấn đề có thể gây ra lãng phí?

“Nếu tôi có một giờ để cứu hành tinh này, tôi sẽ dành 59 phút để xác định vấn đề và một phút để giải quyết nó.”  Albert Einstein. Trong thế giới phân tích kinh doanh, giải quyết vấn đề sai có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Hiện tượng quá phổ biến này xảy ra khi các nhóm nhảy vào chế độ giải pháp mà không hiểu đầy đủ về vấn đề. Bài viết này sẽ phân tích một cách chi tiết và cho bạn giải pháp.

Tìm ra vấn đề là bước đầu tiên để giải quyết nó

1. Cạm bẫy của chế độ giải pháp

Một trong những lý do chính khiến vấn đề không được giải quyết là xu hướng lao vào tìm kiếm giải pháp. Điều này có thể là do thời gian eo hẹp hoặc ban đầu vấn đề có vẻ không phải như vậy.

Xu hướng này bắt nguồn từ những giả định nhất định về vấn đề, trong đó ngấm ngầm nhất là ảo tưởng về sự đơn giản. Hãy nghĩ xem việc đưa thuốc cho ai đó khi họ kêu đau đầu thật dễ dàng biết bao. Các giải thích khác bao gồm sự hiểu biết hạn chế về vấn đề, nhiều thành kiến khác nhau, việc ra quyết định dựa trên cái tôi và các vấn đề về cấu trúc nhóm.

Bằng cách lao vào các giải pháp mà không có sự hiểu biết toàn diện về vấn đề, các nhóm có nguy cơ lãng phí thời gian, tiền bạc và các cơ hội quý giá.

2. Công cụ để giải quyết vấn đề hiệu quả

Công cụ và kỹ thuật giải quyết vấn đề có rất nhiều loại

Những người bình thường giải quyết hàng trăm vấn đề lớn nhỏ mỗi ngày. Nếu bạn đánh mất thứ gì đó, bạn sẽ cố gắng tìm lại nó. Nếu bạn đánh rơi thứ gì đó, bạn sẽ nhặt nó lên.

Tham khảo: Kỹ năng giải quyết vấn đề của Business Analyst

Nhưng các chuyên gia phân tích kinh doanh lại là chuyện khác. Họ được đào tạo để lùi lại một bước và xem xét kỹ lưỡng vấn đề trước khi cố gắng giải quyết nó. Nó giống như tắt chế độ tự động điều khiển giải pháp trong não của bạn và bật chế độ thủ công. Điều này rõ ràng là tốn nhiều thời gian và công sức hơn nhưng phần thưởng rất xứng đáng. Để đảm bảo xác định và giải quyết đúng vấn đề, các chuyên gia phân tích kinh doanh sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau, bao gồm:

• Điều chỉnh lại: Thay vì đóng khung vấn đề một cách hạn hẹp, hãy thử nhìn nó từ các góc độ khác nhau hoặc xác định nó như một cơ hội. Một cách khác để làm điều này là hỏi làm thế nào để tránh vấn đề hơn là làm thế nào để giải quyết nó. 
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Đào sâu để xác định nguyên nhân cơ bản của vấn đề, cho phép đưa ra các giải pháp có mục tiêu.
• Cây quyết định: Chia vấn đề thành các bước hợp lý, ưu tiên các vấn đề quan trọng nhất.
• Phân tích SWOT: Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa liên quan đến vấn đề để đạt được sự hiểu biết toàn diện.
• Biểu đồ xương cá: Trực quan hóa các yếu tố khác nhau góp phần gây ra vấn đề, giúp xác định các giải pháp tiềm năng.
• Ma trận quyết định: Ưu tiên các giải pháp tiềm năng dựa trên tác động và tính khả thi của chúng.
• Động não (Brainstorm): Hãy tin vào ý kiến của nhóm bạn và cùng họ động não để xác định vấn đề và giải pháp của nó.
• Tư duy thiết kế: Đồng cảm với người dùng và các điểm khó khăn của họ, xác định vấn đề, đưa ra các giải pháp tiềm năng, nguyên mẫu và thử nghiệm trước khi triển khai.

Mỗi một kỹ thuật trong số này có thể nâng cao hiểu biết của bạn về một vấn đề nhất định. Khi được áp dụng cùng nhau, chúng sẽ mang lại cho bạn sự tự tin để tiếp cận mọi vấn đề một cách chính xác.

3. Vai trò của trí tuệ cảm xúc và sự năng động của nhóm

Giải quyết vấn đề hiệu quả đòi hỏi nhiều hơn là các công cụ và kỹ thuật. Trên thực tế, trí tuệ cảm xúc và động lực mạnh mẽ của nhóm đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo kết quả thành công. Rất tiếc, đôi khi chính nhóm có thể là vấn đề cấp bách nhất cần giải quyết.

Bắt đầu với việc giải quyết căng thẳng và bất cứ điều gì có thể cản trở sự sáng tạo, một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ người giải quyết vấn đề nào. Xây dựng một môi trường thuận lợi cho việc giải quyết vấn đề bằng cách khuyến khích giao tiếp cởi mở, thúc đẩy văn hóa tin tưởng và giải quyết xung đột nhóm.

Bằng cách hiểu tác động của văn hóa tổ chức và những thành kiến cá nhân, bạn có thể điều hướng tốt hơn những thách thức này và tạo điều kiện hợp tác.

4. Đo lường thành công và tránh tê liệt trong phân tích

Thông thường, thước đo thành công không phải là nhìn thấy vấn đề biến mất, mà là nhận thức của bạn về nó thay đổi. Điều này có thể dẫn đến các phương pháp giải quyết vấn đề sáng tạo hơn và hiệu quả hơn mà ban đầu bạn không nghĩ đến.

Điều đó nói rằng, hãy cố gắng đạt được sự cân bằng giữa phân tích kỹ lưỡng và hành động tránh tình trạng tê liệt phân tích. Một cách tiếp cận là thu hút các bên liên quan và người dùng tham gia vào quy trình, tìm kiếm phản hồi và xác nhận của họ. Một cách khác là thử nghiệm các nguyên mẫu và giả thuyết trước khi triển khai, điều này có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị và tinh chỉnh phương pháp giải quyết vấn đề của bạn.

Hãy nhớ rằng, mục tiêu không chỉ đơn giản là giải quyết vấn đề càng nhanh càng tốt. Giải pháp phải luôn phù hợp với sự hiểu biết ngày càng tăng về vấn đề và bất kỳ thông tin mới nào thu thập được trong quá trình thực hiện.

5. Tầm quan trọng của bối cảnh và phân tích rủi ro

Bối cảnh là chìa khóa khi giải quyết vấn đề. Các vấn đề khác nhau đòi hỏi mức độ phân tích và tài liệu khác nhau. Cân nhắc chi phí, rủi ro và tác động của vấn đề khi quyết định đầu tư bao nhiêu thời gian và công sức. Các vấn đề có chi phí cao, rủi ro cao và tác động lớn có thể cần nhiều tài liệu hơn, trong khi các vấn đề nhỏ hơn có thể yêu cầu một cách tiếp cận linh hoạt hơn.

Bạn cũng nên phân biệt giữa vấn đề “thủy tinh” và “nhựa”, điều này có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên. Các vấn đề về thủy tinh rất tốn kém và khó khắc phục, trong khi các vấn đề về nhựa không nhạy cảm về thời gian và sẽ không nghiêm trọng.

Một khía cạnh khác cần xem xét là tính lâu dài và tác động của giải pháp. Giải pháp có linh hoạt không? Hay bạn bị khóa trong một tập hợp các tình huống? Hãy suy nghĩ cẩn thận về những tác động lâu dài, cho dù bạn chọn con đường nào.

6. Tổng kết

Thực sự không có cách tiếp cận chung cho tất cả mọi người để giải quyết vấn đề, nhưng đó là một điều tốt. Rất nhiều cách tiếp cận dành cho các Business Analyst mang lại sự linh hoạt và sáng tạo tối đa, điều mà hầu hết các vấn đề đều đòi hỏi.

Trước khi lao vào tìm kiếm các giải pháp, hãy cố gắng hiểu vấn đề tốt hơn. Khi thông tin mới xuất hiện, hãy cố gắng hết sức để cân bằng phân tích kỹ lưỡng với hành động, sự tham gia của các bên liên quan và thích ứng. Điều này sẽ làm tăng khả năng giải quyết đúng vấn đề, đồng thời tránh được chi phí giải quyết sai.

Một cách tiếp cận nhiều sắc thái hơn để giải quyết vấn đề cuối cùng sẽ giúp tổ chức của bạn đạt được kết quả thành công. Và, không ai đoán được, nó thậm chí có thể tìm thấy những vấn đề mà bạn thậm chí không biết là có tồn tại.

Mong rằng những thông tin được chia sẻ trong bài viết này sẽ hữu ích với các bạn. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.iiba.org/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp