Vì sao chúng ta phải quản lý thời gian?

Đã bao giờ bạn lên kế hoạch dành thời gian trong ngày để làm một việc gì đó nhưng lại không thể hoàn thành nó vì những việc không quan trọng hay sự trì trệ của bản thân?. Đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần những kỹ năng quản lý thời gian để lên lịch trình công việc và loại bỏ sự trì hoãn. Bài viết này sẽ cung cấp các chiến lược giúp bạn quản lý lịch trình đồng thời xử lý sự trì hoãn về nhu cầu thời gian.

Thời gian là một nguồn tài nguyên quan trọng

1. Ý nghĩa của thời gian

Thời gian có ý nghĩa như thế nào với bạn và làm cách nào để xác định những cách để bạn quản lý nó hiệu quả?

Nếu bạn mong muốn trở thành một người sử dụng thời gian hiệu quả, bạn cần biết bản chất của điều mình muốn. Thời gian trong bối cảnh này không được định nghĩa về mặt triết học, hiểu một cách đơn giản là nó có thời hạn hữu hạn khác với vĩnh cửu. Cụm từ “thời gian” trong tiếng Anh cũng như các ngôn ngữ khác được dùng theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một số ý tưởng về ý nghĩa của các cụm từ sau:

• Đồng thời
• Kịp thời
• Thời gian nghỉ
• Tại các thời điểm
• Theo thời gian
• Vượt thời gian
• Không có thời gian
• Hợp thời gian
• Đúng giờ

Suy nghĩ về những cụm từ trên sẽ cho phép bạn tập trung vào các sắc thái ý nghĩa làm cơ sở cho việc sử dụng chúng trong các ngữ cảnh thực tế. Trên thực tế, thời gian là một khái niệm vô hình hay một nghịch lý. Bạn không bao giờ có đủ thời gian nhưng bạn cũng có tất cả thời gian. Nó là một nguồn tài nguyên nhưng nếu bạn không dùng nó, nó sẽ biến mất và bạn sẽ không bao giờ giữ được nó. Bạn không thể tăng số lượng của nó nhưng bạn có thể chắc chắn rằng bản thân dùng nó vào những việc quan trọng.

Chắc chắn bạn đã nhận ra rằng thời gian là một khái niệm cá nhân nghĩa là sẽ không có nhận thức đúng sai. Học cách quản lý thời gian đòi hỏi sự cam kết và phụ thuộc vào các bạn tiếp cận các hoạt động khác nhau. Cách tiếp cận của bạn sẽ bị ảnh hưởng bởi giả định bạn đưa ra về bản chất công việc và môi trường bạn sống và làm việc. Một số giả định có lẽ hữu ích hơn những giả định khác để quản lý thời gian một cách hiệu quả.

2. Ý nghĩa của việc quản lý thời gian

Một trong những kỹ năng cần thiết nhất của nhà quản lý hiệu quả và mọi chuyên gia liên quan đến việc quản lý thời gian có sẵn và ưu tiên các mục tiêu dài hạn, ngắn hạn.

Quản lý thời gian giúp bạn làm việc hiệu quả

Quản lý thời gian là một tiến trình xác định chất lượng và số lượng của đầu ra công việc, tức là việc dùng thời gian hiệu quả để thực hiện các hoạt động khác nhau trong tổ chức. Quản lý thời gian là kỷ luật sắp xếp, phân bố và kiểm soát thời gian bạn sử dụng cho các hoạt động để đạt kết quả mong muốn.

Bạn là một nhân viên phải thực hiện các hoạt động theo mô tả công việc. Nhiệm vụ quan trọng của bạn là thấy rằng tất cả hoạt động được thực hiện theo mô tả công việc với thời hạn được giao. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn làm việc một cách hiệu quả.

3. Dòng chảy của thời gian là một chiều

Giống như các tài nguyên khác, “thời gian” rất quan trọng có đặc điểm duy nhất là dòng chuyển tiếp một chiều liên tục. Thời gian trôi qua, không thể tái tạo cũng như không thể lưu trữ để sử dụng sau này khi cần.

Đầu vào đầy đủ của tất cả các nguồn tài nguyên khác không nhất thiết đảm bảo đạt được thành tích như mong đợi. Nếu trong kế hoạch và triển khai tất cả nỗ lực có thể không được thực hiện để hoàn thành các nhiệm vụ thành phần khác nhau trong thời gian mục tiêu bằng cách sử dụng hiệu quả như nhau.

4. Tại sao phải quản lý thời gian

Quản lý thời gian là kỷ luật sắp xếp, phân bố và kiểm soát thời gian bạn dùng cho các hoạt động để đặt kết quả mong muốn. Thời gian là một nguồn tài nguyên vô cùng quý giá. Bước đầu tiên để cải thiện việc sử dụng thời gian là xác định mức độ thời gian có sẵn dành cho các loại hoạt động khác nhau. Mặc dù, những người quản lý hiểu rằng thời gian là nguồn tài nguyên khan hiếm nhất của họ nhưng ít người thật sự xem xét cách họ thực sự dành thời gian cho những ưu tiên mà họ xem là quan trọng nhất. Nó làm nổi bật cách kiểm soát thời gian của bạn để có thể tối ưu năng suất của mình. Quản lý thời gian sẽ giúp chúng ta:

• Có đủ thời gian cho những trách nhiệm của mình.
• Giảm chi phí thông qua chuyển đổi công việc.
• Xem được cách các nhân viên dành thời gian cho những hoạt động được liệt kê trong mô tả công việc của họ.
• Đo lường kết quả công việc và tạo điều kiện cho khách hàng tập trung vào chất lượng.

Quản lý thời gian là cách đơn giản để sử dụng thời gian hiệu quả. Làm việc nhanh hơn hoặc làm việc lâu hơn là những chiến lược quản trị thời gian kém hiệu quả. Sẽ hợp lý hơn nếu xác định các ưu tiên của bạn và sau đó chọn các hoạt động phù hợp. Thực tế, quản lý thời gian chính là quản lý bản thân, đó là việc thích nghi với một hoàn cảnh nhất định để bạn có thể tận dụng tối đa thời gian cho việc này. Bạn phải chấp nhận rằng bạn có thể gây ra ảnh hưởng và kiểm soát môi trường bạn sống và làm việc. Bạn phải học cách sử dụng thời gian của mình một cách thông minh.

Qua bài viết này tin chắc bạn đọc đã biết được thời gian là một nguồn tài nguyên quan trọng và vì sao chúng ta phải học cách quản lý thời gian. Mong rằng những thông tin được chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với các bạn, đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.technofunc.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp