Vì sao các Business Analyst cần phải xây dựng những mối quan hệ?

Theo BABOK, nhiệm vụ phân tích kinh doanh chính từ vùng kiến thức “Plan Stakeholder Engagement” là “Sự tham gia của các bên liên quan trong kế hoạch”. BABOK định nghĩa nhiệm vụ này là “…lập kế hoạch cách tiếp cận để thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với các bên liên quan.”.

Tham khảo: Sách BABOK v3 tiếng Việt những điều bạn cần biết

Và yếu tố đầu tiên của việc này là thực hiện phân tích các bên liên quan. Điều này có nghĩa là bạn xác định các bên liên quan và đặc điểm của họ, đánh giá tác động của thay đổi được đề xuất đối với họ và những ảnh hưởng mà họ có thể có đối với thay đổi. Tất cả những điều đó là cần thiết để hiểu những gì nhu cầu, mong muốn và mong đợi phải được thỏa mãn bằng giải pháp.

1. Business Analyst = Lợi nhuận = Chi tiết = Thời gian

Các nhà phân tích kinh doanh (Business Analysts) là tất cả về việc xác định kết quả kinh doanh. Để giải nén điều đó, có rất nhiều chi tiết cần giải quyết, có nghĩa là bạn phải dành hàng giờ với các bên liên quan, thảo luận chi tiết về các yêu cầu hoặc giải pháp và các quy tắc kinh doanh tương ứng, con người, tác động của quy trình và hệ thống,…

Trừ khi có mối quan hệ (và do đó tin tưởng) được xây dựng giữa Business Analyst và bên liên quan, cả hai sẽ rất khó làm việc chặt chẽ với nhau trong một khoảng thời gian dài để thảo luận hiệu quả và đi đến kết quả của việc kinh doanh.

2. Những bí mật văn phòng: những sự sợ hãi và hoặc động lực

Là một phần của phân tích các bên liên quan, chúng ta hiểu và xác định các bên liên quan sẽ là ứng viên dẫn dắt cho sự thay đổi. Chúng ta cũng phải hiểu điều ngược lại, tức là những người chống lại sự thay đổi vì bất cứ lý do gì.

Khi bạn có mối quan hệ tốt với các bên liên quan, bạn sẽ tham gia vào các cuộc trò chuyện khác nhau và nghe được cảm xúc thực sự của mọi người. Trong quá trình này, những bí mật văn phòng được tiết lộ giúp bạn hiểu được động cơ và hoặc sự ức chế mà mọi người mang theo.

Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị cho những cuộc trò chuyện mà bạn cần phải có và thay đổi giao tiếp của bạn dựa trên người bạn nói chuyện. Điều quan trọng nữa là phải có được những quan điểm đa dạng để có thể điều chỉnh giải pháp cho kết quả tốt hơn.

Chúng ta cần đặt ra những câu hỏi hóc búa khiến các bên liên quan phải suy nghĩ. Nó sẽ buộc họ phải suy nghĩ và xem xét lại liệu yêu cầu của họ có thực sự làm tăng thêm giá trị hay chỉ là “điều tốt đẹp khi có”. Thông thường, các yêu cầu thực sự là “tiếng chuông và tiếng còi” trong một giải pháp được coi là một yêu cầu bắt buộc vì họ quá phấn khích trước ý tưởng này.

Nhà phân tích kinh doanh ở vị trí tốt nhất để thách thức điều đó và hỏi “Tại sao?”. Để các bên liên quan trả lời những câu hỏi hóc búa đó và không bị xúc phạm nếu bị chứng minh là sai, Business Analyst cần đạt được sự tin tưởng của họ, để họ biết rằng những câu hỏi hóc búa này là để đảm bảo rằng chúng tôi đưa ra kết quả phù hợp cho tổ chức và không có gì mang tính cá nhân. Để điều đó xảy ra, bạn phải đầu tư nhiều thời gian tích cực xây dựng mối quan hệ tin cậy với các bên liên quan.

3. Business Analyst là những bậc thầy của sự thay đổi

Mỗi ý tưởng kinh doanh, hoặc dự án chúng tôi đang thực hiện, chúng tôi đang ảnh hưởng đến cách hoạt động của công ty. Mặc dù chúng tôi thường có sự hỗ trợ, nhưng chúng tôi cũng có thể gặp phải sự phản kháng từ nhiều bên liên quan như người dùng cuối không muốn học điều gì đó mới, một số người dùng cuối có thể lo sợ sự thay đổi, các nhà quản lý cảm thấy họ sẽ mất ảnh hưởng do sự thay đổi, mọi người bị ép thời gian để giải quyết một cái gì đó mới vì họ quá bận rộn… và nhiều vấn đề khác.

Nhưng để có được tất cả, Business Analyst sẽ cần áp dụng các chiến lược và phương pháp tiếp cận khác nhau để tiếp cận thành công với họ. Các bên liên quan thậm chí sẽ không cho vay, trừ khi họ tin tưởng bạn. Vì vậy, để quản lý sự thay đổi, Business Analyst trước tiên cần xây dựng mối quan hệ với họ, để họ sẵn sàng lắng nghe những gì bạn nói.

4. Chuyên gia tư vấn đáng tin cậy

Business Analyst được xem là cố vấn đáng tin cậy tự nhiên hoặc ít nhất là hướng tới mục tiêu trở thành một. Chúng ta đang ở một vị trí rất tốt để thực sự hiểu tác động của bất kỳ thay đổi nào và bởi vì chúng ta có cái nhìn tổng thể về tác động của bất kỳ thay đổi nào, chúng ta ở vị trí tốt nhất để cung cấp lời khuyên cho các bên liên quan về giá trị của thay đổi.

Các Business Analyst không chỉ phân tích tác động mà còn cả lợi tức đầu tư, rủi ro, mức độ phụ thuộc, khả năng tồn tại và tính khả thi,…. của sáng kiến. BA là một kho lưu trữ những thông tin như vậy và đó là điều khiến chúng ta trở nên vô giá, nhưng việc xây dựng mối quan hệ mới là điều khiến chúng tôi xứng đáng được gọi là cố vấn đáng tin cậy.

Tất cả thông tin phân tích có giá trị thu thập được sẽ không có giá trị sử dụng trừ khi chúng ta có thể chuyển nó đến các bên liên quan một cách hiệu quả, điều này sẽ không đủ hiệu quả nếu chúng ta không có mối quan hệ tốt với họ. Các bên liên quan sẽ sẵn sàng lắng nghe thông tin của bạn chỉ khi họ tin tưởng bạn, điều này được phát triển bằng cách xây dựng mối quan hệ.

BABOK nói về các năng lực cơ bản cho một Business Analyst. Cốt lõi của tất cả những năng lực đó là khả năng xây dựng các mối quan hệ. Nói cách khác, nó là nền tảng. Các năng khiếu không được chú ý trừ khi bạn có mối quan hệ với các bên liên quan. Thể hiện những khả năng này giúp nâng cao mối quan hệ của bạn hơn nữa.

Vì vậy, mọi thứ đều xoay quanh khả năng xây dựng các mối quan hệ của bạn. Mong rằng bài viết này đã trả lời câu hỏi của bạn, đừng quên đón xem các nội dung thú vị sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.modernanalyst.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp