Vai trò của các chuyên viên phân tích kinh doanh trong quá trình vận hành sự thay đổi tại doanh nghiệp

Chúng ta đang sống trong một nền kinh tế có sự liên kết và ảnh hưởng trên quy mô toàn cầu. Hiện nay, nhu cầu của thị trường luôn có sự biến đổi không ngừng, các yêu cầu ngày càng cao của khách hàng đồng thời với sự liên tục cải tiến của các nền tảng công nghệ đang đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải luôn thay đổi mình để nhanh chóng thích nghi và tồn tại.

 

Tuy nhiên, đứng trước bất kỳ sự thay đổi nào, chúng ta hầu như luôn mang tâm lý sợ hãi, và nếu không kiểm soát tốt hoặc việc giao tiếp kém hiệu quả trong doanh nghiệp sẽ rất dễ đưa đến những sự hỗn loạn không mong muốn. Việc có một chuyên viên phân tích kinh doanh (Business Analyst - BA) trong trường hợp này đóng vai trò vô cùng chiến lược trong quá trình quản lý sự thay đổi và góp phần đưa đến những kết quả vượt xa những gì doanh nghiệp mong đợi

 

Mặc dù vai trò của các chuyên viên phân tích kinh doanh (BAs) là rất quan trọng đối với quá trình quản lý sự thay đổi, nhưng vai trò này rất thường bị hiểu sai. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu vai trò của BAs trong việc quản lý sự thay đổi và xem họ có thể cung cấp những cơ sở dữ liệu và kinh nghiệm gì trong thời gian đưa ra những quyết định quan trọng này.

 

1. Chuyên viên phân tích kinh doanh (BA), họ là ai? 

 

Business Analyst (BA) là những chuyên viên cung cấp các ý tưởng, kế hoạch nhằm cải tiến doanh nghiệp dựa trên nền tảng là cơ sở dữ liệu. Họ sử dụng và phân tích các dữ liệu này để xem xét quy trình, xác định kết quả mong muốn đồng thời cung cấp các đề xuất và báo cáo dựa trên dữ liệu cho các nhà quản lý cấp cao và các bên liên quan. Business Analysts đồng thời cũng giúp đánh giá mô hình hiện tại của doanh nghiệp và tìm cách tối ưu hóa nó.

 

Giá trị cốt lõi của một Business Analyst nằm ở việc giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và đưa ra những hướng dẫn chiến lược. Quả thật, chúng ta không hề nói quá khi chỉ ra rằng, giá trị cốt lõi của một chuyên viên phân tích kinh doanh là việc giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, vì đó là yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành bất cứ sự thay đổi nào. Tất cả chúng ta đều có các kinh nghiệm thực tế để thấy rằng, sự thay đổi luôn mang đến những yếu tố bất ngờ và những yếu tố này hoàn toàn có thể có thể tạo ra những thành công hoặc tệ hơn là những hậu quả ngoài ý muốn. Một Business Analyst giỏi sẽ có khả năng nhìn nhận và cân nhắc để giảm thiểu sự không chắc chắn và hướng dẫn doanh nghiệp đi đúng hướng và mang lại khả năng thành công cao hơn.

 

2. Quản lý sự thay đổi là gì? 

 

Nói một cách dễ hiểu nhất, quản lý sự thay đổi là quá trình hướng dẫn nhằm gia tăng sự thích ứng của một doanh nghiệp trước một yếu tố mới. Chúng ta biết rằng, một doanh nghiệp ù lì, không chịu vận động chuyển mình với thời cuộc đồng thời lại quá thoải mái với cách vận hành cũ sẽ khó có thể tồn tại trong những năm tới. Bằng chứng cho nhận định này đang vô cùng phổ biến xung quanh chúng ta, từ các cửa hàng bách hóa không sẵn lòng đánh giá lại trải nghiệm khách hàng cho đến nhà hàng không cung cấp dịch vụ giao hàng.

 

Quản lý thay đổi đồng thời cũng là quá trình đánh giá lại mô hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để duy trì tính ổn định và gia tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp đó trong một thị trường đang không ngừng phát triển liên tục. Khi thực hiện tốt, quản lý thay đổi có thể giúp giảm thiểu nỗi lo sợ ban đầu mà chúng ta không thể tránh khỏi khi đứng trước bất kỳ sự thay đổi nào, đồng thời giúp đưa mọi người vào chung một quỹ đạo rõ ràng để cùng hướng đến sự thành công mong muốn.

 

Quản lý thay đổi bao gồm năm thành phần:

 

• Tầm nhìn: Xác định được mục tiêu mong muốn của doanh nghiệp.

• Kỹ năng: Xem xét năng lực hiện có của doanh nghiệp.

• Động cơ: Xác định những lý do chính đáng để thay đổi.

• Tài nguyên: Nguồn nhân lực và quy trình có sẵn để vận hành quá trình thay đổi.

• Kế hoạch: Lên kế hoạch chi tiết các bước toàn diện để triển khai khi vận hành bất cứ sự thay đổi nào.

 

Sau khi triển khai năm thành phần này, doanh nghiệp có thể đánh giá tác động của sự thay đổi và tiến hàn kiểm định sau thay đổi để rút ra những kinh nghiệm nội bộ quý giá.

 

3. Nhiệm vụ quản lý các thay đổi của các chuyên viên phân tích kinh doanh:

 

Nhiệm vụ chính của một chuyên viên phân tích kinh doanh là cung cấp kiến thức chuyên môn cần thiết để thực hiện các thay đổi một cách thông minh và có ảnh hưởng mạnh mẽ lên sự thành công của doanh nghiệp. Dưới đây là cách mà một BA thực hiện nhiệm vụ này:

 

Một cách phổ biến nhất, hiện nay các tổ chức doanh nghiệp thường xây dựng sự hiểu biết về chính mình dựa trên một góc nhìn hạn hẹp từ bên trong. Trong khi đó, một chuyên viên phân tích kinh doanh có thể cung cấp một cái nhìn khách quan và đa chiều, dựa trên dữ liệu, về tình trạng thực tế của doanh nghiệp. Nói cách khác, Một chuyên viên BA có thể cho bạn biết số tiền mà doanh nghiệp của bạn có trong tài khoản, số nợ và tình hình dòng tiền. Điều này rất quan trọng để đưa ra quyết định hợp lý dựa trên sự thật chứ không phải dựa trên bất kỳ sự suy đoán nào.

 

Một chuyên viên BA sẽ biết cách cung cấp một cái nhìn khách quan về tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn trên thị trường. Thật dễ dàng và vô cùng chủ quan để tự thấy rằng doanh nghiệp của bạn là nhà sản xuất phô mai hàng đầu trong một quốc gia nếu bạn không nghiên cứu về các doanh nghiệp cạnh tranh cùng sản phẩm khác. Vì vậy, một chuyên viên phân tích kinh doanh có thể xem xét sự chuyển động của thị trường và sử dụng các cơ sở dữ liệu này để dự đoán xu hướng tương lai.

 

Ví dụ, một chuyên viên phân tích kinh doanh có thể cho bạn biết rằng các đối tượng mà sản phẩm của doanh nghiệp bạn nên hướng đến là các tập đoàn doanh nghiệp lớn thay vì các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) vì phần mềm của bạn phù hợp hơn cho các giải pháp tại các doanh nghiệp có quy mô lớn và dòng tiền nổi bật hơn là tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với thông tin đó, không chỉ dễ dàng cho việc hoạch định ra hướng đi tốt nhất cho công ty của bạn trong thời điểm hiện tại, mà còn có thể cho biết rằng những thay đổi nào sẽ mang lại kết quả thuận lợi cho doanh nghiệp trong nhiều năm tới.

 

Các chuyên viên phân tích kinh doanh không thích dự đoán. Thay vào đó, họ sẽ sử dụng dữ liệu để mô phỏng các kết quả có thể xảy ra dựa trên các kịch bản thực tế. Ví dụ, một chuyên viên phân tích kinh doanh có thể mô phỏng tác động của việc tăng giá sản phẩm của bạn lên 10% sẽ đến từ những khía cạnh nào, từ việc gia tăng lợi nhuận cho đến vị trí cạnh tranh của bạn trên thị trường. Một chuyên viên phân tích kinh doanh giỏi sẽ đưa ra ý kiến được kiểm chứng dựa trên tất cả các dữ liệu có sẵn để bạn có thể đưa ra quyết định một cách có căn cứ.

 

Một chuyên viên phân tích kinh doanh cũng có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển các trải nghiệm sử dụng sản phẩm. Một trải nghiệm sử dụng sản phẩm thường là cách mà một tác nhân (thường là khách hàng) tương tác với hệ thống để đạt được mục tiêu mong muốn. Nếu doanh nghiệp của bạn muốn hiểu, ví dụ, khách hàng đang tương tác với quy trình mua hàng như thế nào, thì một chuyên viên phân tích kinh doanh có thể xem xét các trải nghiệm sử dụng cũng như các quy trình thay thế hoặc các quy trình ngoại lệ để tìm ra các điểm khác biệt cũng như tránh bỏ sót các cơ hội có thể mang lại sự tối ưu hóa lợi nhuận. Điều này hữu ích để giúp doanh nghiệp có thể suy nghĩ từ góc độ của người dùng và nắm được kết quả mô tả cuối cùng sau khi hoàn thành việc thu thập các trải nghiệm sử dụng sản phẩm. 

 

Đôi khi các doanh nghiệp dường như mất phương hướng và không biết họ thực sự mong muốn điều gì. Tất nhiên, họ muốn kiếm nhiều tiền hơn, nhưng đó không phải là tất cả toàn bộ câu chuyện. Nhiệm vụ của một chuyên viên BA là giúp xác định những gì thực sự là cần thiết của một tổ chức.

 

Ví dụ, hãy xem xét một công ty hiện đang sản xuất bảng điều khiển cho xe tự lái. Chắc chắn, công ty muốn có một lợi nhuận tăng trưởng cao qua các năm. Nhưng điều họ thực sự cần có thể là việc trở thành đối tác với các nhà sản xuất ô tô nổi tiếng, sự chiếm lĩnh phần lớn thị trường và vị thế dẫn đầu một cuộc cách mạng về giao thông. Một chuyên viên phân tích kinh doanh có thể giúp xác định và diễn đạt những khát vọng lớn cũng như các thách thức của một doanh nghiệp.

 

Việc nắm bắt một cách chi tiết tầm nhìn về vị thế tương lai mong muốn của doanh nghiệp sẽ là bước đi cần thiết cho những thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp có thể thực hiện để đạt đến cột mốc quan trọng đó.

 

Viêc chỉ biết đến những điều cần thay đổi thực sự là không đủ. Doanh nghiệp cũng cần phải  biết cách triển khai để thực hiện những sự thay đổi đó. Một chuyên viên phân tích kinh doanh có thể xem xét tất cả các yếu tố đang vận hành trong doanh nghiệp và xác định vai trò của chúng trong quá trình thay đổi, cách chúng đóng góp vào việc triển khai và những kỳ vọng về đóng góp vào quá trình thay đổi. Nói một cách khác, các chuyên viên phân tích kinh doanh có thể tạo ra một kế hoạch rõ ràng, chi tiết mà tất cả các bên liên quan đều hiểu và có thể thực hiện.

 

Một vai trò đặc biệt quan trọng khác của các chuyên viên phân tích kinh doanh trong quản lý thay đổi là giải thích lý do tại sao một doanh nghiệp nên thay đổi. Họ biết cách trình bày dữ liệu và lập luận của mình trong các báo cáo và thuyết trình để thu hút sự ủng hộ từ các bên liên quan.

 

Việc nhìn thấy các lựa chọn thay đổi một cách trực quan là vô cùng quan trọng khi truyền đạt động cơ cho sự thay đổi và các tác động tiềm năng từ sự thay đổi đó. Ngoài ra, việc tạo ra một sơ đồ liền mạch và trực quan về kế hoạch toàn diện đã được đề cập ở trên sẽ giúp loại bỏ mọi nghi ngờ về cách thức triển khai. Công việc thuyết trình này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và những nghi vấn ban đầu.

 

 

Như bạn có thể thấy, một chuyên viên phân tích kinh doanh thực sự quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong việc điều hướng quá trình quản lý sự thay đổi. Họ có thể hỗ trợ từ việc đưa ra các đề xuất dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế để thực hiện những thay đổi có tính quyết định cho đến việc cung cấp lộ trình để triển khai tốt nhất những thay đổi đó. Họ là một sự đầu tư vô giá cho doanh nghiệp của bạn và có thể cung cấp chiến lược đúng để duy trì sự phồn vinh của doanh nghiệp trong mọi tình huống khó khăn hoặc trong các thời điểm cần sự thay đổi.

 

Nguồn tham khảo:

https://www.lucidchart.com/

 

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp