Trong thế giới công nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, nhiều công ty đã chọn sử dụng các sản phẩm hoặc giải pháp công nghệ được phát triển và cung cấp sẵn trên thị trường (COTS) để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu doanh nghiệp. Tuy nhiên, triển khai các dự án COTS không phải lúc nào cũng dễ dàng thực hiện được. Đó là lúc BA phát huy thế mạnh của mình. Trong bài blog này, cùng BAC khám phá vai trò của Business Analyst trong các dự án COTS và cách họ tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh trong các dự án COTS như thế nào nhé.
 
 
1. Định nghĩa sản phẩm commercial off-the-shelf (COTS)
COTS được viết tắt từ "Commercial Off-The-Shelf" ám chỉ các sản phẩm hoặc giải pháp công nghệ được phát triển và cung cấp sẵn trên thị trường thay vì được tùy chỉnh hoặc phát triển từ đầu. COTS thường là các sản phẩm phần mềm, phần cứng hoặc giải pháp công nghệ được thiết kế để đáp ứng nhu cầu chung của nhiều khách hàng khác nhau.
 
Các sản phẩm COTS đã trải qua quá trình phát triển, thử nghiệm và cải tiến từ các nhà cung cấp trước đó, và chúng có thể được mua mà không cần thay đổi hay tùy chỉnh nhiều. Do đó việc sử dụng các sản phẩm COTS giúp các công ty tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí đáng kể.
 
Một số ví dụ về các sản phẩm COTS bao gồm hệ thống quản lý tài chính (ERP), hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phần mềm bán lẻ, hệ thống quản lý dự án, và nhiều giải pháp công nghệ khác. COTS thường được sử dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau như kinh doanh, y tế, sản xuất, giáo dục và chính phủ.
 
2. Vai trò của BA trong dự án triển khai 
Nhiều người cho rằng các dự án COTS không đòi hỏi quá nhiều việc phân tích nghiệp vụ đáng kể. Tuy nhiên, thực tế là các dự án COTS như hệ thống ERP, CRM hoặc hệ thống thông tin liên quan đến các lĩnh vực khác nhau có thể có độ phức tạp khác nhau và vẫn đòi hỏi sự tinh chỉnh và cấu hình để phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Trong những trường hợp này, BA có vai trò vô cùng lớn, điển hình như một số các vấn đề sau:
  • Lập kế hoạch công việc phân tích nghiệp vụ: BA có vai trò đặt câu hỏi về phương pháp phân tích, xác định các bên liên quan và xây dựng quy trình điều hành các yêu cầu thu thập được.
  • Thu thập và phân tích yêu cầu: Khám phá trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn, tổ chức cuộc họp, phỏng vấn để phân tích tài liệu và đảm bảo rằng hệ thống COTS đáp ứng đủ yêu cầu của công ty.
  • Mô hình hóa yêu cầu: BA có nhiệm vụ sử dụng các kỹ thuật mô hình hóa như sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ lớp, sơ đồ giao diện người dùng để diễn đạt yêu cầu.
  • Đánh giá giải pháp bằng việc so sánh các sản phẩm COTS có sẵn và các yêu cầu cụ thể của công ty để đánh giá tính phù hợp và khả năng đáp ứng của chúng vào quy trình doanh nghiệp.
  • Tùy chỉnh và cấu hình hệ thống: Dựa trên yêu cầu và các đánh giá về giải pháp, BA có thể tùy chỉnh và cấu hình hệ thống COTS để đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ của công ty. Điều này có thể bao gồm việc tạo các quy trình làm việc, tùy chỉnh giao diện người dùng, và cấu hình các tính năng và chức năng của hệ thống.
  • Kiểm tra và đảm bảo chất lượng với việc tham gia vào quá trình kiểm tra và đảm bảo chất lượng để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động đúng như mong đợi và đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ.
  • Tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh: Mục tiêu cuối cùng của việc triển khai dự án COTS là tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp. Với vai trò của mình, BA có thể đảm bảo rằng hệ thống COTS được tùy chỉnh phù hợp và được cấu hình để đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ cụ thể của công ty. Việc này giúp công ty có thể tận dụng tối đa các tính năng và chức năng của hệ thống COTS để nâng cao quá trình hoạt động, tăng cường hiệu quả và tối giản hóa công việc.
3. Một số kỹ thuật phân tích nghiệp vụ có thể áp dụng cho dự án COTS

Roles and Permission Matrix: Các giải pháp COTS cho phép người dùng cấu hình vai trò và gán quyền cho các đối tượng khác nhau. 
  • Process Modeling: BA hoàn toàn có thể sử dụng BPMN, UML để thu thập và mô hình hóa các quy trình hiện tại. Sau đó xem xét lại các mô hình với các bên liên quan, xác định những điều cần thay đổi và cập nhật lại mô hình. 
  • Gap Analysis: Là BA trong dự án triển khai, bạn cần xác định các lĩnh vực trong doanh nghiệp của khách hàng không được bao phủ bởi gói COTS và thông báo cho nhóm sản phẩm. Hãy lưu ý việc chuẩn bị các giải pháp tạm thời để đề xuất cho khách hàng trước khi đưa ra thông báo về lỗ hổng cho nhóm sản phẩm. Điều này giúp khách hàng có thể truy cập chức năng mong muốn sớm hơn, backlog sản phẩm không bị quá tải và không cần thiết phải thiết kế quá nhiều chức năng. 
  • User Stories: Đây là một cách đơn giản và phổ biến để xác định yêu cầu, đặc biệt nếu bạn tuân thủ phương pháp Agile và cần triển khai gói COTS theo từng phần nhỏ. 
  • Use Case và Scenarios: BA có thể tài liệu hóa mỗi luồng nghiệp vụ riêng biệt trong Use Case. Use case dễ dàng chuyển đổi thành các kịch bản kiểm thử và phục vụ cho mục đích xác thực.
  • Business Rules Analysis: Đây luôn luôn là ý tưởng tốt để thu thập và tài liệu hóa các quy tắc kinh doanh. Business Rules Analysis đảm bảo bạn có quy trình chặt chẽ để cập nhật các quy tắc kinh doanh do thay đổi bên ngoài hoặc bên trong.
  • Interface Analysis: Sản phẩm COTS của bạn có thể không được sử dụng như một giải pháp đơn lẻ mà sẽ liên kết và giao tiếp với các thành phần khác. Xác định và tài liệu hóa giao diện UI/UX cụ thể là việc nên được ưu tiên cho khách hàng của bạn.
  • Data requirements: Thực tế đối với một số doanh nghiệp, giải pháp COTS thay thế một giải pháp cũ lỗi thời thì việc cần chú ý hàng đầu là dữ liệu lịch sử. BA nên xác định yêu cầu dữ liệu từ đầu trước khi thực hiện. Vì một số hệ thống sẽ có những ràng buộc từ đầu, chẳng hạn như việc bạn không thể nhập văn bản dài hơn 256 ký tự vào cột địa chỉ khách hàng. Để thực hiện vấn đề này, hãy đặt cho mình những câu hỏi như: Bạn có cần nhập dữ liệu lịch sử vào giải pháp COTS mới hay không? Liệu dữ liệu cũ có phù hợp với hệ thống mới không? Bạn sẽ xử lý như thế nào trong trường hợp dữ liệu không phù hợp với sản phẩm COTS mới?
Như vậy, vai trò của nhà phân tích nghiệp vụ trong các dự án COTS vô cùng quan trọng và không thể thiếu để đảm bảo rằng công ty triển khai COTS một cách hiệu quả. BA đóng vai trò then chốt trong việc lên kế hoạch, thu thập và phân tích yêu cầu, tùy chỉnh và cấu hình hệ thống cũng như kiểm tra và đảm bảo chất lượng. Bằng cách thực hiện tốt vai trò này, BA có thể giúp công ty tận dụng tối đa tiềm năng của các dự án COTS. Cảm ơn bạn đã luôn ủng hộ BAC, đừng quên khám phá nhiều kiến thức chuyên môn về lĩnh vực BA tại BAC's Blog nhé.
 

Nguồn tham khảo:
https://www.batimes.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
 
 

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC