Tự động hóa có phải lựa chọn khả thi cho mọi quy trình?

Trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, thuật ngữ automation hay tự động hóa đã trở thành một xu hướng phổ biến trong quá trình phân tích nghiệp vụ. Tuy nhiên, liệu rằng tự động hóa có phải lựa chọn khả thi cho mọi quy trình và có tồn tại những trường hợp tự động hóa không phải là lựa chọn hợp lý hay không? Cùng BAC làm rõ trong bài viết dưới đây nhé!

Ngày nay tự động hóa được ví như cánh tay đắc lực giúp nâng cao hiệu suất và tăng cường khả năng đưa ra quyết định của doanh nghiệp. Các dự án tự động hóa quy trình liên quan đến việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang quy trình tự động. Chúng nhằm mục đích tăng hiệu quả hoạt động, cắt giảm chi phí và cho phép nhân viên dành nhiều thời gian cho các nhiệm vụ mang lại giá trị và hiệu quả hơn. 

Thông qua các quy trình tự động, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Nhờ việc ứng dụng và sử dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI) và machine learning, tự động hóa cung cấp khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng và vô cùng chính xác, từ đó tạo ra thông tin cần thiết để hỗ trợ ra quyết định chiến lược. 

Giả sử một công ty bán lẻ đang sử dụng tự động hóa để phân tích dữ liệu bán hàng và dự đoán xu hướng tiêu dùng. Công ty này đã triển khai một hệ thống tự động thu thập dữ liệu từ các kênh bán hàng trực tuyến, cung cấp thông tin về mức độ quan tâm của khách hàng đối với từng sản phẩm cụ thể. Thông qua đó, công ty có thể dự đoán xu hướng tiêu dùng và điều chỉnh chiến lược phù hợp. Việc tự động hóa phân tích dữ liệu này giúp công ty tiết kiệm thời gian so với cách làm việc thủ công và mang lại những thông tin đáng giá để đưa ra quyết định kinh doanh.

Như vậy, chuyển đổi kỹ thuật số hứa hẹn sẽ tự động hóa các quy trình, nhưng khi nào nên tự động hóa và khi nào không nên áp dụng công nghệ này, cùng tìm hiểu tiếp ở phần sau nhé.

Một trường hợp điển hình là khi các quy trình trong doanh nghiệp chưa được chuẩn hoá hoặc không phù hợp để tự động hóa. Điều này có thể xảy ra khi các quy trình chưa được tối ưu hoá hoặc không tuân thủ các tiêu chuẩn và quy tắc chất lượng. Trước khi tự động hóa, các quy trình cần được kiểm tra và cải thiện để đảm bảo tính liên tục và ổn định.

Hầu như, các nhóm dự án hoặc doanh nghiệp có xu hướng tập trung quá nhiều vào tự động hóa mà không đánh giá liệu nó có tối ưu hay không. Tự động hóa có thể không phải lúc nào cũng là lựa chọn thuận lợi nhất. Đôi khi, các tác vụ thủ công có thể hiệu quả hơn nhiều so với các quy trình được tự động hóa.

Một nhược điểm khác của tự động hóa là lợi ích tiềm tàng của nó. Ngay cả khi một quy trình có thể được tự động hóa, việc duy trì trạng thái hiện tại có thể là lựa chọn tối ưu nhất, đặc biệt hơn khi quy trình đó có mức độ ưu tiên thấp, rủi ro thấp hoặc có tác động tối thiểu đến tổ chức. Ví dụ minh họa như một công ty sản xuất ô tô quyết định triển khai tự động hóa hệ thống kiểm tra chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, quy trình kiểm tra chất lượng hiện tại chưa được chuẩn hoá và việc đánh giá gặp vấn đề do các tiêu chí kiểm tra và quy trình xử lý lỗi không rõ ràng, dẫn đến sự không chính xác và không đáng tin cậy của kết quả. Trong trường hợp này, việc áp dụng tự động hóa sẽ không giải quyết được vấn đề cốt lõi, và công ty cần tiến hành cải thiện quy trình trước khi đưa ra quyết định về tự động hóa.

Một trường hợp khác khi tự động hóa không phải là lựa chọn tốt là khi các quy trình phân tích nghiệp vụ phức tạp và thường xuyên thay đổi liên tục. Trong môi trường công nghệ thay đổi nhanh chóng và không ổn định, việc thiết lập và duy trì một hệ thống tự động hóa có thể tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Vì những thay đổi liên tục trong quy trình yêu cầu sự linh hoạt và điều chỉnh liên tục của hệ thống tự động hóa, điều này có thể tạo ra sự rườm rà và không hiệu quả. Cụ thể như một công ty dịch vụ tài chính quyết định áp dụng tự động hóa quy trình phân tích dữ liệu tài chính và dự báo thị trường. Tuy nhiên, thị trường tài chính thường xuyên thay đổi và yêu cầu các phân tích kỹ thuật phức tạp để đưa ra dự đoán chính xác. Việc thiết lập và duy trì một hệ thống tự động hóa phân tích đòi hỏi sự linh hoạt và sự cập nhật liên tục của các thuật toán và mô hình. Trong trường hợp này, việc sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ từ con người có thể hiệu quả hơn để thích ứng với các thay đổi nhanh chóng trong môi trường tài chính.

Trường hợp cuối khi tự động hóa không phải là lựa chọn tối ưu là khi chi phí để triển khai và duy trì hệ thống vượt quá lợi ích mà nó mang lại. Bởi lẽ việc đầu tư vào tự động hóa có thể yêu cầu một khoản tài chính lớn cho việc mua sắm phần cứng và phần mềm, đào tạo nhân viên và duy trì hệ thống. Trong một số trường hợp, lợi ích kinh tế từ việc tự động hóa không đủ để bù đắp cho các chi phí này.

Trong quá trình tương tác với các bên liên quan, doanh nghiệp nên hiểu các quy trình hiện tại và thiết lập sự liên kết chiến lược cho các sáng kiến được đề xuất. Các tiêu chí tối thiểu cho các quy trình có thể áp dụng tự động hóa bao gồm:

Khi một quy trình đáp ứng các tiêu chí này, doanh nghiệp nên chuyển các nhiệm vụ thành một giải pháp hợp lý để loại bỏ sự can thiệp thủ công bằng cách tạo một bản đồ quy trình để chia nó thành các nhiệm vụ riêng lẻ, có mối liên hệ với nhau để dẫn đến kết quả, sản phẩm cuối cùng. 

Các quy trình lặp đi lặp lại trong đó các bước và quy tắc vẫn được xác định xuyên suốt chính là mấu chốt dẫn đến tính khả thi. Một tiêu chí quan trọng khác là tác động trước mắt và lâu dài của những thay đổi đối với các bên liên quan trong và ngoài doanh nghiệp. Cần đảm bảo lợi ích của việc ứng dụng tự động hóa phải lớn hơn rủi ro. Không nên chỉ xem xét những lợi thế trước mắt mà còn cả đối với những tác động vô hình đối với các yếu tố cốt lõi như doanh thu, nhận thức về thương hiệu, quản lý khách hàng,... Song song đó cũng cần nhấn mạnh vào tác động thực tế của những nhược điểm thay vì chỉ chỉ ra số lượng nhược điểm.

Cuối cùng, điều quan trọng là phải giải quyết lý do tại sao sự chuyển đổi là cần thiết, mục tiêu của thay đổi và khả năng đạt được sự ổn định lâu dài bất chấp những bất lợi ngắn hạn.

Tóm lại, tự động hóa không phải lúc nào cũng là giải pháp tốt cho mọi tình huống. Trước khi quyết định tự động hóa một quy trình, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như chuẩn hóa quy trình, tính phức tạp cũng như chi phí và lợi ích kinh tế. Đôi khi, việc sử dụng phương pháp thủ công hoặc tổ chức lại quy trình có thể là lựa chọn phù hợp hơn để đạt được hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu thêm nhiều kiến thức bổ ích khác tại BAC's Blog nhé.