Trích xuất dữ liệu dạng bảng từ Power BI Service sang Excel

Những lợi ích của việc trích xuất dữ liệu dạng bảng (tabular data) vẫn được giữ nguyên như trước đây nhưng quá trình trích xuất đã thay đổi.

1. Vấn đề được giải quyết

Hãy giả định rằng bạn muốn có một bảng dữ liệu từ mô hình dữ liệu của bạn, chẳng hạn như danh sách khách hàng có thể in được với doanh số hằng năm của họ cho đến nay. Giả sử có 500,000 khách hàng, bạn sẽ làm điều đó như thế nào?

• Bạn có thể tạo một hình ảnh bảng trong Power BI nhưng bạn không thể in nó từ Power BI.
• Bạn không thể xuất nó sang Excel vì giới hạn tối đa 30,000 dòng. Bên cạnh đó, làm điều này có nghĩa là dữ liệu sẽ cũ.
• Bạn có thể dùng báo cáo phân trang nhưng đó là một tính năng cao cấp. Ngoài ra, đó là một lĩnh vực hoàn toàn mới với nhiều người.
• Analyze (phân tích) tiêu chuẩn trong Excel có thể chỉ xem dữ liệu trong Excel thông qua một pivot table không phải bảng ghi. Nó có thể hoạt động nhưng không thực sự hiệu quả.
• Bạn có thể tải tệp Power BI Desktop từ máy tính của bạn và sử dụng DAX Studio nhưng bạn phải tải toàn bộ mô hình để lấy các bảng ghi bạn cần.

2. Tạo một bảng Excel được kết nối với Power BI

Kỹ thuật này sẽ cho phép bạn viết một DAX Query (truy vấn) và chạy nó từ trong một bảng Excel workbook với một kết nối trực tiếp trở lại một Power BI Dataset. Ví dụ sử dụng trong bài viết này, chúng ta sẽ trích xuất dữ liệu dạng bảng từ Power BI để tạo bảng bên dưới của Products by Colour với tổng doanh số cho mỗi màu.

Các bước để hoàn thành tiến trình này để bạn có thể nhập dữ liệu dạng bảng của mình từ Power BI.

• Bước 1: Tạo kết nối đến nguồn dữ liệu PowerBI.com.
• Bước 2: Tạo một bảng mà liên kết đến nguồn.
• Bước 3: Viết truy vấn DAX cho bảng bạn muốn.

3. Tạo một liên kết đến PowerBI.com

Có nhiều cách để làm điều này. Bạn có thể dùng Analyze trong Excel để tạo liên kết bắt đầu từ PowerBI.com.

• Chọn một tập dữ liệu từ Power BI Service.

• Nhấn vào menu bổ sung.

• Chọn Analyze trong Excel.

• Power BI sẽ tải xuống một Excel workbook với một kết nối đến tập dữ liệu Power BI trực tuyến của bạn.

Một cách khác để bắt đầu từ Excel. Lưu ý: Cách này chỉ có sẵn trong các phiên bản mới nhất của Excel. Nếu bạn không thấy tính năng này, bạn nên dùng Analyze trong Excel như trên.

Bạn có thể kết nối trực tiếp đến một Power BI Data Set từ bên trong Excel. Bắt đầu với một tệp Excel hoàn toàn mới, đi tới menu dữ liệu và nhấn chọn Get Data (#1). Sau đó, bạn chọn From Power BI (#2).

Đến Power BI Datasets (#1) và sau đó chọn tập dữ liệu bạn muốn sử dụng (#2).

Mô hình dữ liệu Power BI được kết nối với Excel và một khung trống của bảng tổng hợp xuất hiện trên trang tính.

4. Tạo một bảng mà liên kết đến Power BI

Cách đơn giản nhất để trích xuất dữ liệu dạng bảng từ Power BI bằng cách tạo một Excel Table được liên kết đến Power BI là trước tiên hãy tạo một pivot table. Chỉ cần tạo bất kỳ thứ gì đơn giản, như thế này.

Trên thực tế, bạn thậm chí không cần nhiều năm, bạn có thể chỉ thêm bất kỳ measure nào vào phần giá trị. Nhấp đúp vào một trong bất kỳ các điểm dữ liệu trong pivot table. Khi bạn làm điều này, Excel sẽ tạo một bảng Excel hiển thị tất cả bảng ghi tạo nên giá trị trong pivot table.

Bảng mới có một kết nối nền tảng với Power BI Service. Bây giờ, bạn có thể xóa pivot table sheet, nó không còn cần thiết nữa.

5. Viết truy vấn

Để thực hiện bước này, bạn cần học một chút về DAX Query Language. Để chỉnh sửa truy vấn, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ nơi nào trong bảng (#1), sau đó chọn Table (#2), tiếp theo là Edit Query (#3).

Một hộp thoại sẽ xuất hiện như ảnh dưới. Chuỗi kết nối ở trên cùng có thể chỉnh sửa nếu cần, giả sử nếu bạn muốn thay đổi kết nối thành một báo cáo khác. Văn bản lệnh mà bạn có thể thấy ở dưới cùng có thể bị xóa và thay thế bằng bất kỳ truy vấn bảng DAX hợp lệ nào.

Bạn có thể viết một truy vấn DAX đơn giản như sau:

Sau khi nhấn OK, truy vấn được thực thi đối với dịch vụ và bảng (Product trong trường hợp này) được trả về Excel.

6. Tổng doanh số theo màu sản phẩm

Bước tiếp theo, để lấy tổng doanh số (Total Sales) theo màu sản phẩm (Product Colour), bạn hãy chỉnh sửa truy vấn như sau:

Đây là truy vấn:

EVALUATE

ADDCOLUMNS ( ALL ( Products[Color] ), “Sales”, [Total Sales] )

Và truy vấn này sẽ cho bạn một bảng có tất cả màu sắc sản phẩm và tổng giá trị doanh số cho những sản phẩm này như dưới đây:

Tin rằng với hướng dẫn chi tiết từng bước trong bài viết này, các bạn đã có thể trích xuất dữ liệu dạng bảng từ Power BI Service sáng Excel. Vẫn còn rất nhiều nội dung thú vị và kiến thức sẽ được cập nhật thường xuyên, đừng quên đón đọc tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:

https://exceleratorbi.com.au/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.