Top 9 công cụ phân tích dữ liệu trong Excel bạn cần biết trong năm 2025

Excel là công cụ quen thuộc với những ai làm công việc phân tích, thống kê, tổng hợp dữ liệu. Có thể nói, Excel cung cấp một khả năng mạnh mẽ trong hoạt động phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, bạn có biết rằng bên trong Excel có đến 9 công cụ khác nhau để phục vụ cho mục đích này.

1. Excel là gì? Vì sao bạn nên sử dụng Excel để phân tích dữ liệu?

Excel là một phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft. Công cụ này nổi tiếng với khả năng quản lý, xử lý và phân tích dữ liệu linh hoạt. Nhờ giao diện trực quan, công cụ mạnh mẽ và kho hàm đa dạng, Excel trở thành lựa chọn hàng đầu khi phân tích dữ liệu.

Excel là công cụ phân tích dữ liệu vô cùng phổ biến

Những ưu điểm của Excel trong hoạt động phân tích dữ liệu?

• Phổ biến và dễ học: Hầu như ai cũng đã từng làm quen với Excel, giúp việc triển khai và chia sẻ dữ liệu trở nên dễ dàng.
• Tích hợp công cụ phân tích mạnh mẽ: PivotTable, Power Query, Power Pivot và Data Analysis Toolpak hỗ trợ xử lý dữ liệu phức tạp.
• Tương thích nhiều nguồn dữ liệu: Có thể kết nối dữ liệu từ file CSV, SQL, Google Sheets, hệ thống ERP…
• Chi phí hợp lý: So với các phần mềm BI chuyên dụng, Excel có mức chi phí thấp, dễ tiếp cận cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

2. Các công cụ phân tích dữ liệu trong Excel

2.1 PivotTable

PivotTable là một trong những công cụ mạnh nhất trong Excel. Nó dùng để tổng hợp và phân tích dữ liệu lớn chỉ với vài thao tác kéo thả đơn giản. Bạn có thể nhóm dữ liệu theo nhiều tiêu chí, tính tổng, trung bình hoặc tạo báo cáo tóm tắt nhanh chóng.

Cách sử dụng PivotTable trong Excel:

• Chọn vùng dữ liệu, vào Insert > PivotTable.
• Kéo các trường (Field) vào khu vực Rows, Columns, Values để sắp xếp dữ liệu.
• Dùng Value Field Settings để thay đổi cách tính (Sum, Count, Average...).

2.2 Slicer

Slicer là công cụ lọc dữ liệu trực quan, thường đi kèm với PivotTable. Thay vì chọn lọc bằng menu phức tạp, Slicer hiển thị các nút bấm giúp bạn lọc dữ liệu chỉ bằng một cú click.

Cách sử dụng:

• Chọn PivotTable hoặc bảng, vào Insert > Slicer.
• Chọn trường muốn tạo bộ lọc.
• Bấm vào nút lọc trên Slicer để xem dữ liệu tương ứng.

2.3 Power Query (Get & Transform Data)

Power Query sẽ giúp bạn kết nối và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn như cơ sở dữ liệu, web, hoặc file CSV. Nó mạnh ở chỗ có thể làm sạch, gộp và biến đổi dữ liệu mà không cần viết code.

Cách sử dụng:

• Vào Data > Get & Transform Data.
• Chọn nguồn dữ liệu (From File, From Web, From Database…).
• Dùng giao diện Query Editor để xóa, lọc, gộp, hoặc biến đổi dữ liệu trước khi tải về Excel.

2.4 Power Pivot

Power Pivot cho phép xây dựng mô hình dữ liệu phức tạp với nhiều bảng, liên kết dữ liệu giống như trong cơ sở dữ liệu SQL. Công cụ này còn hỗ trợ ngôn ngữ DAX để tính toán nâng cao.

Cách sử dụng:

• Kích hoạt Power Pivot Add-in (File > Options > Add-ins).
• Dùng Manage để tạo quan hệ giữa các bảng.
• Viết công thức DAX trong Power Pivot để tạo các cột hoặc measure tùy chỉnh.

2.5 Data Analysis Toolpak

Đây là một add-in của Excel cung cấp nhiều công cụ thống kê như hồi quy (Regression), t-test, ANOVA, Histogram… rất hữu ích cho dân phân tích dữ liệu và nghiên cứu.

Cách sử dụng:

• Vào File > Options > Add-ins, bật Analysis Toolpak.
• Sau đó, vào Data > Data Analysis và chọn công cụ bạn muốn (ví dụ Regression).
• Nhập vùng dữ liệu và tham số cần thiết để chạy phân tích.

2.6 Sparklines

Sparklines là những biểu đồ siêu nhỏ được chèn trực tiếp vào ô dữ liệu, giúp bạn quan sát xu hướng mà không cần tạo biểu đồ lớn.

Cách sử dụng:

• Chọn ô cần tạo Sparkline, vào Insert > Sparklines.
• Chọn loại (Line, Column hoặc Win/Loss).
• Chỉ định vùng dữ liệu và nhấn OK.

2.7 Hàm (Functions)

Excel có hàng trăm hàm tích hợp hỗ trợ tính toán và phân tích, từ cơ bản như SUM, AVERAGE, COUNT đến nâng cao như VLOOKUP, XLOOKUP, IFERROR.

Cách sử dụng:

• Ví dụ dùng hàm SUMIF: =SUMIF(A2:A10, ">100", B2:B10) để tính tổng giá trị ở cột B khi cột A > 100.
• Sử dụng Insert Function (fx) trên thanh công cụ để tìm hàm phù hợp.

2.8 Conditional Formatting

Conditional Formatting giúp làm nổi bật các giá trị quan trọng bằng cách định dạng màu sắc hoặc biểu tượng theo điều kiện. Ví dụ: tô đỏ ô nào có giá trị âm.

Cách sử dụng:

• Chọn vùng dữ liệu, vào Home > Conditional Formatting.
• Chọn quy tắc như Highlight Cell Rules hoặc tạo New Rule.
• Tùy chỉnh màu sắc và điều kiện.

2.9 What-If Analysis & Solver

Đây là nhóm công cụ mô phỏng tình huống và tối ưu hóa. What-If Analysis (Goal Seek, Scenario Manager) giúp bạn trả lời câu hỏi "nếu giá trị A thay đổi thì B sẽ ra sao?". Solver thì tìm giá trị tối ưu dựa trên ràng buộc.

Cách sử dụng:

• Vào Data > What-If Analysis để chọn Goal Seek hoặc Scenario Manager.
• Để dùng Solver, cần bật add-in Solver (File > Options > Add-ins).
• Thiết lập mục tiêu, biến số và ràng buộc rồi bấm Solve.

3. Các mẹo và kỹ thuật nâng cao khi phân tích dữ liệu bằng Excel

Để phân tích dữ liệu hiệu quả, ngoài việc nắm vững các công cụ cơ bản, bạn nên áp dụng thêm các mẹo và kỹ thuật nâng cao. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tạo ra báo cáo chuyên nghiệp hơn.

Định dạng bảng trong Excel là một cách thao tác dữ liệu hiệu quả

3.1 Sử dụng Table để quản lý dữ liệu

Chuyển dữ liệu sang định dạng Table giúp Excel tự động nhận dạng vùng dữ liệu, hỗ trợ lọc/sắp xếp và tự cập nhật công thức khi thêm dòng/cột.

• Cách làm: Chọn vùng dữ liệu > Insert > Table.
• Table cũng cho phép đặt tên (Name) để dễ sử dụng trong hàm hoặc biểu đồ.

3.2 Kết hợp hàm nâng cao

Ngoài các hàm cơ bản, bạn nên kết hợp các hàm nâng cao để tạo ra phân tích phức tạp hơn:

• INDEX + MATCH: Thay thế VLOOKUP, linh hoạt hơn.
• TEXT, LEFT, RIGHT, MID: Xử lý chuỗi ký tự.
• IF + AND/OR: Điều kiện logic nâng cao.

3.3 Tạo Dashboard với PivotChart và Slicer

Dashboard là công cụ trực quan hóa dữ liệu, giúp người xem nắm bắt thông tin nhanh. Bạn có thể:

• Tạo PivotTable và thêm PivotChart.
• Gắn Slicer hoặc Timeline để lọc dữ liệu tương tác.

3.4 Tận dụng phím tắt và Macro

• Phím tắt (Ctrl + Shift + L, Ctrl + T, F4...) giúp tăng tốc độ làm việc.
• Macro cho phép ghi lại thao tác lặp lại và tự động hóa quy trình phân tích.

3.5 Kết hợp Power Query + Power Pivot cho dữ liệu lớn

Với dữ liệu nhiều triệu dòng, hãy dùng Power Query để làm sạch và Power Pivot để mô hình hóa. Sự kết hợp này biến Excel thành công cụ BI thu nhỏ.

4. Tài nguyên học thêm về Excel

Excel không chỉ là công cụ bảng tính đơn thuần, mà còn là "vũ khí" phân tích dữ liệu cực kỳ mạnh mẽ. Dù bạn là dân văn phòng, chuyên viên phân tích dữ liệu hay chủ doanh nghiệp nhỏ, Excel luôn là lựa chọn đáng tin cậy. Một số tài nguyên học thêm về Excel mà bạn có thể tham khảo như Exceljet, trang web cung cấp mẹo và công thức Excel, Excel Campus, website hướng dẫn Excel từ cơ bản đến nâng cao. Ngoài ra, bạn còn có thể tham khảo các khóa học tại Udemy hay Skillshare, Youtube hay các blogger trên internet.

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy các khóa học Excel miễn phí trên internet

Mong rằng với những chia sẻ trên đây của BAC, các bạn đã phần nào hiểu được vai trò của Excel trong phân tích dữ liệu. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
Internet

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp