Top 5 tính năng phần mềm quản lý công việc bạn sẽ cần trong năm 2023

Các phần mềm quản lý công việc có thể cải thiện quy trình làm việc của một cá nhân và hiệu quả của nhóm. Tuy nhiên, phần mềm này phải bao gồm các tính năng phù hợp để đáp ứng các loại hiệu quả mà bạn đang cố gắng đạt được. Dưới đây là 6 tính năng tạo ra những lợi ích đáng kể cho các nhóm thuộc mọi quy mô.

1. Tính năng nhiệm vụ phụ (subtask)

Mặc dù, một danh sách việc cần làm đơn giản có thể liệt kê các nhiệm vụ riêng lẻ nhưng mỗi nhiệm vụ vốn có trọng số như nhau. Các tính năng nhiệm vụ con cho phép người dùng gán các nhiệm vụ để lồng vào các nhiệm vụ khác. Các nhiệm vụ phụ có thể ở dạng danh sách kiểm tra trong nhiệm vụ, các nhiệm vụ phụ thuộc được kết nối trong biểu đồ Gantt hoặc chúng có thể có cấu trúc khác. Tính năng này cho phép người dùng vạch ra các bước riêng lẻ phải thực hiện để tác vụ lớn hơn khởi chạy thành công.

Nhiệm vụ phụ trên công cụ quản lý Wrike

Các nhiệm vụ con đưa ra một biểu diễn trực quan về tiến trình của một nhiệm vụ. Hãy tưởng tượng một sản phẩm mới phải trải qua ba vòng lập kế hoạch với sự phê duyệt sau mỗi vòng. Điều này giúp cả người dùng cá nhân và bất kỳ bên liên quan nào có thể có quyền truy cập kiểm tra nhanh mà không làm gián đoạn quy trình công việc.

2. Cảnh báo và thông báo

Cảnh báo và thông báo có thể nhắc người dùng về ngày đến hạn sắp tới, mục quá hạn và phê duyệt cần chú ý. Các công cụ quản lý tác vụ hiện sử dụng một số phương thức giao tiếp phổ biến khác nhau để cảnh báo

Thông báo trong ứng dụng Airtable

• Email nhắc nhở về các nhiệm vụ
• Thông báo biểu tượng ứng dụng
• Tin nhắn
• Thông báo ứng dụng di động trên màn hình chính
• Lời nhắc trong ứng dụng

Những công cụ này giúp các cá nhân nhớ rằng họ có nhiệm vụ sắp đến hạn hoặc họ nợ chủ sở hữu nhiệm vụ một hành động. Chúng còn giúp nâng cao việc sử dụng công cụ quản lý tác vụ, công cụ này có lợi thế kép là giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn và nhắc nhở mọi người sử dụng phần mềm.

3. Báo cáo và phân tích

Bảng điều khiển báo cáo và công cụ phân tích giúp người quản lý dự án và người dùng phần mềm quản lý tác vụ hiểu rõ hơn về năng suất của họ hàng ngày và trong suốt quá trình thực hiện dự án. Điều này đặc biệt hữu ích cho người dùng phần mềm quản lý tác vụ, vì các tác vụ thường biến mất khỏi danh sách sau khi hoàn thành.

Báo cáo của Atlassian Jira

Bảng điều khiển báo cáo và phân tích có thể giúp hiển thị tiến độ hướng tới mục tiêu tổng thể và đưa việc hoàn thành nhiệm vụ trong ngày vào bối cảnh so với dữ liệu lịch sử hoặc dữ liệu nhóm.

4. Tự động hóa và quy trình công việc

Các công cụ tự động hóa và quy trình làm việc hoạt động trên cơ sở kích hoạt và hành động. Người dùng chỉ định trình kích hoạt trong phần mềm chẳng hạn như mục được gắn thẻ được chuyển từ trạng thái “đang hoạt động” sang trạng thái “đang xem xét” và một hành động sẽ được thực hiện khi đạt được trình kích hoạt chẳng hạn như mục được gửi đến người quản lý để phê duyệt.

Nói cách khác, đối với những ví dụ này, quá trình tự động hóa sẽ hướng dẫn phần mềm quản lý tác vụ tự động thông báo cho người quản lý khi nó sẵn sàng để xem xét.

Quy trình làm việc trong Asana

Tự động hóa tiết kiệm thời gian cho các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại. Trong trường hợp trước, nó giúp tiết kiệm thời gian chuyển đổi ứng dụng và gửi nội dung qua email cho người quản lý để phê duyệt. Mặc dù, việc gửi một email có thể mất chưa đầy một phút nhưng tác động tích lũy của việc gửi thông báo đó nhiều lần một ngày trong suốt nhiều năm giúp tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể và đó là chưa kể chi phí thời gian cho việc gián đoạn tập trung thường xuyên.

Tự động hóa cũng được ghi nhận để giữ cho các dự án đi đúng hướng trong trường hợp mọi người có thể quên gửi một mục để phê duyệt hoặc theo dõi mục đó. Thông báo thường có thể được đặt để nhắc nhở người phê duyệt về các nhiệm vụ chưa hoàn thành của họ.

5. Công cụ trực quan hóa nhiệm vụ

Mặc dù, phần mềm quản lý tác vụ đơn giản nhất duy trì một danh sách các tác vụ cần hoàn thành, danh sách này dễ dàng bị sao chép trong bảng tính hoặc trên giấy. Để thêm giá trị ngoài chế độ xem danh sách, nhiều công cụ quản lý tác vụ cung cấp một số phương pháp trực quan hóa để nâng cao cách các nhóm có thể đánh giá tiến độ của dự án.

Chế độ xem lịch Scoro

Hãy tìm phần mềm quản lý tác vụ bao gồm hình ảnh trực quan phù hợp nhất với loại công việc bạn làm. Có lẽ việc xem ngày đến hạn của nhiệm vụ trong lịch là hữu ích nhất. Các nhóm khác có thể tìm thấy lợi ích từ biểu đồ Gantt, biểu đồ này hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ con, đồng thời có thể cho biết tiến trình giữa các nhiệm vụ phụ phụ thuộc vào nhau như thế nào.

Một hình ảnh phổ biến khác là bảng kanban, cung cấp cho mỗi nhiệm vụ một thẻ mà một người có thể di chuyển đến các danh sách khác nhau trên bảng cho biết các trạng thái hoàn thành khác nhau

6. Tích hợp để kết nối các ứng dụng

Thế giới kỹ thuật số ngày càng phát triển của chúng ta dựa vào kết nối giữa các ứng dụng để giúp chúng ta đảm bảo các ưu tiên được căn chỉnh phù hợp và hoàn thành công việc đúng hạn. Nhiều ứng dụng quản lý tác vụ kết nối với các công cụ phần mềm rất hữu ích khác giúp các nhóm giao tiếp, nhắc nhở người dùng về các tác vụ chưa hoàn thành và tạo điều kiện chia sẻ dữ liệu.

Tích hợp Slack của Trello

Hãy tìm phần mềm quản lý tác vụ tích hợp trực tiếp với các ứng dụng kinh doanh và năng suất mà bạn đã sử dụng. Xem xét liệu phần mềm quản lý tác vụ có thể gửi cảnh báo đến phần mềm cộng tác của bạn hay không, chẳng hạn như Slack hoặc Teams. Bạn có thể tự động thêm ngày đến hạn vào Lịch Google của mình hoặc tích hợp với công cụ xử lý văn bản như Microsoft Word không?

Nếu phần mềm quản lý tác vụ của bạn không có tích hợp riêng với phần mềm được sử dụng nhiều nhất, chẳng hạn như phần mềm CRM, HR hoặc ERP, thì nhóm của bạn có thể nên hỏi về tích hợp API. Nhà phát triển phần mềm có năng lực sẽ có thể kết nối với API và xây dựng các công cụ đơn giản để kết nối dữ liệu của bạn.

Có thể nói, sự gia tăng của các phần mềm là một nhu cầu thiết yếu. Những lợi ích mà chúng mang đến cho người sử dụng, doanh nghiệp hay tổ chức là điều không thể phủ nhận. Hy vọng qua bài viết này các bạn có thể tìm ra công cụ phù hợp với mình. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp