Một Business Analyst (BA) luôn phải giải quyết rất nhiều công việc như lên kế hoạch, trình bày ý tưởng, quản lý dự án, phân tích dữ liệu, khảo sát và đánh giá, cộng tác với các đối tác, đội nhóm, … đó là một khối lượng công việc lớn và đòi hỏi rất nhiều kỹ năng. Để đảm bảo thực hiện tốt những công việc đó và trở thành một BA chuyên nghiệp thì không thể thiếu đi các công cụ hỗ trợ hiện đại dưới dạng các phần mềm. Dưới đây chúng tôi tổng hợp 10 công cụ hữu ích dành cho các Business Analyst trong năm 2020 để các bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng, nâng cao hiệu quả làm việc của bản thân và doanh nghiệp.
1. Microsoft Office Suite
Là một trong những phần mềm cơ bản nhưng lại vô cùng thiết yếu cho mọi lĩnh vực, nghề nghiệp, đối với cả Business Analyst. Mặc dù khá cơ bản nhưng để ứng dụng nó một cách hiệu quả thì cũng cần luyện tập và tìm tòi. Gồm những phần mềm:
Đây dường như là phần mềm đơn giản nhất trong MS Office Suite, nhưng để sử dụng nó một cách hiệu quả thì không hề dễ. Trong suốt hơn 20 năm phát triển MS Word vẫn luôn giữ được giá trị của nó bởi rất nhiều tài liệu, dữ liệu được lưu trữ dưới dạng Word, bên cạnh đó đây còn là một phần mềm xử lý từ ngữ phổ biến được rất nhiều nhà đầu tư sử dụng, vì thế các BA phải làm quen với việc sử dụng phần mềm đơn giản này.
Microsoft Word
- Tính năng:
- Tích hợp kiểm tra chính tả và từ điển
- Bảo mật tài liệu riêng tư bằng mật khẩu
- Các tính năng khác như Macros, Word Art, sắp xếp bố cục,…
Phân tích dữ liệu cũng là một phần rất quan trọng của Business Analyst và có rất nhiều dạng lưu trữ,sử dụng dữ liệu như bảng tính, nghiên cứu xu hướng theo dữ liệu, biểu đồ, ma trận dữ liệu, … tất cả những nhiệm vụ này có thể được thực hiện một cách hiệu quả bởi MS Excel. Nếu bạn có thể thông thạo phần mềm này, bạn sẽ nắm được một sức mạnh về phân tích dữ liệu, xây dựng các thuật toán và các chức năng về tài chính.
Microsoft Excel
- Tính năng:
- Hỗ trợ tính toán bằng bảng tính
- Hỗ trợ ngôn ngữ lập trình macro
- Cho phép sử dụng sử liệu từ các nguồn bên ngoài
MS Visio là một tiện ích được các BA sử dụng để nắm bắt và trình bày các ý tưởng dưới dạng tiện ích kinh tế và sự tác động của người dụng.
Microsoft Visio
- Tính năng:
- Tạo các biểu đồ UML
- Chuẩn bị biểu đồ luồng quy trình
- Tạo các mẫu dữ liệu
- Xây dựng kiến trúc biểu đồ
2. Biz Agi – https://www.bizagi.com/?lang=en
Biz Agi là một trong những phần mềm công cụ miễn phí cung cấp cho người dùng khả năng tạo các bản thiết kế, các sơ đồ, quy trình làm việc, quy trình xử lý tài liệu BPMN, sắp xếp các nguồn tài nguyên và quản lý dự án hiệu quả. Biz Agi có giao diện rất dễ sử dụng và hiện đại, như các công cụ Office khác, nó giúp người dùng có thể nhanh chóng làm quen và làm việc. Điều đặc biệt của Biz Agi nằm ở việc có thể xuất dữ liệu dưới nhiều dạng như Word,PDF, Visio, hình ảnh hoặc xuất sang web, tích hợp tính năng Sharepoint để có thể đồng bộ hóa dự án dễ dàng.
Công cụ Biz Agi
- Tính năng:
- Bizagi Modeler được dùng để vẽ sơ đồ
- Hỗ trợ file các dạng Word, PDF, Wiki, Share Point
- Cung cấp nền tảng tự động hóa nhanh
3. Version One Lifecycle – http://info.versionone.com/v1-trial-free.html
Đây là một trong những công cụ BA tốt nhất bởi khả năng tích hợp các nguồn mở rộng về công cụ phát triển phần mềm và ứng dụng doanh nghiệp. Version One Lifecycle có những tính năng hữu dụng cho BA như:
Công cụ Version One Lifecycle
- Tính năng:
- Phù hợp với việc phát triển phần mềm nhanh
- Linh động trong việc mở rộng quy mô nhóm, không gian làm việc, portfolio và địa điểm
- Cho phép phân tích dự án nâng cao để đưa ra quyết định dựa trên thực tế
- Thiết kế Agile Data Mart
- Tự động hóa quyết định thông quá các vòng lặp của phần mềm
- Người dùng có thể ngay lập tức cập nhật các thuộc tính của dự án thông qua Inline
4. Axure – https://www.axure.com/
Axure cung cấp khả năng tạo các sơ đồ khung, nguyên mẫu và tài liệu. Công cụ này dành cho các ứng dụng dựa trên web và máy tính.
Công cụ Axure
- Tính năng:
- Axure RP tạo ra các dự án dưới dạng HTML và cung cấp liên kết để chia sẻ
- Cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tệp cùng lúc
- Có thể sử dụng trên Microsoft IIS với cơ sở dữ liệu MySQL hoặc Microsoft SQL Server
- Tạo và duy trì các thư viện widget
Tham khảo thông tin hướng dẫn sử dụng Axure RP 8
5. Blue Print – http://www.blueprintsys.com/try-storyteller/
Blue Print giúp các BA và doanh nghiệp xây dựng ứng dụng tốt hơn, cho phép tổ chức các chiến lược kinh doanh bằng cách triển khai các công nghệ thông tin.
Công cụ Blue Print
- Tính năng:
- Đảm bảo các quy định phải được tuân thủ
- Giúp giảm rủi ro CNTT bằng cách xác định và tiêu chuẩn hóa việc sử dụng thông qua các xác nhận
- Hỗ trợ chuyển đổi tổ chức
- Bảng điều khiển dễ sử dụng và công cụ báo cáo phong phú
- Giúp các nhà quản lý nhận được báo cáo và phân tích về dự án trong danh mục đầu tư
6. SWOT – http://i-swot.com/
Công cụ hay phương pháp phân tích SWOT là một kỹ năng rất phổ biến được sử dụng cho việc đánh giá trong kinh tế. SWOT được sử dụng trong hầu hết các giai đoạn trước khi một doanh nghiệp phát hành sản phẩm, đưa ra kế hoạch kinh doanh, lập chiến lược Marketing, dựa trên việc đánh giá các yếu tố nội bộ và ngoại cảnh ảnh hưởng đến chất lượng của họ. Từ đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu rồi đưa ra các cơ hội và thách thức dành cho doanh nghiệp. Một BA cần phải nắm chắc công cụ này để có thể nghiên cứu một cách đầy đủ, cơ bản nhất về doanh nghiệp của mình để đưa ra các ý tưởng mới kịp thời và hiệu quả.
Phương pháp SWOT
- Tính năng:
- Là một trong những công cụ có tính bảo mật nhất
- Cho phép tải và lưu các phân tích dưới dạng file XML
- Cho phép xuất và xem tệp dạng .png
7. Wrike – http://wrike.com/
Wrike được thành lập từ năm 2006 bởi Andrew Filev, Wrike Work Management là một công cụ quản lý thời gian làm việc rất hiệu quả dành cho các BA, giúp giảm thiểu chi phí trong các dự án phân tích. Wrike cho phép người dùng quản lý và theo dõi các dự án, thời hạn, lịch biểu và các quy trình xử lý công việc thông qua phần mềm dưới dạng dịch vụ, ngoài ra các người dùng còn có thể cộng tác với nhau.
Công cụ Wrike
- Tính năng:
- Xây dựng khối cốt lõi
- Đề xuất form và tự động hóa
- Chỉnh sử và quản lý trực tiếp các tệp
- Cho phép xem lịch trình dự án
- Cân bằng tài nguyên và theo dõi hiệu suất
- Báo cáo nhóm, báo cáo dự án
- Thành viên có thể theo dõi lịch trình và lập kế hoạch, quản lý ngân sách
8. Balsamiq – https://balsamiq.com/download/
Balsamiq là một công cụ xây dựng nhanh các khuôn mẫu, giúp các doanh nghiệp có thể làm việc nhanh và hiệu quả hơn bởi tiện ích tổ chức các dự án online, khả năng làm việc từ xa và cộng tác về UX Design giữa các nhóm với client.
Công cụ Balsamiq
- Tính năng:
- Chia sẻ, trình bày các mockup với liên kết dạng PDF
- Tạo mẫu, kiểm soát và tái sử dụng các thư viện
- Xây dựng giao diện người dùng nhanh và trực quan
- Cho phép xây dựng wireframe
- Cho phép thử nghiệm các nguyên mẫu để kiểm tra hiển thị và khả năng sử dụng
- Thư viện mở của các điều khiển tương tác
- Rất nhiều lựa chọn điều khiển và biểu tượng người dùng
Tham khảo: hướng dẫn sử dụng Balsamid 3
9. Heptalysis – http://www.heptalysis.com/index.htm
Heptalysis là một phần mềm giải pháp dùng cho việc lập kế hoạch và phân tích các doanh nghiệp, dự án kinh tế. Các chuyên gia tư vấn sử dụng Heptalysis như một công cụ để đánh giá các dự án mới, tìm ra các điểm nổi bật và các khu vực cần phải nâng cấp. Đây là một trong những phần mềm mà BA không nên bỏ qua để khai thác tối đa khả năng của mình.
Công cụ Heptalysis
- Tính năng:
- Hỗ trợ đánh giá thị trường
- Hoạt động như một công cụ tài chính
- Cho phép phân tích lợi nhuận tiềm năng của bất kỳ doanh nghiệp nào
- Cung cấp ký quỹ an toàn cho người dùng
10. Modern Requirements – bit.ly/39TfPAL
Modern Requirements được xem là một trong những công cụ BA hàng đầu. Phần mềm này cung cấp các yêu cầu cộng tác, định nghĩa và phân tích. Modern Requirements DeVops là một phần mềm mở rộng dựa trên trình duyệt Microsoft Azure DevOps. Các chuyên gia còn sử dụng phần mềm như một phương tiện để lưu trữ dữ liệu.
Công cụ Modern Requirement
- Chức năng:
- Lập bảng kế hoạch, bảng điều khiển tùy chỉnh
- 3 mô hình trực quan: Sơ đồ, Mock-up, Use Case
- Tài liệu Online – Smart Docs
- Tạo tài liệu tùy chỉnh
- Đánh giá và phê duyệt trực truyến bằng eSignature
- Tái sử dụng các Requirement và đánh giá tác động
- Thử nghiệm tự động hóa và tạo User Story
- Hỗ trợ các phương pháp BABOK, BABOK Agile, Scrum, Agile, CMMI và Hybrid
Bài viết tham khảo: guru99.com
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.
Ban biên tập nội dung BAC