Tổng hợp kiến thức về Entity Relationship Diagram (ERD)

Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) là một mô hình dữ liệu mô tả cách các thực thể (khái niệm/sự vật) liên quan đến nhau. Khi được tạo ra bởi một nhà phân tích nghiệp vụ hoặc người dùng doanh nghiệp, ERD có thể được sử dụng để hiểu lĩnh vực kinh doanh, làm rõ các thuật ngữ và kết nối các khái niệm kinh doanh với cấu trúc cơ sở dữ liệu.

Về cơ bản, ERD sẽ hiển thị trực quan cách các thuật ngữ trong bảng thuật ngữ được liên kết với nhau. Chúng đặc biệt hữu ích trong việc làm rõ các mô hình thông tin của cơ sở dữ liệu quan hệ và giúp người dùng doanh nghiệp hiểu cấu trúc cơ sở dữ liệu ở mức độ cao và không có chi tiết. 

Bài viết này sẽ nói về ERD hoặc biểu đồ quan hệ thực thể, cách thức hoạt động từ góc độ kinh doanh và lý do tại sao chúng rất có giá trị đối với người dùng doanh nghiệp và các nhà phân tích nghiệp vụ. ERD là gì? ERD là một mô hình dữ liệu mô tả cách một thực thể hoặc khái niệm liên quan đến nhau. Vì vậy, đây là hai khái niệm cần được tạo ra.

Hầu hết các bản vẽ ERD đầu tiên mà bạn thấy có thể là một mạng nhện lộn xộn gồm các hộp, mũi tên, đường kẻ, chi tiết, ngôi sao và đủ thứ. 

Thực tế là hầu hết trong số đó, nếu không phải tất cả, đều là đầu ra được tạo tự động hiển thị các chi tiết vật lý của cơ sở dữ liệu, trái ngược với các khái niệm trừu tượng được thiết kế cẩn thận giúp chúng ta khái niệm hóa,  thảo luận và thực hiện cách các khái niệm kinh doanh có thể liên quan với nhau. Đó chính xác là cùng một cú pháp, ngữ nghĩa và kỹ thuật mô hình chính xác, cùng một kỹ thuật mô hình hóa nhưng theo những cách rất khác nhau. Chúng ta sẽ nói về cách thực hiện nó từ cách tập trung vào kinh doanh xem xét các khái niệm kinh doanh cấp cao và mối quan hệ giữa chúng.

Trên thực tế, những gì bạn đang làm trong ERD là hiển thị một cách hợp lý mối quan hệ giữa các khái niệm và những gì bạn cần biết về các yếu tố dữ liệu quan trọng về chúng như một người dùng doanh nghiệp. Đây là một công cụ giúp truyền đạt cách thông tin được lưu trữ và cách các doanh nghiệp nhìn nhận các mối quan hệ.

Ví dụ, khái niệm kinh doanh sẽ là gì? Nó có thể là đơn đặt hàng của khách hàng. Một khách hàng có thể có nhiều hơn một đơn đặt hàng và một đơn đặt hàng có thể có nhiều hơn một khách hàng không? Thường thì không. Thông thường, khách hàng có thể đặt hàng nhiều lần. Điều này thật tuyệt vời, nhưng thông thường một đơn đặt hàng phải có một và chỉ có một khách hàng. Đó là là mối quan hệ.

Nó có thể là một ứng cử viên tìm việc, một ví dụ khác thường được sử dụng. Người tìm việc và CV mà họ có thể sử dụng để xin việc. Sau đó, người quản lý tuyển dụng xem xét đơn đăng ký đó và quyết định liên hệ với họ. Một số trong số này đã đi vào quy trình, nhưng làm thế nào để một người quản lý tuyển dụng, một người tìm việc, một bản tin tuyển dụng và một CV được kết nối với nhau? Một ứng viên có thể có nhiều hơn một CV? Một trường hợp sẽ có và một số sẽ không.

Như vậy, có thể có một mối quan hệ một-một giữa CV và người tìm việc hoặc mối quan hệ một-nhiều và sau đó khi họ nộp đơn xin việc, họ phải quyết định xem họ sẽ chọn bản lý lịch nào để gửi cho đơn xin việc đó.

Đó là những cách mà chúng ta đang nói đến. Những khái niệm kinh doanh cốt lõi này là gì và chúng liên kết với nhau như thế nào? Đó là những gì ERD sẽ thể hiện từ góc độ kinh doanh.

Bây giờ, từ góc độ dữ liệu sẽ hiển thị rất chi tiết: tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu là gì, mối quan hệ giữa các bảng đó là gì? Một lần nữa, đó chính xác là ý tưởng của những gì chúng ta vừa đề cập: một-nhiều, một-một, nhiều-nhiều. Mối quan hệ giữa các bảng đó là gì và tất cả các trường được bao gồm trong tất cả các bảng đó là gì?

Đây chính là cấu trúc vật lý của cơ sở dữ liệu, là cách cơ sở dữ liệu được xây dựng. Yếu tố này rất quan trọng tuy nhiên không phải lúc nào cũng vậy. Vì có rất nhiều thứ đi vào cấu trúc vật lý của cơ sở dữ liệu được ngụ ý hoặc không liên quan từ góc độ kinh doanh và khi chúng tôi hiển thị tất cả những chi tiết đó cho người dùng doanh nghiệp của mình, họ sẽ rất khó hình dung vì sự lộn xộn và phức tạp của chúng. Thay vì vậy chúng ta có thể sàng lọc và thể hiện sự trừu tượng một cách thông minh, chu đáo, chúng ta có thể nhận được sự rõ ràng về một số đầu vào kinh doanh rất quan trọng và khái niệm kinh doanh sẽ giúp chúng ta xây dựng cơ sở dữ liệu của mình để phục vụ họ tốt hơn.

Vậy ERD bao gồm những gì? Chúng ta sẽ tìm hiểu các mô hình trực quan và một số ví dụ chính liên quan. Đầu tiên là Entity (các thực thể). Thực thể chính là sự vật, khái niệm. Những gì bạn thấy là các hộp trên mô hình này. Trong thuật ngữ lĩnh vực kinh doanh, đó là một khái niệm. Theo thuật ngữ cơ sở dữ liệu quan hệ, thực thể là các bảng.

Tiếp theo là Relationship (các mối quan hệ). Chúng là mối quan hệ kết nối các hộp với nhau. Đây là nơi chúng ta có được cái nhìn sâu sắc cách các thực thể này kết nối với nhau trong biểu đồ. Thông báo tuyển dụng có liên quan gì đến CV? Người tìm việc có mối quan hệ như thế nào với CV? Các mối quan hệ thực sự là những động từ hoặc các lượng từ liên kết các danh từ với nhau.

Cuối cùng là Attribute (các thuộc tính). Thuộc tính là chi tiết bên trong mỗi thực thể và có thể có nhiều hơn một thuộc tính. Thuộc tính cung cấp thông tin chi tiết về khái niệm. Nếu chúng ta có người tìm việc, chúng ta cần biết tên của họ hoặc chúng ta có thể cần biết ngày họ gia nhập, tình hình công việc hiện tại của họ. Đây chính là một số thuộc tính hoặc thông tin chính mà chúng ta cần lưu trữ trong khái niệm của người tìm việc.

Là một nhà phân tích phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp, làm thế nào để bạn tạo ra một sơ đồ thực thể hiệu quả? 

Dưới đây là cách thực hiện sơ đồ ERD cô Laura Brandenburg từ Bridging the Gap:

“Thông thường, nếu tôi có bảng thuật ngữ, tôi sẽ bắt đầu với bảng thuật ngữ hiện có của mình. Nếu không, tôi sẽ bắt đầu trích xuất danh từ từ các trường hợp sử dụng, các tài liệu quy trình kinh doanh hoặc từ bất kỳ tài liệu yêu cầu nào tôi có và kết hợp chúng lại với nhau đồng thời đặt chúng trong một hộp trên trang.

Tôi không thường xuyên thực hiện trong Visio. Thông thường tôi sẽ bắt đầu vẽ từ một tờ giấy trắng hoặc làm điều đó trên bảng và bắt đầu ghép những thứ này lại với nhau. Sau đó bạn sẽ nhìn vào nó, bạn sẽ có dây chéo, bạn cần phải di chuyển về phía đông và phía tây. Nếu bạn đang cố gắng làm điều đó trong Visio, thì có rất nhiều điều cần phải tìm ra trong Visio mà nó chiếm khá lớn không gian đồng thời bạn cần tìm ra “Những khái niệm nào tôi cần bao quát và mối quan hệ giữa chúng là gì?”

Vì vậy, tôi chỉ bắt đầu với những danh từ này, ghép chúng lại với nhau và bắt đầu xem xét, “Điều này có liên quan gì đến điều kia không? Và nếu có, mối quan hệ số này là gì? Có phải là một – nhiều không? Hay nhiều – một?” 

Sau đó, tôi sẽ ghép nó lại với nhau. Tôi sẽ đưa ra một bản dự thảo, và đó là một trải nghiệm mạnh mẽ hơn khi tôi xem xét ERD và sử dụng nó. Tôi không chỉ nói, “Này, nhìn tôi này! Tôi có ERD này,” mà còn nói, “Chúng tôi có một thách thức cơ bản đối với dự án này, đó là làm thế nào chúng tôi sẽ đạt được những gì các doanh nghiệp muốn trong mô hình cơ sở dữ liệu vật lý của chúng tôi,” “Không thể làm những gì họ muốn trong cơ sở dữ liệu vật lý.”

Chúng tôi chỉ đi qua đi lại và các trường hợp sử dụng mơ hồ hoặc họ không có được những mối quan hệ đó. Chúng tôi đã xem xét một phần riêng biệt vì vậy tôi đã có một cái nhìn toàn diện về tất cả các khái niệm và tất cả các mối quan hệ mà chúng tôi đang cố gắng mô hình hóa và thực hiện trong hệ thống.

Bước tiếp theo, tôi ngồi xuống với các chuyên gia chủ đề kinh doanh và các chuyên gia phát triển chính của tôi và đưa cho họ một bản in của công việc tôi đang làm, nhưng tôi nghĩ, “Đây chỉ là một ý tưởng. Đây chỉ là một bản nháp”. Và tôi nói, “Tôi nhận ra rằng nó có thể khó khăn. Nó có thể không khả thi. Chúng tôi có thể không bao giờ xây dựng điều này, nhưng chỉ trong một hoặc hai giờ tiếp theo (có thể là một cuộc họp hai giờ) hãy tạm dừng thái độ đó và bước ra tìm hiểu xem họ muốn gì. Sau đó, chúng tôi sẽ bàn về những giải pháp sau. Tôi hứa sẽ không đẩy bạn vào chân tường, nhưng chúng ta hãy đồng ý về những gì chúng ta thực sự muốn.”

Sau đó, chúng tôi vẽ lại nó trên bảng trắng. Cuối cùng, mô hình tôi tạo ra hoàn toàn là vô ích, nhưng đó là một chủ đề giúp tôi chuẩn bị, bởi vì tôi là người ít hiểu biết nhất trong phòng về lĩnh vực này.

Vì vậy, nó giúp tôi chuẩn bị để tạo ra mô hình này và giúp tôi đảm bảo rằng chúng tôi nắm chắc tất cả mọi thứ. Bằng cách đặt bản nháp lại với nhau, nó giúp họ thấy tôi đang đi đâu khi chúng tôi vẽ lên bảng trắng. Cuối cùng, bảng trắng đại diện cho một tập hợp các khái niệm hoàn toàn khác nhau. Và nó không hoàn toàn khác – một quan điểm đặc biệt, đó là một quan điểm hoàn chỉnh mà mọi người có thể nhìn thấy và nói, “Vâng. Đó là những gì chúng tôi muốn hệ thống làm.”

Điều kỳ diệu là trong vòng vài giờ, thậm chí vài ngày, ngay cả trong cuộc họp đó, các nhà phát triển sẽ nói “Đó là những gì chúng tôi có thể làm, đó là cách chúng tôi mô hình hóa. Chúng tôi chỉ cần thực hiện một chút điều chỉnh ở đây, điều chỉnh mối quan hệ ở đây. Nó thực sự không phải là vấn đề lớn.”

Nó đi từ một vấn đề lớn trong dự án đến “thực sự nó không phải là một vấn đề lớn.” Mô hình này đã giúp chúng tôi vượt qua rào cản trí tuệ trong dự án, đó là một ERD tập trung vào kinh doanh.

Đó là lý do tại sao chúng tôi sử dụng họ làm nhà phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp. Đây là một công cụ thực sự hữu ích và thậm chí có thể giúp bạn hiểu hơn về các khái niệm, vì vậy khi viết các trường hợp sử dụng, bạn nên xem xét các bước. Nên đặt ra câu hỏi điều này có phù hợp với ERD không? Mô hình dữ liệu và mô hình thông tin mà bạn yêu cầu có thực sự hỗ trợ những gì bạn muốn hệ thống có thể làm không? Nó có tạo nên những sự khác biệt lớn trong quy trình kinh doanh không? Tất cả những điều này kết hợp với nhau để xem xét các yêu cầu từ các góc độ khác nhau.

Cảm ơn đã theo dõi và ủng hộ BAC. Mong rằng những bài viết của chúng tôi sẽ giúp bạn dễ dàng hơn với sự nghiệp BA của mình. Đừng quên thường xuyên truy cập BAC’s Blog để cập nhật những kiến thức mới nhất nhé.