Tìm hiểu các kỹ thuật và công cụ chính giúp BA tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (BPR)

1. Vai trò của Business Analyst trong quá trình tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (BPR)

Các kỹ thuật và công cụ chính giúp BA tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (BPR)

• Sơ đồ quy trình và sơ đồ luồng (Process Mapping và Flowcharts) Kỹ thuật này giúp BA hình dung và biểu diễn các quy trình kinh doanh hiện tại và tương lai. Sơ đồ quy trình và biểu đồ luồng giúp hiểu rõ các bước và luồng công việc, từ đó tạo ra cơ sở để phân tích và cải tiến.
  • Việc trực quan hóa trạng thái hiện tại của các quy trình thông qua sơ đồ và bản đồ quy trình là một bước thiết yếu để có thể làm mới và tối ưu hóa chúng. Cách trình bày thông qua đồ họa sẽ giúp các bên liên quan hiểu được tổng quan quy trình công việc, xác định các điểm nghẽn và định hình chính xác các yếu tố cần cải thiện. 
  • Gap Analysis: BA sử dụng kỹ thuật Gap Analysis nhằm xác định sự chênh lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn trong tương lai. Bằng cách xác định khoảng cách, BA có thể làm nổi bật những khác biệt, tập trung vào những thay đổi cần thiết, tìm kiếm giải pháp thích hợp để thu hẹp những khoảng cách này một cách hiệu quả.
  • Phân tích SWOT: BA sử dụng phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) để đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài cũng như các cơ hội và mối đe dọa bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình tái cơ cấu. Bằng cách phân tích SWOT, BA có thể nhìn nhận toàn diện về trạng thái hiện tại và có thể bắt đầu hình dung cách cải thiện cho trạng thái tương lai. Điều này phụ thuộc vào việc tập trung vào những điểm mạnh, khắc phục nhược điểm, tận dụng cơ hội và đối phó với các mối đe dọa.

• Kỹ năng xác định điểm trì trệ (Identifying Bottlenecks): Nút thắt cổ chai (Bottlenecks) có thể là những trở ngại tiềm ẩn cản trở sự tiến bộ của tổ chức. Trong phần này, cùng BAC đi sâu vào các kỹ thuật và nguyên tắc mà Business Analyst có thể sử dụng để xác định các điểm tắc nghẽn nhé:
  • Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Những điểm nghẽn thường che giấu những vấn đề cơ bản cản trở hiệu quả. BA sử dụng các kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ để đào sâu và xác định các vấn đề cốt lõi gây ra sự chậm trễ hoặc kém hiệu quả trong quy trình. Tiếp cận bằng phương pháp này đảm bảo rằng các giải pháp được đề xuất sẽ giải quyết được nguyên nhân gốc.
  • Phân tích Pareto (Quy tắc 80/20): Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, cho thấy khoảng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. phân tích Pareto để xác định các yếu tố quan trọng nhất gây trì trệ trong quy trình nghiệp vụ. Cách tiếp cận chiến lược này giúp họ tập trung nỗ lực vào những yếu tố quan trọng nhất để đạt được hiệu quả cao nhất. 
• Bộ cung cụ hỗ trợ quá trình làm việc
  • Brainstorming: BA tổ chức Brainstorming để tạo điều kiện cho sự tham gia hợp tác của các bên liên quan và chủ sở hữu quy trình. Thông qua đó để thu thập ý kiến ​​và đề xuất từ các thành viên trong tổ chức. Phiên tòa ý tưởng giúp tạo ra các ý tưởng sáng tạo và giải pháp mới hay các phương pháp tiếp cận thay thế để giải quyết điểm tắc nghẽn hay những yếu tố kém hiệu quả đã được xác định trước.
  • Mô phỏng và tạo mẫu (Simulation and Prototyping): Trước khi thực hiện các thay đổi trong hoạt động thời gian thực, BA thường sử dụng mô phỏng và tạo nguyên mẫu để kiểm tra các quy trình được thiết kế lại trong môi trường được kiểm soát. Điều này cho phép tinh chỉnh và tối ưu hóa trước khi triển khai toàn diện.
• Đo lường hiệu quả bằng cách so sánh (Benchmarking): Để đảm bảo rằng các quy trình được thiết kế lại đáp ứng các tiêu chuẩn ngành và phương pháp thực hành tốt nhất, các BA thực hiện việc đo điểm chuẩn (Benchmarking). BA sử dụng kỹ thuật so sánh để so sánh quy trình kinh doanh hiện tại của tổ chức với các tiêu chuẩn và quy trình tốt nhất trong ngành. Điều này giúp xác định các điểm mạnh và yếu và tìm kiếm các cơ hội để cải thiện hiệu suất.