Thúc đẩy hợp tác và giải quyết xung đột thông qua các mô hình Mockup

Tất cả các nhà phân tích nghiệp vụ đã từng hoặc sẽ tham dự một cuộc họp cùng với các bên liên quan. Trong cuộc họp này diễn ra sự bất đồng quan điểm, mẫu thuẫn và không đồng tình đến mức nếu bạn đặt một màu cam vào trọng tâm, họ sẽ ngay lập tức không đồng ý về phản đối gay gắt về màu sắc đó. Nếu các bên liên quan này không thể khắc phục được sự bất đồng của họ, thì bạn có thể thử một cách tiếp cận tuyệt vời là cộng tác với các bên liên quan để tạo ra các mô hình trực quan lo-fi (lo-fi visual mockups).

Vậy làm sao để thực hiện được điều này, hãy cùng BAC tìm hiểu cách hiệu quả để thúc đẩy hợp tác và giải quyết xung đột thông qua các mô hình Mockup ngay sau đây nhé!

Khi được thực hiện đúng cách, các nhà phân tích nghiệp vụ (BA) có thể sử dụng mô hình mô phỏng này để thu hút các bên liên quan tham gia vào công cuộc hợp tác bao gồm các yếu tố sau:

Đây là những phong cách được xác định trong mô hình học tập VARK. Sử dụng phương pháp tiếp cận đa giác quan này trong phiên họp hợp tác có thể tập hợp các bên liên quan lại với nhau, ngay cả khi họ có các phong cách học tập và ghi nhớ khác nhau.

Mô hình mô phỏng Mockup có thể mô tả mọi thứ liên quan đến thay đổi kinh doanh như: giao diện phần mềm, bảng và các trường trong cơ sở dữ liệu hoặc sơ đồ quy trình. Bằng cách cộng tác tạo ra các mục này, BA có thể thu hút các bên liên quan tham gia vào một hành trình khám phá chung. Trong hành trình này, các BA có thể giới thiệu các điểm dữ liệu và thông tin mới để nhẹ nhàng chuyển các bên liên quan từ vị trí cố thủ “Tôi biết nhiều nhất” sang hợp tác chia sẻ trung lập hơn. Lãnh thổ bổ sung này có thể mang lại những khám phá về các yêu cầu và cách tiếp cận giải pháp khác nhau. Và đôi khi, nó có thể xác định điểm chung chưa từng được biết đến trước đây của các bên liên quan đối địch.

Hãy tưởng tượng bạn đã tham gia vào một ví dụ thực tế về việc sử dụng mô hình theo cách này. Trong một phiên khơi gợi, hai bên liên quan đã thông qua các quan điểm trái ngược nhau liên quan đến quy trình làm việc đơn giản. Mỗi bên liên quan đều có quan điểm và lập luận riêng. Bên liên quan số 1 lập luận rằng giải pháp cần được đưa ra chỉ khi đã hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể trước khi tiếp tục. Bên liên quan số 2 lập luận rằng việc hoàn thành nhiệm vụ đó sau sẽ linh hoạt hơn.

Lúc này bạn có các mô hình mô tả quy trình làm việc cho một quy trình tương tự và có liên quan. Các mô hình này là các trang trình bày đơn giản với ảnh chụp màn hình và văn bản gợi ra quy trình làm việc của người dùng. Bạn nhanh chóng tạo các bản sao của các mô hình đó để mô tả cách tiếp cận của từng bên liên quan. Mỗi bên liên quan có thể hướng dẫn bạn điều chỉnh mô hình của họ khi cần; sau đó, sử dụng mô hình làm công cụ hỗ trợ trực quan, bên liên quan có thể trình bày cách tiếp cận của họ hiệu quả hơn. Bằng cách so sánh chúng cạnh nhau, cả hai bên liên quan sẽ dễ dàng thấy được khả năng thích ứng, tính hợp và những thiếu sót của mỗi bên. Trong các cuộc thảo luận tiếp theo, một cách tiếp cận thứ ba đã xuất hiện và bạn đã nhanh chóng có thể mô phỏng cách tiếp cận này. Các bên liên quan đã đàm phán từ kinh nghiệm được chia sẻ và kết hợp của họ đồng thời đồng ý rằng cách tiếp cận thứ ba này sẽ đáp ứng các yêu cầu của họ.

Ví dụ thực tế sau liên quan đến việc giải quyết xung đột giữa các bên liên quan bằng mô hình mô phỏng Mockup củng cố tầm quan trọng của hình ảnh:

Các bên liên quan có thể dễ dàng hiểu mối quan hệ giữa các yêu cầu khác nhau của họ khi mô phỏng Mockup.

Các bên liên quan có thể đánh giá cao hơn các quy trình công việc của người dùng thay thế khi các mô hình mô phỏng Mockup đã làm rõ điều đó.

Các bên liên quan có thể hình dung và đồng ý về một giải pháp thỏa hiệp khi mô phỏng Mockup.

Các mô hình Mockup đã làm rõ những ưu điểm và trở ngại của từng phương pháp và làm cho lựa chọn thứ ba (thỏa hiệp) trở nên rõ ràng. Ngay cả khi các bên liên quan không đồng ý về giải pháp thỏa hiệp, các mô tả được cung cấp bởi các mô hình Mockup tạm thời sẽ làm rõ điểm bất đồng và làm rõ các ưu tiên nên được thực hiện. Đừng quên tiếp tục ủng hộ BAC bằng cách thường xuyên ghé thăm BAC's Blog nhé!