Tầm quan trọng của việc xem xét “chi phí cơ hội” trong công việc BA

Trong kinh tế học, chi phí cơ hội là một khái niệm được định nghĩa gồm những giá trị hoặc lợi ích mà tổ chức, doanh nghiệp bị mất đi khi họ chọn một phương án hay một phương án thay thế cho một phương án khác trong quá trình đưa ra các quyết định kinh doanh. Nói một cách đơn giản, nó có thể được coi là giá trị bị mất đi khi một doanh nghiệp lựa chọn giữa hai hoặc nhiều phương án thay thế. 

Từ góc độ nhà đầu tư, chi phí cơ hội sẽ luôn có nghĩa là các lựa chọn đầu tư được thực hiện sẽ dẫn đến lỗ hoặc lãi ngay lập tức trong tương lai. Chi phí cơ hội có thể được xem như một sự đánh đổi. Sự đánh đổi xảy ra trong quá trình đưa ra quyết định khi một phương án được chọn thay vì một phương án khác. 

Ví dụ, một loại gỗ có thể được sử dụng để sản xuất cả giấy và đồ nội thất. Nếu doanh nghiệp quyết định xem xét sử dụng gỗ làm đồ nội thất, thì phải từ bỏ số lượng gỗ có thể được sử dụng để sản xuất giấy. Ở đây, chi phí cơ hội của việc sản xuất đồ nội thất là số lượng giấy bị mất đi.

So sánh chi phí cơ hội rất quan trọng trong các dự án và kế hoạch phát triển sản phẩm. Thông thường, mọi hành động hoặc quyết định đều có chi phí cơ hội liên quan. Quyết định thực hiện một quá trình hành động có nghĩa là không thể theo đuổi các quá trình hành động khác (vì thời gian và ngân sách được tập trung vào quá trình hành động đã chọn).

Tại các lễ hội âm nhạc, chi phí cơ hội rất dễ tính toán và nhận biết. Nếu bạn lựa chọn xem ban nhạc A trên sân khấu chính lúc 8 giờ tối thì bạn không thể xem ban nhạc B trên sân khấu khác cùng một lúc. 

So sánh chi phí cơ hội cũng rất có giá trị khi quyết định dự án nào cần thực hiện, chức năng nào cần tập trung hoặc nhu cầu nào cần ưu tiên. Tác động của việc “không làm gì” thường được xem xét khi viết một bài báo tùy chọn, nhưng trong một số trường hợp, có thể đáng để mở rộng suy nghĩ hơn nữa và xem xét những gì khác có thể được thực hiện với thời gian và tiền bạc cho phép.

Luôn luôn cân nhắc cho và nhận khi ưu tiên các yêu cầu. Có lẽ tất cả chúng ta đều muốn bắt đầu bằng cách cung cấp các tính năng có thể mang lại lợi ích tối đa. Nhưng trên thực tế, mọi thứ không hề dễ dàng và vô cùng phức tạp? Thường có những cuộc tranh giành tài nguyên (nhiều nhóm phát triển và thử nghiệm, nguồn lực hạn chế), những thách thức ở cấp độ tổ chức (đóng băng mã, thay đổi ngân sách) và vô số các cơ hội và mối đe dọa khác nằm ngoài quỹ đạo trực tiếp của dự án.

Có thể có những trường hợp thực sự hợp lý khi làm điều có lợi thứ hai. Hãy tưởng tượng có một tập hợp các yêu cầu có mức độ ưu tiên cao. Mọi người đều đồng ý rằng những thứ đó sẽ mang lại lợi ích cao nhất. Tuy nhiên, các chuyên gia kỹ thuật cần phải làm những công việc này cũng cần phải làm một số công việc bảo trì cần thiết. Mặc dù bảo trì hệ thống và nghệ thuật ‘giữ cho đèn luôn sáng’ không bao giờ hấp dẫn bằng việc cung cấp các tính năng mới, nhưng nó vẫn cực kỳ quan trọng. 

Trong dự án, quyết định hợp lý là thực hiện các yêu cầu ưu tiên cao nhất. Tuy nhiên, cần có một chi phí cơ hội cho tổ chức. Nếu hành động đó được thực hiện, việc bảo trì sẽ bị trì hoãn. Đó có thể là một ý tưởng nguy hiểm, tùy thuộc vào bản chất của việc bảo trì. Điểm mấu chốt ở đây là việc phát triển điều tốt nhất thứ hai cho dự án có thể thực sự là điều tốt nhất cho tổ chức nói chung.

Biết những phương án quyết định nào “dễ chết”

Một số tùy chọn có sẵn cho chúng ta sẽ “chết” nếu chúng không được thực hiện. Nếu bạn đang ở sân bay và trì hoãn việc quyết định có nên lên máy bay quá lâu hay không thì tùy chọn lên máy bay đó của bạn cuối cùng sẽ biến mất (vì nó sẽ cất cánh mà không có bạn). Điều này cũng đúng tại các lễ hội âm nhạc, nếu ban nhạc A và ban nhạc B xung đột về thời gian hoặc địa điểm, thì bạn có thể đưa ra lựa chọn trực tiếp. Chọn ban nhạc A có nghĩa là bạn sẽ không thấy ban nhạc B tại lễ hội.

Những điều này khác với các quyết định ưu tiên trong đó bạn có thể thực hiện cả hai việc một cách tuần tự. Trì hoãn yêu cầu A để nhóm có thể thực hiện một số bảo trì khẩn cấp không có nghĩa là yêu cầu A sẽ không bao giờ được thực hiện… nó chỉ bị trì hoãn. Sẽ có tác động đến thời gian thực hiện lợi ích, nhưng đó không phải là quyết định 2 lựa chọn “có hoặc không”. Điều quan trọng là các loại quyết định ưu tiên này phải được tách biệt với những quyết định thực sự chỉ có một cơ hội và một cơ hội duy nhất. 

Tất cả những điều trên dẫn đến một kết luận thú vị: Một yếu tố quan trọng và thường bị bỏ qua trong vai trò của BA là hỗ trợ và thúc đẩy việc đưa ra quyết định. Cho dù đó là ưu tiên quá mức cho các dự án, yêu cầu tính năng, yêu cầu hoặc bất cứ điều gì khác, BA phải luôn sẵn sàng phân tích các quan điểm khác nhau và đảm bảo đưa ra quyết định sáng suốt nhất. 

Đảm bảo rằng chúng ta thực hiện điều này một cách có ý thức, có tính đến nhiều yếu tố (đồng thời lưu ý đến ‘chi phí cơ hội’) là rất quan trọng. Đó là một trong nhiều lĩnh vực mà BA gia tăng giá trị!

Đảm bảo rằng trong vai trò một nhà phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp bạn cần làm điều này một cách có ý thức, có tính toán và xem xét nhiều yếu tố liên quan (đồng thời lưu ý đến “chi phí cơ hội”) là rất quan trọng. Đây là một trong những yếu tố giúp BA tăng giá trị.

Hy vọng bài viết trên đã đem lại cho bạn những kiến thức hữu ích. Đừng quên xem xét chi phí cơ hội trong việc phân tích nghiệp vụ và thường xuyên truy cập BAC’s Blog để khám phá những bài viết mới nhất nhé!