Tại sao AI là người bạn đồng hành tốt nhất của các Business Analyst?

Các nhà phân tích nghiệp vụ, phải đối mặt với vô số thách thức, trong số đó không đủ kiến ​​thức về lĩnh vực và kỹ năng kỹ thuật, tính chất linh hoạt của các yêu cầu, hạn chế về thời gian và khoảng cách giao tiếp. AI có thể giúp giải quyết một số thách thức này và đây là cách thực hiện. 

 

Phân tích nghiệp vụ là quá trình đánh giá dữ liệu và yêu cầu kinh doanh để cải thiện việc ra quyết định và hiệu quả trong các dự án phát triển phần mềm. Quá trình này xác định và giải quyết các nhu cầu kinh doanh một cách có hệ thống. Trong quá trình thực hiện dự án của mình các Business Analyst gặp rất nhiều khó khăn nên AI sẽ là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực giúp các nhà phân tích nghiệp vụ hoàn thành công việc nhanh chóng và đạt hiệu quả tốt nhất. 

 

Các nhà phân tích kinh doanh đảm bảo các dự án được hoàn thành và mang lại lợi ích hữu hình cho tổ chức. Hãy cùng BAC tìm hiểu các thử thách mà các Business Analyst phải vượt qua trong một dự án nhé! 

 

Theo thống kê, quản lý yêu cầu không đầy đủ chiếm 32% thất bại của dự án phần mềm. Có một câu tục ngữ trong ngành công nghiệp máy tính là "Garbage in, garbage out" hay GIGO. Nó ngụ ý rằng đầu vào kém sẽ dẫn đến kết quả kém nếu khi bạn bắt đầu. Điều này rất đúng không chỉ đối với logic và phân tích mà còn đúng với máy tính. Điều này đặc biệt quan trọng trong phát triển phần mềm, nếu bạn không bắt đầu với tầm nhìn và tiêu chí của khách hàng, sản phẩm hoàn thiện của bạn sẽ không đáp ứng được mong đợi của khách hàng.

 

Phải nói rằng, việc thu thập và giải thích chính xác các yêu cầu từ tất cả các bên liên quan là nhiệm vụ chính của các nhà phân tích nghiệp vụ. Đây có thể là một quá trình đầy thách thức, đặc biệt đối với các dự án lớn khi có nhiều bên liên quan với các quan điểm khác nhau và có ít thời gian để khám phá. Ngoài ra, các Business Analyst thường xuyên giải quyết các trường hợp khi các bên liên quan yêu cầu thay đổi các yêu cầu ngay cả sau khi chúng đã được xác minh và phê duyệt. Những trường hợp như vậy có thể tái diễn vì cùng một nhu cầu và không phải là những trường hợp duy nhất. Những thay đổi này có thể có tác động đến nỗ lực, chi phí và tiến độ của toàn bộ dự án cũng như quá trình phân tích kinh doanh.

 

Có thể nói giao tiếp là một phần trong thức thách của các chuyên viên phân tích nghiệp vụ. Các Business Analyst cần có kỹ năng đàm phán và giải quyết xung đột để điều khiển các lợi ích xung đột của các bên liên quan. Họ phải cân bằng nhu cầu và ưu tiên của các bên liên quan để đảm bảo các thỏa thuận phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Đàm phán thành công bao gồm việc tìm ra điểm chung và thúc đẩy sự hợp tác để tạo ra mối quan hệ làm việc hài hòa.

 

Các nhà phân tích nghiệp vụ cũng phải vượt qua rào cản về tiếng Anh, những người phải đảm bảo rằng thuật ngữ kỹ thuật được dịch sang tiếng Anh để tất cả các bên liên quan có thể hiểu được. Vai trò này cũng liên quan đến truyền tải tài liệu rõ ràng và toàn diện, đòi hỏi độ chính xác và rõ ràng đối với nhiều đối tượng khác nhau. 

 

Đối với các nhà phân tích nghiệp vụ để điều hướng lợi ích cạnh tranh của các bên liên quan, khả năng đàm phán và giải quyết xung đột là rất cần thiết. Các yêu cầu và ưu tiên của các bên liên quan phải được cân bằng để đảm bảo rằng các thỏa thuận hỗ trợ các mục tiêu của công ty. Tìm được điểm trung gian và khuyến khích hợp tác là những yếu tố then chốt để đàm phán thành công, mang lại mối quan hệ làm việc tích cực.

 

Ngoài việc đàm phán, một trong những khía cạnh quan trọng nhất trong công việc của Business Analysts là giải quyết xung đột. Xung đột luôn nảy sinh trong bối cảnh thay đổi của các dự án phức tạp. Các nhà phân tích nghiệp vụ phải có khả năng giải quyết xung đột cốt lõi, phân xử xung đột giữa các bên có lợi ích khác nhau và khuyến khích giao tiếp tích cực. Ngoài việc giữ mọi thứ tốt đẹp ở nơi làm việc, việc giải quyết xung đột chủ động còn đảm bảo rằng mọi trở ngại đều được giải quyết ngay lập tức, điều này giúp nâng cao đáng kể thành công chung của dự án.

 

Các công cụ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (Natural Language Processing -  NLP) được điều khiển bởi AI có thể giúp các nhà phân tích nghiệp vụ trích xuất và hiểu các yêu cầu từ tài liệu, email và kênh liên lạc của các bên liên quan khác nhau. Những công cụ này có thể xác định các thuật ngữ, cảm xúc và mức độ ưu tiên chính, hợp lý hóa quy trình thu thập và giải thích các yêu cầu.

 

Các giải pháp dựa trên AI cũng có thể kiểm tra dữ liệu dự án trong quá khứ, phát hiện xu hướng và đưa ra các đề xuất để nâng cao quy trình thu thập yêu cầu. Nó cũng có thể đưa ra dự đoán về những khó khăn có thể xảy ra dựa trên các dự án trước đó và đưa ra các phương pháp thực tế để thu thập yêu cầu.

 

Bằng cách dịch các từ kỹ thuật sang ngôn ngữ dễ hiểu cho nhiều bên liên quan trong thời gian thực, trí tuệ nhân tạo (AI) có thể các Business Analyst giúp vượt qua rào cản ngôn ngữ. Ngược lại, các chatbot do AI điền khiển có thể hỗ trợ giao tiếp bằng cách trả lời các câu hỏi, cung cấp thông tin và hỗ trợ các bên liên quan hiểu các thông số kỹ thuật và chi tiết cụ thể của dự án.

 

AI có thể dự đoán các điểm tranh chấp có thể xảy ra bằng cách phân tích các tình huống và bất đồng trước khi cuộc đàm phán diễn ra. Bằng cách giữ lập trường chủ động, các nhà phân tích nghiệp vụ có thể giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn, điều này thúc đẩy bầu không khí làm việc hợp tác hơn.

 

AI có thể đánh giá thái độ và cách giao tiếp của các bên liên quan để xác định các tranh chấp có thể xảy ra trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng. Các chuyên viên phân tích nghiệp vụ có khả năng can thiệp và thực hiện nhanh chóng các giải pháp giải quyết tranh chấp bằng cách hiểu được cảm xúc của các tương tác.

 

AI rất hữu ích cho công việc của các Business Analyst tuy nhiên nó vẫn chỉ là một công cụ hỗ trợ phục vụ cho hiệu suất và mang lại cho nhà phân tích nghiệp vụ tốt nhất có thể. Trong quá trình thu thập yêu cầu thông qua các cuộc phỏng vấn: việc hiểu tâm trạng và vị trí của các bên liên quan là điều cần thiết. Con người vượt trội về mặt này, đọc được ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc giọng nói trong quá trình tương tác trực tiếp. AI, bị hạn chế ở các đầu vào hình ảnh tĩnh hoặc bằng văn bản, hiện thiếu khả năng quan sát này. 

 

Hơn nữa, một Business Analyst thành công luôn trau dồi cho bản thân về kiến thức hiện tại về xu hướng của ngành và kiến thức chuyên môn về chủ đề cụ thể. Sự phụ thuộc của AI vào kiến ​​thức internet, với các đợt cắt dữ liệu như tháng 9 năm 2021 đối với ChatGPT3.5 và tháng 4 năm 2023 đối với ChatGPT4 , đã đặt ra những hạn chế. Đối với một số miền bị hạn chế hoặc dự án được phân loại, trong đó các thông số kỹ thuật nội bộ khác với các quy tắc chung, AI có thể cung cấp thông tin sai lệch hoặc không chính xác. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

 

Nguồn tham khảo:
https://builtin.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp