Sức mạnh của sơ đồ trong việc truyền tải thông tin

Bạn đã bao giờ nghe câu nói “một bức tranh nói lên ngàn lời”. Trong thế giới nghệ thuật, một bức tranh có thể được sử dụng để diễn đạt ý tưởng và gợi lên cảm xúc, hoặc đơn giản chỉ để chụp lại trên bức vẽ một cái gì đó hoặc một người quan trọng nào đó. Trong thế giới chuyên nghiệp, các thợ mộc và kiến trúc sư dựa vào các bản vẽ để xây dựng theo các thông số kỹ thuật chính xác. Còn trong thế giới phân tích nghiệp vụ, mục đích của việc tạo ra một hình ảnh, hay còn được gọi là sơ đồ, là để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng mà không cần sử dụng quá nhiều từ ngữ.

 

Có nhiều loại sơ đồ khác nhau mà BA có thể sử dụng, một số loại điển hình như: thực thể (entity), hoạt động (activity), luồng dữ liệu (data flow), trình tự (sequence), use case, sơ đồ luồng (flowchart), ngữ cảnh hệ thống (system context), quy trình làm việc (workflow), đối tượng (object), thành phần (component) và UML. Tuy nhiên, trọng tâm ở đây là điều bạn muốn truyền tải tới khán giả thông qua sơ đồ và lợi ích của việc làm đó, chứ không phải cách thức hoặc loại sơ đồ nào bạn nên sử dụng để thực hiện điều đó. Vấn đề là nhấn mạnh những lợi ích trong việc sử dụng sơ đồ trong nhiều tình huống để truyền đạt thông tin có ý nghĩa và chuyển đổi các nỗ lực phân tích nghiệp vụ của bạn! Là một BA, đừng bỏ lỡ sức mạnh của sơ đồ trong việc truyền tải thông tin mà BAC chia sẻ ngay sau đây nhé!

 

Sơ đồ có thể kể câu chuyện từ nhiều góc độ khác nhau. Ví dụ, chúng có thể được sử dụng để xác nhận hiểu biết của chúng ta về các quy trình hoặc để xác định các giao diện hệ thống. Sơ đồ có thể minh họa kết nối giữa hệ thống và mạng. Chúng có thể giúp giải thích các quy trình phức tạp hay mô tả quy trình làm việc, các quy trình nghiệp vụ và tương tác hệ thống. Sơ đồ có thể giúp xác định tính năng nằm nào trong phạm vi và ngoài phạm vi dự án. Chúng cũng có thể giúp thiết lập hoặc xác nhận sự hiểu biết giữa nhà phân tích nghiệp vụ và các bên liên quan theo cách mà lời nói hoặc tài liệu không thể làm được.

 

Sơ đồ có thể giúp xác nhận yêu cầu bằng cách minh họa những gì cần xảy ra trong hệ thống hoặc quy trình làm việc. Chúng cũng có thể được sử dụng để mô hình hóa cấu trúc cơ sở dữ liệu và mô tả luồng dữ liệu. Các sơ đồ có thể bỏ qua những thuật ngữ chuyên ngành rối ren hoặc giải thích dài dòng bằng lời nói hay tài liệu và đi đến điểm mấu chốt một cách đơn giản nhất. Khi bạn xem xét tất cả các lợi ích, sức mạnh của một sơ đồ là không thể phủ nhận!

 

Sơ đồ có thể được sử dụng làm bản thiết kế cho các điều kiện trong quá khứ, hiện tại hoặc tương lai. Ví dụ, các sơ đồ từ quá khứ có thể giúp giải thích tại sao các quy trình hoặc thủ tục lỗi thời lại có thể tồn tại.

 

Bao nhiêu lần bạn đã gặp câu hỏi “Tại sao chúng ta làm điều này?”. Câu trả lời thông thường là “Bởi vì chúng ta luôn làm như vậy”. Quả thực điều này không bao giờ giải quyết được vấn đề.

Nếu có thể du hành quay trở lại quá khứ để tài liệu hóa một quy trình bằng cách sử dụng một sơ đồ để trong hiện tại, bạn hoặc bất kỳ ai khác cũng có thể dễ dàng trả lời bất kỳ câu hỏi "tại sao" nào của một quy trình hoặc thủ tục. Để ngăn chặn và tránh sự thiếu sót thông tin cho các câu hỏi trong tương lai thì hãy sơ đồ hóa quy trình của bạn!

 

Mặc dù bạn và các bên liên quan của bạn có thể rất quen thuộc với các nhiệm vụ và quy trình làm việc được sử dụng trong một quy trình nghiệp vụ cụ thể, nhưng vẫn có ích nếu bạn dành thời gian để miêu tả các sơ đồ "hiện trạng" hiện tại. Các sơ đồ này vô cùng hữu ích để minh họa các tương tác hiện tại giữa các tác nhân và hệ thống cũng như chỉ ra các tác vụ thủ công có thể là mục tiêu cho việc cải tiến quy trình hoặc hệ thống. sơ đồ trạng thái hiện tại (“as-is” diagrams) cũng có thể đóng vai trò như một công cụ tài liệu quý giá. Các nhân viên mới và kiểm toán viên đều có xu hướng đánh giá cao thông tin được truyền đạt trong sơ đồ.

 

Ngoài ra, việc xây dựng sơ đồ cho các hệ thống doanh nghiệp hiện tại và quy trình liên quan đến các bên liên quan có thể giúp chứng minh nhu cầu cần thiết cho các thủ tục bằng tài liệu văn bản tốt hơn. Sơ đồ trạng thái hiện tại (Current state diagrams) cũng có thể giúp chỉ ra các chỉ số hiệu suất chính khi đề xuất các thay đổi. Ví dụ như khi so sánh trạng thái tương lai được đề xuất với trạng thái hiện tại, các nhiệm vụ thủ công tốn thời gian sẽ có nhiều khả năng bị loại bỏ. Việc có sẵn các sơ đồ này ngay trong tầm tay của bạn có thể làm nổi bật các cơ hội cải tiến này, giúp nhiệm vụ tối ưu hóa thời gian hoặc tiết kiệm chi phí (hay bất kỳ sự khác biệt nào khác) trở nên dễ dàng hơn để ghi nhận.

 

Các sơ đồ trạng thái tương lai (“to-be” diagrams) có thể giúp làm sáng tỏ lộ trình cho những thay đổi sắp tới, cho dù đó có thể là một quy trình nghiệp vụ, một thành phần hệ thống hay một hệ thống kinh doanh mới hoàn toàn. Chẳng hạn như chúng có thể giúp xác định những thay đổi của hệ thống và lập kế hoạch cải tiến giao diện kỹ thuật, từ đó tránh được lỗi hệ thống trong tương lai. Chúng cũng có thể giúp xác nhận sự hiểu biết của bạn về những thay đổi sắp xảy ra đối với các quy trình và từ đó lập kế hoạch phù hợp. Thêm vào đó sơ đồ còn giúp xác định các quy trình nghiệp vụ có thể trở nên lỗi thời. Sơ đồ trạng thái trong tương lai cũng có thể giúp tổ chức tập trung vào các thay đổi được lên kế hoạch và chỉ định hoặc thông báo các quyết định để điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

 

Là một BA, sơ đồ phải là một trong những công cụ mạnh nhất trong tài liệu phân tích nghiệp vụ. Bạn nên đơn giản hóa vấn đề và sử dụng một sơ đồ để truyền tải thông tin mong muốn một cách rõ ràng nhất có thể. Lợi ích của một sơ đồ có thể được cảm nhận trên tất cả các cấp độ của tổ chức, giao tiếp trên các cấp độ kiến thức và hiểu biết khác nhau. sơ đồ có thể làm rõ thông tin cho các bên liên quan và các nhà phân tích kinh doanh cũng như xác nhận hoặc cải thiện sự hiểu biết hiện có và thông báo các thay đổi trong tương lai. 

 

Vấn đề là sử dụng sơ đồ để truyền đạt thông tin mong muốn theo cách rõ ràng nhất có thể. Lợi ích của sơ đồ có thể được ứng dụng ở tất cả các cấp của tổ chức, giao tiếp giữa các cấp độ kiến thức và hiểu biết khác nhau. Hy vọng bài viết trên đã phần nào truyền cảm hứng cho bạn dành chút thời gian trong dự án để vẽ sơ đồ nhằm chiếm ưu thế trong việc truyền đạt thông điệp của bạn nhanh chóng nhất.