Trong bối cảnh môi trường kinh doanh thay đổi từng ngày, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với áp lực tối ưu hóa hoạt động, cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu suất. Tuy nhiên, việc thay đổi một cách mù quáng mà không hiểu rõ gốc rễ của cách vận hành hiện tại có thể dẫn đến những rủi ro không lường trước được. Đó là lúc mô hình phân tích Sơ đồ AS IS và Sơ đồ TO BE trở thành công cụ đắc lực, được xem là mô hình kinh doanh thiết yếu cho mọi sáng kiến cải tiến liên tục.
 
Bài viết này BAC sẽ giúp bạn hiểu sâu sắc về hai khái niệm này, sự khác biệt giữa chúng và cách chúng phối hợp để định hình thành công cho doanh nghiệp.
 

1. Sơ đồ AS IS (Trạng thái hiện tại) là gì?
Sơ đồ AS IS là một công cụ trực quan mô tả chính xác trạng thái hiện tại của một quy trình kinh doanh, cho biết công việc hiện đang được thực hiện như thế nào và luồng thông tin di chuyển ra sao trong tổ chức. Việc xây dựng bản đồ này đòi hỏi bạn phải thu thập thông tin thực tế từ mọi bước liên quan, thời gian hoàn thành mỗi bước và những người chịu trách nhiệm thực thi.
 
Mục đích cốt lõi của sơ đồ AS IS: Mục đích chính của phân tích AS IS không phải là để ngay lập tức tìm ra giải pháp, mà là thiết lập một đường cơ sở (baseline). Nếu bạn không biết mình đang bắt đầu từ đâu, bạn sẽ rất khó định hướng được đích đến. Sơ đồ này cung cấp một bức tranh toàn cảnh để bạn có thể:
Mục đích cốt lõi của sơ đồ AS IS
  • Nhận diện các điểm nghẽn (bottlenecks) làm chậm tiến độ công việc.
  • Phát hiện các khu vực lãng phí thời gian, tiền bạc hoặc tài nguyên.
  • Xác định những lỗ hổng, rủi ro cao và các bước kém hiệu quả trong vận hành.
  • Tạo cơ sở đánh giá khi sáp nhập doanh nghiệp hoặc tuân thủ các tiêu chuẩn quy định mới.
Để có một bản đồ AS IS chính xác, bạn cần kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu như phỏng vấn trực tiếp các bên liên quan, quan sát trực tiếp quy trình, gửi khảo sát bằng văn bản và tổ chức các cuộc họp nhóm để xác nhận chéo thông tin. Một quy tắc vàng khi lập tài liệu là luôn đảm bảo tính chính xác tuyệt đối với những gì đang diễn ra, tránh dựa dẫm vào lời kể của một cá nhân duy nhất.
 
2. Sơ đồ TO BE (Trạng thái tương lai) là gì?
Nếu AS IS cho bạn biết "bạn đang ở đâu", thì sơ đồ TO BE chính là câu trả lời cho "bạn muốn đi đến đâu". Sơ đồ TO BE phác thảo cách thức quy trình nên được thực hiện hoặc dự định sẽ hoạt động trong tương lai, sau khi các cải tiến đã được áp dụng.
Sơ đồ TO BE mang lại các lợi ích gì?

Giá trị mà sơ đồ TO BE mang lại:
 
  • Đóng vai trò như một lộ trình (roadmap): Nó xác định rõ các mục tiêu của tổ chức và những bước cụ thể cần thực hiện để đạt được trạng thái lý tưởng đó.
  • Mô phỏng và kiểm thử: Vẽ ra sơ đồ TO BE cho phép bạn lập mô hình và dự đoán tác động của bất kỳ sự thay đổi nào trước khi thực sự triển khai. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được viễn cảnh làm mọi thứ trở nên tồi tệ hơn do thay đổi thiếu cơ sở.
  • Nhận diện cơ hội tự động hóa: Thông qua việc thiết kế quy trình tương lai, bạn có thể dễ dàng nhìn ra những tác vụ thủ công có thể được thay thế bằng các hệ thống tự động, từ đó giải phóng sức lao động.
  • Thuyết phục các bên liên quan: Một bản đồ trực quan về tương lai giúp những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi hiểu rõ bức tranh lớn, từ đó bạn có thể ghi nhận phản hồi và nhận được sự đồng thuận của họ.
3. Cách phân biệt Sơ đồ AS IS và TO BE
Mặc dù cả hai sơ đồ đều sử dụng chung một ngôn ngữ lập bản đồ (như BPMN hoặc sơ đồ luồng bơi - swimlane) và đều hiển thị các bước của một quy trình kinh doanh, điểm khác biệt cốt lõi giữa chúng nằm ở khung thời gian (time frame) và tính chất thực tiễn.
 
  • Về khung thời gian: Sơ đồ AS IS phản ánh quá khứ và hiện tại (những gì đang được sử dụng ngay lúc này), trong khi sơ đồ TO BE hướng tới tương lai (những gì cần được thực hiện để đạt được mục tiêu mới).
  • Về bản chất: Sơ đồ AS IS mang tính chân thực, ghi lại những thói quen, cách làm việc thực tế (thậm chí là những cách làm sai lệch hoặc rườm rà). Ngược lại, sơ đồ TO BE mang tính lý tưởng hóa, thường là sự lai tạo giữa những điểm tốt nhất của quy trình hiện tại và các giải pháp thiết kế mới ưu việt hơn.
Khi đặt hai bản đồ này cạnh nhau để so sánh, bạn sẽ nhìn thấy rõ ràng khoảng trống (gap) giữa hiện tại và tương lai. Việc so sánh này sẽ chỉ ra chính xác những yếu tố nào cần thay đổi, loại bỏ hoặc thêm mới để thu hẹp khoảng cách đó.
 
4. Các bước triển khai chu trình AS IS - TO BE hiệu quả
Để cải tiến một quy trình kinh doanh thông qua mô hình này, doanh nghiệp có thể thực hiện theo một chu trình khép kín và liên tục. Dưới đây là các bước cốt lõi để hiện thực hóa sự thay đổi:
Các bước triển khai chu trình AS IS - TO BE hiệu quả
  • Bước 1: Nghiên cứu và Thu thập dữ liệu (Lập bản đồ AS IS) Xác định rõ phạm vi công việc và mục tiêu kinh doanh của bạn. Sau đó, thu thập dữ liệu về quy trình hiện tại thông qua việc quan sát, phỏng vấn và khảo sát những người đang trực tiếp làm việc. Đừng quên ghi chép lại toàn bộ các yếu tố đầu vào, đầu ra, và các cá nhân chịu trách nhiệm. Lưu ý, việc nắm bắt quy trình hiện tại một cách chính xác là điều kiện kiên quyết; một quy trình bị ghi chép sai sẽ khiến việc cải tiến trở nên vô cùng khó khăn.
  • Bước 2: Tài liệu hóa bằng công cụ chuẩn Sử dụng các tiêu chuẩn như Mô hình và Ký hiệu Quy trình Nghiệp vụ (BPMN) hoặc Sơ đồ luồng bơi (Swimlane diagrams) để phác thảo sơ đồ AS IS. Hãy giữ cho sơ đồ ban đầu đơn giản và dễ hiểu, không nên nhồi nhét quá nhiều chi tiết vụn vặt ngay từ đầu.
  • Bước 3: Phân tích khoảng trống và điểm yếu Kiểm tra sơ đồ AS IS của bạn để tìm ra các "nút thắt cổ chai" (bottlenecks), những lãng phí về thời gian, tiền bạc hoặc nguyên vật liệu, cũng như những lỗ hổng cản trở hiệu suất mong muốn.
  • Bước 4: Thiết kế Sơ đồ TO BE Dựa trên nền tảng của bản đồ AS IS, hãy tích hợp các giải pháp khắc phục điểm yếu và thiết kế nên quy trình TO BE. Đưa bản đồ này ra thảo luận với các bên liên quan để dự đoán rủi ro kinh doanh nếu áp dụng thay đổi này.
  • Bước 5: Triển khai và lặp lại Tiến hành áp dụng quy trình TO BE mới vào thực tiễn tổ chức. Theo thời gian, quy trình TO BE này sẽ lại trở thành quy trình AS IS mới của doanh nghiệp. Lúc này, bạn tiếp tục phân tích, đánh giá hiệu quả và lại vẽ ra một sơ đồ TO BE khác. Đây chính là cốt lõi của nguyên lý cải tiến liên tục.
5.Kết luận:
Cả sơ đồ AS IS và TO BE đều là những phần không thể tách rời trong hành trình cải tiến quy trình của mọi doanh nghiệp. Việc thấu hiểu thực tại qua góc nhìn khách quan của AS IS và can đảm thiết kế một tương lai tinh gọn qua TO BE không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất mà còn gia tăng sự hài lòng của khách hàng và duy trì lợi thế cạnh tranh dài hạn. Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách lấy giấy bút, hoặc mở một phần mềm vẽ sơ đồ, và phác thảo quy trình đầu tiên của doanh nghiệp bạn! Cuối cùng hãy theo dõi BAC's Blog để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!
 
Nguồn tham khảo:
Internet

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
 

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC