Scrumban là gì? Những công cụ quản lý dự án hỗ trợ Scrumban

Scrumban là sự kết hợp độc đáo giữa các phương pháp Scrum và Kanban. Thừa hưởng những ưu điểm từ cả hai phương pháp, Scrumban mang lại một giải pháp hoàn hảo. Dưới đây là những điều bạn cần biết về Scrumban và các công cụ quản lý dự án hỗ trợ phương thức này.

Scrumban là sự kết hợp giữa Scrum và Kaban

1. Phương pháp Scrumban

Scrumban là một sự kết hợp giữa hai phương pháp Scrum và Kanban. Ban đầu, Scrumban được biết đến như một bước chuyển tiếp cho các nhóm chuyển từ Scrum sang Kanban. Tuy nhiên, rõ ràng là Scrumban có thể hoạt động độc lập và mang lại những lợi thế riêng. Scrumban là một hệ thống kết hợp tính chất lặp lại của Scrum với dòng Kanban liên tục.

Điều khiến Scrumban hấp dẫn là cách nó kết hợp cách tiếp cận có cấu trúc, dựa trên sự lặp lại của Scrum với tính linh hoạt và tập trung vào công việc đang tiến hành (WIP) mà Kanban cung cấp. Các nguyên tắc hướng dẫn của Scrumban bao gồm trực quan hóa quy trình làm việc, hạn chế WIP và điều chỉnh các kế hoạch dựa trên hiệu suất và phản hồi thực tế.

Mặc dù bạn có thể giữ các vai trò Scrum truyền thống như chủ sở hữu sản phẩm (Product Owner) hoặc người quản lý scrum (Scrum Master) nhưng chúng không bắt buộc. Nhóm thường tự tổ chức và lấy các nhiệm vụ từ các công việc tồn đọng được ưu tiên. Bảng Scrumban, lấy cảm hứng từ bảng Kanban, trực quan hóa các nhiệm vụ và các giai đoạn của quy trình làm việc. Giới hạn WIP giúp các thành viên trong nhóm tập trung hoàn thành nhiệm vụ trước khi đảm nhận nhiệm vụ mới. Bằng cách đó, mọi người đều biết họ đang làm gì nhưng vẫn có chỗ cho quyền tự chủ và điều chỉnh.

2. Scrumban dành cho ai

Scrumban dành cho các nhóm coi trọng tính linh hoạt, tự phát và tự chủ. Thật vậy, đó là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn đưa ra quyết định nhanh chóng. Ngoài ra, một số dự án có yêu cầu đặc biệt cũng có thể cân nhắc như:

Scrumban phù hợp cho các nhóm linh hoạt, tự phát và tự chủ

• Các dự án có giới hạn thời gian: Lặp lại hai tuần của Scrumban là lý tưởng cho các nhóm phải đối mặt với thời hạn chặt chẽ.
• Các nhóm không thích họp mặt: Scrumban không khuyến khích việc họp mặt quá nhiều trong phòng họp sau cuộc họp lập kế hoạch ban đầu, điều này rất phù hợp với những người có kinh nghiệm, những người thích quyền tự chủ hơn và giờ làm việc tập trung hơn.
• Phân cấp phẳng: Vì Scrumban tránh các vai trò chính thức nên nó phù hợp nhất với các tổ chức nhỏ đã quen với việc thiếu cấu trúc truyền thống

Tóm lại, Scrumban là lựa chọn tốt nhất cho các nhóm có kinh nghiệm mong muốn sự sáng tạo, quyền tự chủ và lộ trình dự án trực quan.

3. Những trường hợp không nên sử dụng Scrumban

Các nhóm có tính cứng nhắc cao với các giao thức nghiêm ngặt nên tránh dùng Scrumban. Phân loại này bao gồm các ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ. Ví dụ, khuôn khổ tương đối tự do sẽ không phù hợp với các công ty chăm sóc sức khỏe tuân thủ HIPAA.

Scrumban cũng đòi hỏi sự tin tưởng sâu sắc giữa các cá nhân và một số quyền tự chủ để làm việc. Những đặc điểm này thể hiện rõ ở việc khuôn khổ này bỏ qua các thủ tục thường thấy trong Scrum. Do đó, bạn không nên sử dụng framework nếu nhóm của bạn yêu cầu giám sát liên tục.

Một số tình huống mà Scrumban có thể không phù hợp:

• Các nhóm có nhịp độ chậm hơn: Chu kỳ làm việc hai tuần của Scrumban ngắn hơn so với các khung khác, như Scrum. Việc lặp lại 14 ngày này có thể khiến bạn cảm thấy quá gò bó so với nhu cầu của mình.
• Các nhóm cấp dưới, ít kinh nghiệm: Vì hiệu quả là ưu tiên hàng đầu nên Scrumban hoạt động hiệu quả nhất với những nhân viên cấp trung trở lên, những người không cần nhiều sự chỉ dẫn.
• Khối lượng công việc không thể thương lượng: Với Scrumban, cách tốt nhất là giao một nhiệm vụ cho mỗi người trong mỗi lần lặp. Hơn nữa, danh sách nhiệm vụ rất linh hoạt vì việc kích hoạt kế hoạch có thể khiến kế hoạch tan thành mây khói. Kết quả là, khung này là một lựa chọn tồi nếu bạn muốn tuân thủ nghiêm ngặt danh sách nhiệm vụ được xác định trước.

Tổng kết, nếu nhóm của bạn không được trang bị tính độc lập, tự phát và cách tiếp cận công việc nhanh chóng, sáng tạo thì tốt nhất bạn nên tìm nơi khác

4. Các công cụ quản lý dự án mẫu hỗ trợ Scrumban

Việc chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp là điều tối quan trọng để triển khai thành công phương pháp Scrumban. Công cụ này có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn hoặc trở thành nút thắt cổ chai.

Scrumban có thể triển khai thông qua các công cụ quản lý dự án

• Monday.com

Monday.com có thể rất hữu ích trong việc triển khai phương pháp Scrumban. Công cụ này cung cấp các dạng xem Kanban để trực quan hóa quy trình làm việc và các mẫu Scrum để dễ dàng áp dụng các phần tử Scrum.

• Jira

Jira như một công cụ hàng đầu cho phương pháp Scrumban, bằng cách cung cấp sự kết hợp giữa kế hoạch có cấu trúc của Scrum và tính linh hoạt của Kanban. Nó nâng cao năng suất, đặc biệt là trong các dự án phức tạp và thúc đẩy sự tương tác nhóm tốt hơn trong các cuộc họp.

• Wrike

Wrike là một công cụ có khả năng thích ứng khi triển khai phương pháp Scrumban. Trước hết, nó hỗ trợ phương pháp tiếp cận tồn đọng Scrum, điều cần thiết cho việc lập kế hoạch, ưu tiên và phân bổ công việc. Điều này rất quan trọng đối với các nhóm muốn duy trì cách tiếp cận có cấu trúc cho các dự án của họ.

• ClickUp

ClickUp có chế độ xem bảng đơn giản, đóng vai trò như bảng Scrumban, hoàn chỉnh với chức năng kéo và thả để quản lý tác vụ dễ dàng. Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh và các tính năng sắp xếp và lọc của nó giúp tăng thêm tính linh hoạt cho quy trình làm việc của bạn.

• Businessmap (trước đây là Kanbanize)

Businessmap, trước đây gọi là Kanbanize, cung cấp nhiều tính năng giúp nó hữu ích trong phương pháp Scrumban. Businessmap cung cấp bảng Kanban nhiều lớp để trực quan hóa quy trình làm việc, điều này rất cần thiết cho hệ thống dựa trên kéo của Scrumban.

Mong rằng những thông tin được tổng hợp về Scrumban này sẽ hữu ích với bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp