Scrum cho người mới bắt đầu: Cách quản lý dự án Agile

Nếu phương pháp quản lý dự án của bạn thường dẫn đến sự chậm trễ, thông tin sai lệch và sự thất vọng, thì đã đến lúc nắm lấy Scrum, một khuôn khổ Agile mạnh mẽ và phổ biến có thể cải tiến cách bạn quản lý dự án. Scrum được áp dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp khác nhau nhờ tính linh hoạt, khả năng thích ứng và tính cải tiến liên tục.

Nguồn ảnh: ScrumAlliance

1. Scrum là gì?

Scrum là một khung quản lý dự án Agile được thiết kế để tăng cường sự hợp tác, năng suất và khả năng đáp ứng. Ban đầu nó được phát triển cho các dự án phần mềm nhưng sau đó đã được áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau do các nguyên tắc phổ quát của nó.

Khung này dựa trên tiến trình lặp đi lặp lại và gia tăng, cho phép các nhóm cung cấp các sản phẩm có giá trị cao trong các lần lặp lại ngắn, có độ dài cố định được gọi là "sprint".

2. Các thành phần chính của Scrum

• ‍Product Owner:

‍Product Owner chịu trách nhiệm xác định và ưu tiên product backlog, đây là danh sách các tính năng và nhiệm vụ cần được hoàn thành.

Với tư cách là Product Owner, bạn đóng vai trò là tiếng nói của khách hàng, chuyển các yêu cầu của họ thành các nhiệm vụ khả thi cho nhóm phát triển. Điều này có nghĩa là phải hiểu sâu sắc về mong muốn, sở thích và điểm yếu của khách hàng.

Trách nhiệm chính của Product Owner là tạo và ưu tiên Product Backlog. Hãy coi sản phẩm tồn đọng là bản đồ kho báu của bạn. Đó là một danh sách đầy đủ các tính năng, cải tiến và lỗi cần được giải quyết trong sản phẩm. Bạn chịu trách nhiệm tạo danh sách này, sắp xếp thứ tự ưu tiên và liên tục tinh chỉnh danh sách dựa trên phản hồi và yêu cầu thay đổi. Ưu tiên là chìa khóa, vì nó xác định tính năng nào sẽ được phát triển trước nhằm tối đa hóa giá trị của sản phẩm.

Nhiệm vụ thứ hai là cung cấp sự rõ ràng và định hướng. ‍Bạn cũng là chiếc la bàn chỉ cho nhóm của bạn đi đúng hướng. Bằng cách xác định các câu chuyện người dùng rõ ràng và tiêu chí chấp nhận, bạn giúp nhóm của mình hiểu những gì cần hoàn thành trong mỗi lần chạy nước rút.

Cuối cùng, các Product Owner là người đưa ra quyết định. ‍Bạn chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định kịp thời và sáng suốt trong suốt quá trình phát triển. Vì vậy, nhóm của bạn tìm đến bạn để được hướng dẫn và các quyết định của bạn có thể tác động đáng kể đến thành công của dự án.

• Scrum Master

Với tư cách là Scrum Master, bạn đội chiếc mũ của một nhà lãnh đạo thực thụ. Nhiệm vụ chính của bạn là hỗ trợ và trao quyền cho nhóm của mình, loại bỏ mọi chướng ngại vật cản trở tiến trình. Bạn đồng thời đóng vai trò là người hỗ trợ và huấn luyện viên bằng cách đảm bảo rằng nhóm tuân thủ các nguyên tắc Scrum.

Trách nhiệm chính của Scrum Master là phải đảm bảo nhóm hiểu và tuân theo các nguyên tắc của nó. Bạn tạo điều kiện cho các sự kiện Scrum, bao gồm lập kế hoạch chạy nước rút, Daily stand-up, đánh giá chạy nước rút và hồi cứu nước rút, để đảm bảo chúng có hiệu quả và năng suất.

Tiếp theo, một Scrum Master phải loại bỏ chướng ngại vật. Bạn phải liên tục xác định và loại bỏ những trở ngại cản trở sự tiến bộ của nhóm. Cho dù đó là thủ tục hành chính quan liêu hay những hạn chế về nguồn lực, hãy làm việc không mệt mỏi để tạo ra một môi trường thúc đẩy năng suất và sự sáng tạo.

Cuối cùng, bạn chính là một người huấn luyện viên và cố vấn. Bạn phải hướng dẫn và cố vấn cho nhóm của mình trong việc áp dụng các phương pháp Agile, tăng cường cộng tác và liên tục cải thiện hiệu suất của họ. Thúc đẩy khả năng tự tổ chức để các thành viên trong nhóm của bạn có thể làm chủ công việc của họ.

• Nhóm phát triển

Nhóm phát triển là một nhóm tự tổ chức và liên chức năng chịu trách nhiệm cung cấp các sản phẩm gia tăng. Họ ước tính, lập kế hoạch và hoàn thành các nhiệm vụ trong mỗi lần chạy nước rút. Là thành viên của nhóm phát triển, bạn đang tự tổ chức, tự nắm lấy chức năng chéo và cam kết với các mục tiêu Sprint.

• Lập kế hoạch Sprint

Vào đầu mỗi Sprint, nhóm tiến hành một cuộc họp lập kế hoạch Sprint. Trong cuộc họp này, họ chọn các mục từ product backlog và xác định cách chúng sẽ được hoàn thành trong Sprint.

Lập kế hoạch Sprint là rất quan trọng trong khuôn khổ Scrum. Đó là nơi Product Owner và Development team hợp tác để thiết lập lộ trình cho giai đoạn nước rút sắp tới. Cuộc họp lập kế hoạch chạy nước rút đóng vai trò là lộ trình cho nước rút, cung cấp phương hướng và trọng tâm cho nhóm phát triển.

Các mục tiêu chính của nó là:

Xác định mục tiêu Sprint:

‍Ở giai đoạn này, bạn, với tư cách là một thành viên trong nhóm, cùng với Product Owner, thiết lập các mục tiêu chạy nước rút rõ ràng. Các mục tiêu này phù hợp với tầm nhìn của sản phẩm và ưu tiên các hạng mục có giá trị nhất từ sản phẩm tồn đọng.

Chọn user stories:

‍Trong quá trình lập kế hoạch chạy nước rút, nhóm sẽ xem xét các mục từ sản phẩm tồn đọng và quyết định những mục nào sẽ được đưa vào lần chạy nước rút sắp tới. Development team xem xét năng lực và khả năng của Sprint khi đưa ra lựa chọn này.

Chia nhỏ nhiệm vụ:

Khi các câu chuyện của người dùng được chọn, nhóm sẽ chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể quản lý được. Sự phân tách này giúp ước tính các nỗ lực một cách chính xác và đảm bảo quy trình làm việc trôi chảy trong suốt quá trình chạy nước rút.

Ước tính nỗ lực:

Là một thành viên trong nhóm, bạn nên tham gia ước tính nỗ lực cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ. Điều này giúp xác định phạm vi của Sprint và liệu nó có phù hợp với năng lực của nhóm hay không.

• Đứng dậy hằng ngày

Các cuộc họp độc lập hàng ngày hoặc cuộc họp nhóm hàng ngày là các cuộc họp ngắn nơi các thành viên trong nhóm cung cấp thông tin cập nhật trạng thái, thảo luận về tiến độ và xác định các rào cản tiềm ẩn.

Chúng được thiết kế để thúc đẩy sự hợp tác, minh bạch và cải tiến liên tục. Họ thiết lập giai điệu cho tiến trình trong ngày và giữ cho nhóm scrum đồng bộ.

Cập nhật tiến độ hàng ngày:

‍Điều này liên quan đến việc chia sẻ thông tin cập nhật ngắn gọn về những gì bạn đã đạt được kể từ lần đứng lên cuối cùng, những gì bạn dự định đạt được trong lần đứng lên tiếp theo và mọi trở ngại tiềm ẩn mà bạn đang gặp phải.

Phối hợp và liên kết:

‍Bằng cách lắng nghe trạng thái của mọi người, nhóm đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang, cho phép cộng tác liền mạch và xác định bất kỳ tắc nghẽn hoặc phụ thuộc tiềm ẩn nào.

Ra quyết định nhanh:

Đứng lên tạo cơ hội để thảo luận và đưa ra quyết định nhanh chóng để vượt qua các chướng ngại vật và giữ cho nước rút đi đúng hướng.

• Đánh giá Sprint

Đánh giá Sprint là một sự kiện sôi nổi, nơi bạn và nhóm của mình trình bày công việc đã hoàn thành và thu thập phản hồi có giá trị. Sơ kết Sprint phục vụ nhiều mục đích, tất cả đều nhằm thúc đẩy sự hợp tác và cải tiến liên tục:

Thể hiện công việc đã hoàn thành:

Ở giai đoạn này, bạn giới thiệu mức tăng sản phẩm đạt được trong giai đoạn chạy nước rút. Điều này cung cấp cho các bên liên quan một đại diện hữu hình về tiến độ đạt được.

Thu thập thông tin phản hồi:

Trong quá trình đánh giá, các bên liên quan có cơ hội đưa ra phản hồi về công việc đã hoàn thành, điều này cung cấp thông tin cho các lần lặp lại trong tương lai và đảm bảo phù hợp với nhu cầu của họ.

Điều chỉnh Product Backlog:

Dựa trên phản hồi nhận được, Product Owner cập nhật sản phẩm tồn đọng, thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các mục để phản ánh các yêu cầu và mức độ ưu tiên đang phát triển.

• Cải tiến Sprint

‍Cuộc họp cải tiến Sprint được thiết kế để phản ánh hiệu suất của nước rút và xác định các khu vực cần cải thiện. Đó là một khía cạnh thiết yếu của cải tiến liên tục trong Scrum. Mục đích của hồi tưởng Sprint là để cùng nhau học hỏi và phát triển. Các lộ trình chính là:

Phản ánh về Sprint:

‍Bạn và đồng đội của mình phải suy nghĩ về những thành công, thách thức và quy trình tổng thể của Sprint, thúc đẩy một môi trường minh bạch và tin cậy.

Xác định cơ hội cải tiến:

‍Nhóm xác định các hành động hoặc thay đổi cụ thể có thể nâng cao hiệu suất, hiệu quả và chất lượng sản phẩm trong tương lai.

Kỷ niệm thành tích:

‍Đây là giai đoạn tôn vinh những thành tựu của cá nhân và tập thể trong quá trình hồi tưởng..

3. Ưu điểm của Scrum

‍Scrum là một lựa chọn phổ biến để quản lý dự án vì nó mang lại nhiều lợi ích như:

• Tăng tính linh hoạt:

‍Scrum cho phép thay đổi và điều chỉnh trong suốt dự án, cho phép các nhóm thích ứng với các yêu cầu và ưu tiên đang phát triển.

• Hợp tác tốt hơn:

‍Với các lần Daily stand-up và các vòng phản hồi thường xuyên, Scrum thúc đẩy giao tiếp và cộng tác trong nhóm.

• Giao hàng nhanh hơn:

Bản chất lặp đi lặp lại của Scrum dẫn đến việc phát hành thường xuyên các sản phẩm gia tăng, cho phép chuyển giao giá trị nhanh hơn cho khách hàng.

• Phương pháp lấy khách hàng làm trung tâm:

Scrum ưu tiên nhu cầu của khách hàng thông qua sản phẩm tồn đọng, đảm bảo các tính năng có giá trị nhất được cung cấp trước tiên.

• Chất lượng cao:

Các quy trình kiểm tra và xem xét thường xuyên trong Scrum góp phần cải thiện chất lượng sản phẩm và ít lỗi hơn.

3. Làm thế nào để nắm bắt sự phát triển Agile

• Giáo dục và huấn luyện đội ngũ:

Đảm bảo tất cả mọi người tham gia vào quá trình phát triển, bao gồm các thành viên trong nhóm, người quản lý và các bên liên quan, hiểu các nguyên tắc và thực tiễn của Agile.

Tiến hành các buổi đào tạo, hội thảo và cung cấp tài nguyên để thúc đẩy sự hiểu biết chung về các khái niệm Agile.

• Bắt đầu nhỏ và lặp lại:

Bắt đầu bằng cách áp dụng Agile trong một dự án hoặc nhóm thí điểm nhỏ. Điều này cho phép bạn học hỏi và thích nghi mà không áp đảo toàn bộ tổ chức. Ngoài ra, hãy sử dụng quá khứ để liên tục cải thiện và tinh chỉnh các phương pháp Agile của bạn khi bạn tiến về phía trước

• Thành lập các nhóm chức năng chéo:

Tạo các nhóm tự tổ chức và đa chức năng với các kỹ năng đa dạng để tăng cường cộng tác và cho phép họ mang lại giá trị từ đầu đến cuối mà không cần phụ thuộc vào bên ngoài.

• Áp dụng Scrum:

Chọn một khuôn khổ Agile cụ thể như Scrum phù hợp với nhu cầu của tổ chức của bạn và bắt đầu triển khai các hoạt động, vai trò và nghi lễ của nó.

• Trao quyền cho nhóm:

Tin tưởng nhóm của bạn đưa ra quyết định và nắm quyền sở hữu công việc của họ. Khuyến khích quyền tự chủ và thúc đẩy một môi trường nơi mà sự sáng tạo và đổi mới có thể phát triển.

• Phá vỡ rào cản:

Thúc đẩy giao tiếp cởi mở và cộng tác giữa các nhóm và phòng ban khác nhau để phá vỡ các rào cản và thúc đẩy ý thức về mục đích chung.

• Thực hiện phát triển lặp lại:

Cung cấp các phần nhỏ giá trị trong các lần lặp lại ngắn, cho phép phản hồi và cải tiến liên tục.

• Tập trung vào giá trị khách hàng:

Giữ khách hàng ở trung tâm của quá trình phát triển của bạn. Liên tục xác nhận sản phẩm của bạn với khách hàng và các bên liên quan để đảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu của họ.

Tóm lại, Scrum là công cụ thay đổi cuộc chơi để quản lý dự án, đưa ra cách tiếp cận có cấu trúc nhưng linh hoạt nhằm thúc đẩy sự hợp tác, hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách nắm bắt khuôn khổ Scrum và các nguyên tắc của nó, bạn có thể giải quyết các dự án phức tạp một cách dễ dàng hơn, thích ứng với các thay đổi một cách liền mạch và luôn mang lại giá trị cho khách hàng.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.businessanalysisschool.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp