Process flowcharts cải thiện hoạt động doanh nghiệp như thế nào?

Có một số giá trị cần thiết khi xây dựng hoặc điều hành một doanh nghiệp thành công, một trong số đó là thực hiện cải tiến liên tục. Để làm điều này, các doanh nghiệp sẽ phải thường xuyên kiểm tra các quy trình nghiệp vụ và tìm cách làm cho chúng hiệu quả hơn. Trong thời gian thực hiện, các nhà phân tích nghiệp vụ cần sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật, bao gồm cả việc sử dụng lưu đồ quá trình (Flowchart). Nếu bạn chưa quen với Flowchart, thì về cơ bản chúng là biểu đồ trực quan hóa các quy trình, hệ thống và hoạt động của doanh nghiệp.

Flowchart là một trong những loại lưu đồ phổ biến nhất. Lưu đồ quy trình là một biểu diễn đồ họa của quy trình kinh doanh hoặc hoạt động dưới dạng sơ đồ. Lưu đồ sẽ chứa tất cả các thông tin cần thiết về quy trình. Nó sẽ giải thích cách quy trình hoạt động, các bước trong quy trình là gì, những sự kiện nào có khả năng thay đổi kết quả và nhiều chi tiết khác. Bằng cách sử dụng sơ đồ quy trình đúng cách, doanh nghiệp có thể phân tích các quy trình hiện tại của mình một cách nhanh chóng và toàn diện hơn, đồng thời xác định các cơ hội để cải tiến. Cùng BAC tìm hiểu process flowcharts cải thiện hoạt động doanh nghiệp như thế nào bạn nhé?

Để hoạt động hiệu quả, tất cả các cá nhân trong một tổ chức cần hiểu vai trò và nhiệm vụ của mình phù hợp như thế nào trong toàn bộ hoạt động. Nếu một bánh răng không hoạt động bình thường, nó có thể làm giảm hiệu quả của các nhóm, phòng ban hoặc thậm chí là toàn bộ công ty. 

Để tạo điều kiện cho các nhóm hoạt động hiệu quả, phải có sự giao tiếp phù hợp. Và một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng lưu đồ quy trình là nó chính là một công cụ giao tiếp rất hiệu quả.

 

Flowcharts rất dễ hiểu đồng thời giải thích chính xác những gì sẽ xảy ra trong từng phần của quy trình và xác định rõ các bước tiếp theo. Điều này cho phép nhóm người tham gia phát triển sự đồng thuận về nhiệm vụ của họ và cách họ tương tác với những người khác. Khi hiểu rõ hơn về toàn bộ quy trình, nhân viên sẽ thực hiện công việc hiệu quả hơn. 

 

Sự hiểu biết được chia sẻ này cũng cho phép nhóm xác định rõ hơn những điểm không hiệu quả trong quy trình. Sau khi được xác định, nhóm có thể hợp tác để đưa ra những thay đổi hiệu quả.

Sự hiểu biết chung này cũng cho phép các nhóm xác định rõ hơn những điểm không hiệu quả trong quy trình. Sau khi xác định, nhóm có thể hợp tác cùng nhau để đưa ra những thay đổi hiệu quả.

Lưu đồ được thiết kế phù hợp có thể cải thiện đáng kể việc quản lý thời gian của một tổ chức. Nhà phân tích nghiệp vụ có thể bao gồm khoảng thời gian cần thiết cho từng giai đoạn của quy trình, cho phép những người liên quan hiểu rõ hơn về thời gian của từng bước. Điều này có thể làm cho việc lập kế hoạch và quản lý thời gian dễ dàng hơn nhiều. Và, với sự phối hợp và sắp xếp thời gian tốt hơn, các quy trình được tăng tốc, cho phép các tổ chức tập trung vào giá trị mà họ cung cấp cho khách hàng.

 

Sơ đồ quy trình cũng có thể giúp doanh nghiệp xác định quy trình nào mất nhiều thời gian nhất và thay đổi các bước hoặc loại bỏ hoàn toàn một số bước. Lưu đồ giúp bạn nhìn thấy bức tranh lớn toàn cảnh hơn nhờ đó cung cấp cho bạn một góc nhìn mới về từng bước, thời gian cần thiết và giá trị mà nó mnag lại.

Một trong những kỹ thuật lâu đời nhất khi giải quyết vấn đề là tạo ra một hình ảnh trực quan. Lưu đồ không chỉ thể hiện hoạt động kinh doanh mà còn là một công cụ rất hiệu quả để giải quyết vấn đề.

 

Bằng cách sử dụng lưu đồ, bạn có thể chia nhỏ vấn đề một cách hiệu quả ở các mức độ chi tiết khác nhau. Chia nhỏ sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn rõ ràng hơn về những thách thức, cũng như các giải pháp tiềm năng có thể triển khai. Vì sơ đồ được hình dung trực quan nên chúng có thể là một công cụ giao tiếp cực kỳ hiệu quả cho phép người tham gia đạt được sự đồng thuận nhanh hơn.

 

Ngoài ra, bằng cách cung cấp chế độ xem từ trên xuống của toàn bộ quy trình, việc xác định vấn đề tiềm ẩn trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Sử dụng các câu và đoạn văn là một cách để giải thích cách thức hoạt động của một quy trình, nhưng việc viết và truyền đạt cho người khác là vô cùng kém hiệu quả. Những tài liệu này chắc chắn sẽ dài và khó hiểu. 

 

Và đó là lúc các lưu đồ quy trình xuất hiện. Chúng cung cấp một biểu diễn trực quan về quy trình. Điều này không chỉ cho phép bạn hiểu rõ hơn về chính quy trình đó, mà vì bạn còn có thể liên kết một lưu đồ quy trình với những lưu đồ khác, chúng cũng giúp bạn hiểu cách thức quy trình phù hợp với toàn bộ hệ thống. 

 

Ngay cả những hệ thống phức tạp nhất – đòi hỏi hàng đống giấy tờ để giải thích tất cả các bước khác nhau – cũng có thể được mô phỏng lại một cách trực quan dưới dạng sơ đồ. Thay vì cố gắng lọc tài liệu để tìm các bước bạn cần, bạn có thể chỉ cần làm theo đường dẫn của flowchart.

Hình ảnh và sơ đồ trực quan là một cách hiệu quả để truyền đạt thông tin đến người đọc một cách nhanh chóng. Bằng cách chia nhỏ các bước kinh doanh phức tạp thành một sơ đồ đơn giản, mọi người có thể nhìn thấy toàn bộ quá trình một cách trực quan.  Điều này giúp tránh xung đột và làm rõ bất kỳ sự nhầm lẫn tiềm ẩn nào.

Với flowchart, bạn hoàn toàn có thể xác định rõ từng bước trong quy trình. Không có chỗ cho sự mơ hồ, vì mỗi bước trong quy trình sẽ liên quan đến tất cả các chi tiết cần thiết để hoàn thành. Nhân viên chịu trách nhiệm về các bước cụ thể trong quy trình sẽ hiểu đầy đủ về trách nhiệm của họ và những người khác tham gia vào quy trình cũng vậy.

 

Sự minh bạch về trách nhiệm này được thể hiện trong sơ đồ sử dụng swimlanes. Swimlanes mô tả trách nhiệm của từng người, nhóm hoặc bộ phận cụ thể trong quy trình, cung cấp sự rõ ràng và minh bạch. Những biện pháp này giúp đảm bảo rằng không có sự đổ lỗi khi có vấn đề xảy ra trong quy trình. Không có chỗ cho sự mơ hồ hoặc ẩn nấp sau lưng người khác. Lưu đồ giúp đảm bảo rằng mọi cá nhân tham gia hoàn toàn hiểu nhiệm vụ mà họ phải thực hiện. 

Sự hiện diện của sơ đồ quy trình giúp nhân viên thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của họ một cách nhất quán. Về cơ bản, nó đảm bảo rằng quy trình nghiệp vụ của bạn hoạt động giống như một cỗ máy được bôi trơn tốt.

 

Lưu đồ cung cấp hướng dẫn chi tiết về những gì sẽ xảy ra trong mỗi bước của quy trình. Điều này đảm bảo rằng bất kỳ ai có quyền truy cập vào lưu đồ đều có thể xác định và thực hiện nhiệm vụ của họ. Do đó, ngay cả khi các nhân viên tham gia đến quy trình thay đổi, kết quả vẫn sẽ nhất quán. Điều này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng thuê nhân viên mới và ngay lập tức đưa họ vào quy trình. Tính nhất quán là chìa khóa giúp doanh nghiệp thực hiện các cải tiến. 

 

Tính nhất quán là chìa khóa để giúp các doanh nghiệp thực hiện các cải tiến. Đảm bảo rằng các quy trình của bạn phù hợp và doanh nghiệp có thể cải thiện mức năng suất và hướng tới tăng trưởng. Nó cũng giúp cho sự phối hợp trong quy trình dễ dàng hơn và giảm sự lao lực của nhân viên.

Một trong những cách quan trọng nhất mà sơ đồ quy trình có thể giúp cải thiện doanh nghiệp là giúp toàn bộ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Ngay cả khi bạn bắt đầu thiết kế flowchart, nó buộc bạn phải đánh giá từng bước một một cách cẩn thận. Hãy suy nghĩ về tất cả các chi tiết quan trọng của mỗi bước và cách mỗi bước phù hợp với các bước khác trong quy trình. Bằng cách hình dung thậm chí thử nghiệm những ý tưởng này dưới dạng flowchart. Nó cho phép bạn ghi lại và quan sát kết quả của bất kỳ bước mới nào trong quy trình.

 

Kết quả thường là một sự gia tăng đáng kể về hiệu quả, vì toàn bộ hình ảnh trực quan giúp dễ dàng xác định nơi quy trình có thể được cải thiện. Điều này làm tăng mức năng suất, giảm chi phí và tiết kiệm thời gian. Sử dụng lưu đồ quy trình là một trong những cách dễ dàng nhất mà doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả. 

 

Như vậy, việc sử dụng flowchart trong một tổ chức có thể mang lại những giá trị to lớn. Và vì mục tiêu số một của nhà phân tích nghiệp vụ là tạo ra giá trị, nên điều quan trọng là bạn phải biết cách tạo sơ đồ quy trình đúng cách. Đừng quên ủng hộ và thường xuyên truy cập BAC’s Blog để tham khảo thêm nhiều thông tin bổ ích hơn nhé!