Power BI cơ bản cho người mới bắt đầu

Power BI Desktop là một trong những công cụ đa năng của Microsoft. Trong khi làm việc tại của sổ Query Editor bạn sẽ gặp khá nhiều khó khăn khi lần đầu tiếp cận. Dưới đây là danh sách các thao tác thường được sử dụng mà một người mới học Power BI cần biết.

Các thao tác xử lý Power BI cơ bản cho người mới bắt đầu

Các thao tác dưới đây sẽ yêu cầu bạn kết nối một vài tệp dữ liệu. Các dữ liệu này đều miễn phí, bạn có thể tải về hoạc kết nối trực tuyến. Tệp đầu tiên là một file Excel, bạn có thể tải về tại đây hoặc một tệp nữa có nguồn tại Website mà bạn có thể kết nối tại đây

1. Kết nối dữ liệu

Thao tác đầu tiên và cũng là quan trong nhất khi học Power BI chính là kết nối dữ liệu. Để kết nối đến dữ liệu trong Power BI Desktop bạn chọn “Get Data” từ menu Home. Lúc này, Power BI sẽ cho bạn một danh sách các định dạng file dữ liệu mà phần mềm hỗ trợ.

Lựa chọn định dạnh file dữ liệu mà bạn muốn kết nối

Đây chỉ là danh sách rút gọn với những kiểu dữ liệu phổ biến, để xem tất cả các kiểu bạn chọn More. Số lượng này tương đối lớn, bạn có thể tham khảo tất cả tại đây.

Xem thông tin của từng bảng và chọn bảng cần thao tác

Hãy bắt đầu bằng file Excel thường dùng, chọn file mà bạn đã tải về ở trên. Lúc này các bảng trong file sẽ được hiển thị tại cửa sổ, bạn có thể chọn chỉnh sửa (Edit) hoặc tải lên (Load). Chọn chỉnh sửa cho từng bảng riêng biệt trước khi tải lên sẽ rất hữu ích với các dữ liệu lớn và nhiều bảng.

Power BI hỗ trợ lấy dữ liệu từ nhiều nguồn

Đối với các kiểu dữ liệu khác bạn có thể tham khảo bằng cách chọn More tại “Get Data”. Trong phần trên, chúng ta cần lấy thông tin từ một bảng trên một trang web. Vì vậy, chọn “Web” và chèn đường dẫn ở trên vào. Bạn có thể xem bài viết chi tiết về Hướng dẫn kết nối dữ liệu trong Power BI Desktop

2. Chỉnh sửa và kết hợp dữ liệu

Power BI cung cấp trình Edit Query giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa và kết hợp nhiều kiểu dữ liệu với nhau. Bạn có thể xem ví dụ thực tế đã được BAC trình bày rất chi tiết về Hướng dẫn chỉnh sửa và định hình dữ liệu trong Power BI Desktop.

Trong bài viết trên, tất cả các thao tác đều đã được thực hiện và hướng dẫn rất chi tiết. Nhìn chung, đối với các bạn lần đầu sử dụng Power BI sẽ không quá lạ lẫm với các thao tác như click chọn hãy các nút chức năng trên thanh công cụ như Excel.

Thao tác thêm, xóa, sửa tương tự các phần mềm khác của Microsoft

Cụ thể, để xóa một cột trong bảng bạn chỉ cần chọn cột muốn xóa và chọn nút “Remove Columns”. Ngoài ra, bạn cũng có thể kết hợp các phím “Ctrl” hoặc “Shift” để thao tác trên nhiều cột, click phải vào cột đã chọn để thực hiện các chức năng mong muốn.

3. Group rows (nhóm dòng)

Truy cập Query Editor, bạn có thể nhóm các giá trị ở nhiều dòng vào cùng một dòng. Một tính năng cần thiết khi phải thống kê dữ liệu, tính tổng đơn hàng hay đếm số học sinh.

Trong ví dụ sau, chúng ta sẽ nhóm các dòng in một dữ liệu về giáo dục. Dữ liệu này được lấy từ file Excel đã cung cấp ở đầu bài, chỉnh sửa trong Query Editor để lấy những cột ta cần, đổi tên bảng và trình bày các thay đổi.

Các bạn tải file Excel về máy và kết nối như hướng dẫn trên, chú ý chọn “Transform Data” để chỉnh sửa trước khi Load.

Tính năng Group by giúp bạn tiết kiệm thao tác xử lý

Yêu cầu là hãy tìm xem có bao nhiêu Agencies tại mỗi bang, bằng cách chọn cột State Abbr và chọn Group by ở menu Transform. Khi thực hiện Group by, Query Editor sẽ tạo ra một cột mới để chứa dữ liệu đã được group by.

Cửa sổ Group by để bạn tùy chọn thao tác

Group by – cột được nhóm, bạn có thể chọn bất kì cột nào trong bảng tùy theo mục đích sử dụng.

New column name – tên cho cột mới được tạo, bạn có thể dùng tên mặc định hoặc thay đổi theo mong muốn.

Operation – lựa chọn chức năng mà bạn sẽ dùng

Add grouping and add aggregation – những lựa chọn này xuất hiện khi bạn chọn Advance. Bạn có thể trình bày trên nhiều cột, nhiều tập hợp, tất cả đều có tại cửa sổ Group by.

Chọn Add grouping hoặc Add aggregation để thêm nhiều nhóm hoặc tập hợp. Bạn có thể xóa các nhóm hay tập hợp này bằng cách chọn icon (…) và Delete. Vì vậy, đừng ngại thử nghiệm các tính năng thú vị này trên Power BI nhé.

Các thao tác được lưu lại tại tab Applied Steps

Sau khi đã Group by hãy nhìn vào Ohio, Texas, Illinos và California có đến hàng nghìn cơ quan. Như vậy, với tính năng Group by bạn có thể dễ dàng thực hiện rất nhiều thao tác tính toán, tập hợp… sau khi thực hiện bạn có thể xóa bước tại cột Applied Steps để thử nghiệm nhiều hơn nữa.

4. Privot columns

Với Power BI Desktop bạn dễ dàng tạo ra các bảng với những giá trị tổng hợp từ các cột. Ví dụ bạn muốn biết có bao nhiêu sản phẩm trong một danh mục sản phẩm, điều này được thực hiện một cách rất đơn giản.

Tính năng Privot Column được sử dụng rất nhiều để thống kê

Ví dụ: Trong bảng Product dưới đây được chỉnh sửa để chỉ hiển thị tên sản phẩm và danh mục sản phẩm. Để tạo một bảng mới có chứa số lượng sản phẩm trong từng danh mục bạn chọn cột và chọn Privot Column tại Tab Transform.

Lựa chọn thao tác và cột

Tại bảng Privot Column hãy chọn cột có giá trị bạn muốn sử dụng để tạo ra cột mới Phần mở rộng Advanced options giúp bạn chọn tính năng sẽ được dùng để lấy giá trị, trong ví dụ trên ta chọn Count (đếm số lượng sản phẩm).

Nhấn OK và ta sẽ có một bảng mới với thông tin số lượng sản phẩm có trong danh mục.

5. Tạo cột tùy chỉnh

Tính năng thêm cột tùy chỉnh từ dữ liệu ở những cột khác

Trong trình Query Editor bạn có thể tạo ra các công thức tùy chỉnh từ giá trị ở các cột khác trong bảng. Sau đó, sử dụng kết quả để tạo ra cột mới, tại tab Add Column chọn Add Custom Column.

Nhập công thức từ các tên cột trong bảng

Tại cửa sổ hiện ra bạn điền công thức như ảnh để tính phần trăm học sinh học tiếng Anh trên tổng số học sinh. Với ELL là English Language Learners (ELL), để tránh nhập sai hãy chọn tên cột bên phải và Insert vào: [ELL]/[Total Student]

Ngoài ra, thao tác này cũng được lưu lại tại cột bên phải Applied Steps và bạn có thể xóa đi nếu làm sai hay cần chỉnh sửa.

6. Các công thức truy vấn

Thanh công thức giúp bạn tiết kiệm thao tác chỉnh sửa

Ngoài cách xóa các bước tại cột Applied Steps trong trường hợp gặp lỗi, bạn có thể thay đổi công thức sai bằng cách sửa trực tiếp. Tại Menu View tích chọn Formula Bar để hiển thị thanh công thức, chọn cột để xem và chỉnh sửa công thức.

Các thao tác được ghi lại dưới dạng truy vấn

Ngoài ra, Query Editor còn giữ các thao tác của bạn dưới dạng text để bạn xem lại và chỉnh sửa khi cần. Tại menu View chọn Advanced Editor để xem, Power BI hỗ trợ khá nhiều định dạng như con số, ngày tháng, thời gian, chữ, bảng…

Để xem thêm về các công thức bạn có thể tham khảo tài liệu tại đây.

Trên đây là các thao tác cơ bản để giúp bạn làm quen với Power BI một trong những công cụ phân tích dữ liệu hàng đầu hiện nay. Nếu gặp khó khăn trong quá trình thực hiện hãy để lại bình luận bên dưới bài viết để được hỗ trợ.

Đừng quên theo dõi các hướng dẫn tự học Power BI tại website BAC. Nếu bạn đang hoạt động trong các lĩnh vực cần phân tích dữ liệu như kế toán, marketing, BA… hãy tham khảokhóa học Power BI tại BAC.

Tham khảo:Khóa học Power BI cơ bản cho người mới tại BAC

Nguồn bài viết tham khảo:

https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/desktop-common-query-tasks

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

Tham khảo chương trình đào tạo:

Các bài viết liên quan Power BI:

Các bài viết liên quan:

TABLEAU – Giải pháp BUSINESS INTELLIGENCE (BI) – click vào đây
Hướng dẫn cài đặt và Sử dụng TABLEAU – click vào đây
Tính năng mới trên tableau – verion 2019.1 – click vào đây

Biên soạn và tổng hợp nội dung