Phát triển chuyên môn Business Analyst với việc tạo và duy trì một portfolio

1. Tầm quan trọng của việc tạo cho mình một portfolio 

• Hỗ trợ cung cấp các sản phẩm phân tích tương tự: portfolio chứa các tài liệu tham khảo và ví dụ, giúp xây dựng các sản phẩm phân tích chất lượng và đáng tin cậy.
• Giải thích phương pháp phân tích và kết quả: Bằng cách sử dụng ví dụ minh chứng và thông tin cụ thể, bạn có thể dễ dàng giải thích các phương pháp phân tích và kết quả cho đồng nghiệp và quản lý mới.
• Ghi lại sự phát triển và mức độ tăng trưởng chuyên môn: portfolio là một cách thức để ghi lại sự phát triển trong lĩnh vực BA, từ việc áp dụng các kỹ thuật mới đến việc đạt được các kết quả tích cực.
• Truyền cảm hứng trong việc tìm hiểu và nghiên cứu: portfolio có thể truyền cảm hứng và khích lệ những người khác trong việc khám phá và nghiên cứu các phương pháp phân tích nghiệp vụ.

2. Cách tạo và duy trì một portfolio chuyên nghiệp

• Mẫu công việc: Nếu có thể, hãy lưu giữ các bản sao của kết quả phân tích nghiệp vụ mà bạn đã tạo ra ở quá khứ để tham khảo trong tương lai.
• Mẫu: Templates là một công cụ đặc biệt hữu ích cho những kỹ thuật có cấu trúc được thực hiện không thường xuyên. Các mẫu chung có thể được điều chỉnh cho phù hợp với các lĩnh vực và bối cảnh kinh doanh khác nhau.
• Các bài viết và tài liệu tham khảo: Ghi lại các nguồn bạn đã tham khảo khi thực hiện phân tích, bằng cách giữ các bản sao và/hoặc duy trì một danh mục các sách, bài viết và trang web hữu ích.
• Nhật ký công việc: Các mô tả tường thuật có thể được sử dụng để ghi lại chi tiết những gì bạn đã làm và cách bạn thực hiện nó để tham khảo trong trường hợp bạn cần thực hiện một nhiệm vụ tương tự trong tương lai. Sử dụng nhật ký công việc để ghi lại thông tin về bối cảnh kinh doanh, các nhiệm vụ được thực hiện, các bên liên quan đã tham khảo ý kiến và các kỹ thuật được sử dụng trong việc tạo ra một bản phân tích. Nhật ký công việc đặc biệt hữu ích trong các trường hợp hợp đồng, quyền riêng tư và bảo mật của doanh nghiệp ngăn cản bạn giữ bản gốc thành quả công việc của mình. Bạn cũng có thể sử dụng các kỹ thuật phân tích nghiệp vụ trong các mục nhật ký công việc của mình, Ví dụ như sơ đồ tư duy, mô hình, quy trình,...
• Tài liệu khóa học: Bao gồm thông tin từ bất kỳ khóa học, nhóm nghiên cứu hay hội nghị nào bạn tham dự.

3. Một số điều cần xem xét cho hồ sơ của bạn

• Duy trì: Bạn nên xem xét công việc của mình và thêm vào portfolio của bạn thường xuyên. Mặc dù việc bảo trì đều đặn được khuyến khích thực hiện tuy nhiên thời điểm bắt đầu vào dự án, kết thúc công việc và cuối năm là thời điểm tốt để ghi lại những gì bạn đã học được, đạt được và thông tin bạn muốn giữ lại.
• Sắp xếp: Cách bạn sắp xếp portfolio của mình phụ thuộc rất nhiều vào bản thân bạn và cách bạn làm việc. Tuy nhiên, việc sắp xếp của bạn phù hợp với lĩnh vực kiến thức BABOK hoặc các giai đoạn của quy trình phân tích nghiệp vụ là một điểm khởi đầu tốt. Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng các quy ước đặt tên và từ khóa để gắn thẻ các mục danh mục trong hồ sơ nhằm hỗ trợ việc tìm kiếm.
• Ghi nhớ bối cảnh: Có vô số kỹ thuật có thể được áp dụng trong quá trình tạo ra sản phẩm cuối cùng được chấp nhận. Bạn nên lưu hồ sơ công việc của bạn kèm theo một số thông tin bối cảnh để tự nhắc nhở về tình hình kinh doanh, các bước trung gian, kỹ thuật bổ sung và vấn đề bạn gặp phải trên hành trình đi đến sản phẩm hoàn thiện.
• Những điều tốt, xấu, tồi tệ: bạn không nên tập trung vào điều tiêu cực nhưng hãy nhớ rằng những trải nghiệm tồi tệ cũng là cơ hội học hỏi. Sử dụng một mục nhật ký công việc để suy ngẫm và phản ánh về một tình huống mà một phương pháp cụ thể không hiệu quả có thể mang lại những bài học hữu ích cho tương lai, cũng như giúp bạn vượt qua những trải nghiệm tồi tệ.
• Lưu ý đến vấn đề bản quyền: hãy nhớ rằng bản quyền cho công việc mà bạn đã được trả tiền để sản xuất cho một thực thể khác có thể được nắm giữ bởi một bên thứ ba. Hãy cẩn thận để tôn trọng tất cả bản quyền. Khi còn phân vân, hãy gỡ bỏ thông tin cá nhân hoặc sử dụng các bản ghi nhật ký công việc thay cho bản gốc. Trong những trường hợp bạn sở hữu bản quyền, bạn vẫn cần cẩn thận khi chia sẻ tài liệu này vì đó là tài sản trí tuệ của bạn!
• Sáng tạo: trong khi hầu hết các minh chứng trong portfolio của bạn sẽ dựa trên các vai trò chuyên nghiệp của bạn, thì vẫn có rất những cách sáng tạo khác để xây dựng nó. Nhiều khía cạnh trong cuộc sống có thể được hưởng lợi từ việc áp dụng phân tích nghiệp vụ chặt chẽ, chẳng hạn như kiểm soát ngân sách gia đình, chọn khu vực tốt nhất để chuyển đến, hoặc hỗ trợ một tổ chức cộng đồng. Nghe có vẻ ngớ ngẩn nhưng sử dụng các kỹ thuật trong cuộc sống nói chung có thể là một cách hay để thử các kỹ thuật mới. Hãy áp dụng các kỹ thuật trong bối cảnh khác nhau và xây dựng các ví dụ để rút ra trong tương lai, đặc biệt khi bạn mới bắt đầu hành trình phân tích nghiệp vụ của mình.