Phân tích tác động kinh doanh là gì?

Kể từ khi thế giới bước vào cuộc cách mạng công nghệ 5.0, sự phụ thuộc vào công nghệ đã tăng lên đáng kể. Do sự gia tăng này, các doanh nghiệp đã trở nên dễ bị xáo trộn. Khái niệm phân tích tác động kinh doanh (Business Impact Analysis - BIA) đã được giới thiệu để đối phó với những sự kiện này.

BIA là hoạt động quan trọng với các doanh nghiệp

1. Business Impact Analysis là gì?

Phân tích tác động kinh doanh là một thành phần quan trọng của kế hoạch kinh doanh liên tục. BIA là một phương pháp có cấu trúc được sử dụng để xác định, đánh giá và ưu tiên các tác động tiềm ẩn của sự xáo trộn đối với hoạt động kinh doanh.

Một trong những vai trò quan trọng nhất của BIA là xây dựng kế hoạch phục hồi sau những gián đoạn này. BIA bao gồm tất cả các kịch bản thực tế chính về các mối đe dọa tiềm ẩn đối với hoạt động kinh doanh, từ các cuộc tấn công mạng đến thảm họa thiên nhiên.

• BIA xem xét các chức năng, quy trình và sự phụ thuộc quan trọng của một tổ chức để xác định tác động tiềm tàng của sự gián đoạn.
• Nó giúp các doanh nghiệp đánh giá hậu quả tiềm ẩn của thảm họa và phát triển các loại chiến lược khác nhau để giảm thiểu tác động của các sự kiện đó.
• BIA chi phối quá trình quản lý rủi ro, nó cung cấp cho doanh nghiệp những hiểu biết có giá trị liên quan đến tác động tiềm ẩn đối với doanh nghiệp.
• Phân tích này giúp các công ty ưu tiên các nguồn lực và nỗ lực của họ để giảm thiểu tác động của bất kỳ sự gián đoạn nào đối với hoạt động kinh doanh.
• Bất kể loại xáo trộn tiềm ẩn nào, BIA đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh tiếp tục diễn ra suôn sẻ.

2. Quy trình phân tích tác động kinh doanh

Phân tích tác động kinh doanh được thực hiện bởi nhóm dự án của các tổ chức. Phân tích tác động kinh doanh tuân theo một quy trình có cấu trúc tốt để thực hiện phân tích tác động. Phân tích này nắm giữ mấu chốt chính để các doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Điều quan trọng là phải có hiểu biết cơ bản về quy trình phân tích tác động.

Không có mẫu thiết lập để tiến hành BIA, dưới đây được đề cập là các giai đoạn và bước khác nhau được thực hiện trong quá trình phân tích tác động kinh doanh.

Xin phê duyệt – Trong bước này, chúng tôi xin phê duyệt cần thiết từ các cơ quan có liên quan để thực hiện phân tích tác động kinh doanh. Chúng tôi cũng xác định mục tiêu, thông số và phạm vi đánh giá. Bước này có thể được thuê ngoài cho các tổ chức bên thứ ba nếu nhóm không có sẵn trong tổ chức.

• Thu thập thông tin – Đây là một bước quan trọng trong quá trình đánh giá BIA. Tại đây, chúng ta thu thập thông tin cần thiết trong các giai đoạn đánh giá khác nhau. Chúng ta tìm kiếm thông tin như thông tin chi tiết về quy trình, hồ sơ phân bổ nguồn lực, công cụ được sử dụng và thời gian thực hiện quy trình.
• Chỉnh sửa thông tin – Điều này đồng phụ thuộc vào bước đánh giá trước đó. Trong bước này, chúng ta cải chính các thông tin thu thập được. Chúng ta cũng thực hiện các thay đổi cần thiết đối với phản hồi nhận được từ nhiều nguồn thông tin khác nhau. Bước này cũng có thể được tự động hóa bởi hệ thống máy tính nếu công ty cần.
• Tài liệu và Trình bày – Đây là bước cuối cùng của quá trình đánh giá. Trong bước này, chúng ta ghi lại các bản ghi được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và tạo thành một tài liệu có định dạng đặc biệt.

3. Công cụ phân tích tác động kinh doanh hàng đầu

Phân tích tác động kinh doanh là một quy trình quan trọng cần được thực hiện để giảm thiểu tác động của sự gián đoạn ngoài ý muốn đối với kế hoạch kinh doanh liên tục. Dưới đây là các loại công cụ khác nhau mà bạn bắt buộc phải thành thạo để thực hiện BIA một cách hiệu quả.

• Phần mềm BIA

Phần mềm BIA là một công cụ cần thiết để tiến hành phân tích tác động kinh doanh toàn diện. Nó cho phép các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình BIA, giúp chúng nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Phần mềm BIA có thể giúp xác định các quy trình kinh doanh quan trọng, đánh giá tác động của sự gián đoạn và ưu tiên các nỗ lực phục hồi.

• Phần mềm quản lý rủi ro

Phần mềm quản lý rủi ro là một công cụ quan trọng để tiến hành BIA. Nó giúp các doanh nghiệp xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn và cung cấp các công cụ để quản lý các rủi ro đó. Bằng cách xác định rủi ro sớm, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước để giảm thiểu hoặc tránh chúng hoàn toàn.

• Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh liên tục

Được thiết kế để giúp các doanh nghiệp phát triển và triển khai kế hoạch duy trì các hoạt động kinh doanh thiết yếu trong thời gian gián đoạn. Nó có thể giúp xác định các tài nguyên và quy trình quan trọng, đánh giá tác động tiềm tàng của sự gián đoạn và phát triển các chiến lược phục hồi.

• Công cụ phân tích dữ liệu

Các công cụ phân tích dữ liệu có thể được sử dụng để đánh giá tác động của sự gián đoạn đối với các quy trình và tài nguyên kinh doanh quan trọng. Nó có cách hoạt động tương tự như phần mềm BIA.

• Công cụ truyền thông

Giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết trong thời gian gián đoạn. Các công cụ truyền thông như hệ thống thông báo hàng loạt và nền tảng truyền thông khủng hoảng có thể giúp doanh nghiệp thông báo cho nhân viên và khách hàng trong thời gian gián đoạn. Những công cụ này cũng có thể giúp các doanh nghiệp điều phối các nỗ lực phục hồi và đảm bảo hoạt động trở lại bình thường kịp thời.

4. Thông số phân tích tác động kinh doanh

Thực hiện phân tích tác động kinh doanh mang lại ưu thế cho các tổ chức. Dưới là một số tham số phân tích tác động chính mà bạn phải xem xét khi thực hiện phân tích tác động kinh doanh.

• Xác định quy trình kinh doanh

Bước đầu tiên trong quy trình BIA là xác định các quy trình kinh doanh quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Các quy trình này có thể bao gồm sản xuất, bán hàng, dịch vụ khách hàng hoặc bất kỳ quy trình nào khác cần thiết cho hoạt động của tổ chức. Điều quan trọng là ghi lại từng quy trình và xác định bất kỳ sự phụ thuộc nào giữa chúng.

• Mục tiêu thời gian phục hồi (RTO)

Đây là thời gian cần thiết để khôi phục một quy trình kinh doanh trở lại hoạt động bình thường sau khi bị gián đoạn. Điều cần thiết là thiết lập RTO cho từng quy trình kinh doanh quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức có thể nhanh chóng phục hồi sau sự gián đoạn. RTO ngắn hơn có nghĩa là thời gian phục hồi nhanh hơn, điều này rất quan trọng để giảm thiểu tác động của sự gián đoạn.

• Mục tiêu điểm phục hồi (RPO)

RPO là lượng dữ liệu tối đa có thể bị mất do gián đoạn mà không ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức. Tham số này có liên quan chặt chẽ đến chiến lược sao lưu và phục hồi của tổ chức. Điều quan trọng là phải thiết lập RPO cho từng quy trình kinh doanh quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức có thể khôi phục dữ liệu và thông tin sau khi bị gián đoạn.

• Nhận dạng tài nguyên

Nhận dạng tài nguyên liên quan đến việc xác định các tài nguyên cần thiết để khôi phục các quy trình kinh doanh quan trọng sau khi bị gián đoạn. Những nguồn lực này có thể bao gồm nhân sự, thiết bị, cơ sở vật chất hoặc bất kỳ nguồn lực nào khác cần thiết để tiếp tục hoạt động bình thường.

• Phân tích tác động

Phân tích tác động liên quan đến việc đánh giá tác động tiềm ẩn của sự gián đoạn đối với các quy trình kinh doanh quan trọng của tổ chức. Đánh giá này nên bao gồm cả các yếu tố định lượng và định tính, chẳng hạn như tổn thất tài chính, tổn hại danh tiếng và tác động đến khách hàng. Thông tin này sẽ giúp các tổ chức ưu tiên các nỗ lực khôi phục của họ và đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh quan trọng được khôi phục trước tiên.

Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://intellipaat.com/blog/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp