[Phần 2] Khái niệm cơ bản cho những nhà thiết kế trong Power BI service

Trong phần trước chúng ta đã đi qua 2 khái niệm là Capacities và Workspaces, bạn có thể xem lại bên dưới. Bài viết này, BAC sẽ tiếp tục giới thiệu đến bạn 5 khối chính xây dựng nên Power BI, gồm: Dataflows, Datasets, Report, Dashboard, Workbooks.

Tham khảo: Các khái niệm cơ bản cho những nhà thiết kế trong Power BI service (Phần 1)

Các khối chính xây dựng nên Power BI

1. Dataflows

Một dataflow sẽ giúp các tổ chức thống nhất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Chúng không bắt buộc và thường được dùng trong các dự án lớn hoặc phức tạp. Đại diện cho dữ liệu được chuẩn bị và dàn dựng để sử dụng bởi các bộ dữ liệu.

Tuy nhiên, chúng không thể được dùng trực tiếp làm nguồn để báo cáo. Tận dụng bộ sưu tập các trình kết nối dữ liệu của Microsoft, cho phép nhập dữ liệu từ các nguồn tại chỗ và trên nền tảng đám mây.

Dataflow giúp thống nhất nhiều nguồn dữ liệu lại với nhau

Dataflows chỉ được tạo và quản lý trong workspaces (không phải My Workspace) và được lưu trữ trong Mô hình dữ liệu chung (CDM) trong Azure Data Lake Storage Gen 2. Thông thường, chúng sẽ được lên lịch để làm mới trên một cơ sở định kỳ để lưu dữ liệu cập nhật.

Bạn không thể có Dashboards hoặc Reports mà không có dữ liệu. Bạn cũng có thể có Dashboard trống và Reports trống nhưng sẽ không hữu ích cho đến khi có dữ liệu. Vì vậy, chúng ta sẽ cần đến datasets.

2. Datasets

Dataset là một bộ sưu tập của dữ liệu mà bạn nhúng hoặc kết nối đến. Power BI cho phép kết nối, nhập tất cả datasets và gom chúng lại cùng một nơi với nhau. Datasets có thể là nguồn dữ liệu từ dataflows.

Datasets được liên kết với workspaces và một dataset có thể là một phần của nhiều workspaces. Khi bạn mở một workspace, các datasets được liên kết sẽ được liệt kê bên dưới tab Datasets. Mỗi danh sách dataset đại diện cho một nguồn dữ liệu. Ví dụ, một Excel workbook trên OneDrive hoặc một dataset dạng bảng SaaS hoặc một Salesforce dataset.

Khu vực quản trị các datasets trong Power BI service

Có rất nhiều loại nguồn dữ liệu khác nhau được hỗ trợ và bạn có thể thêm một cái mới bất kì lúc nào. Trong ví dụ trên đây, chọn Sales and marketing workspace và nhấn tab Datasets. Một Dataset có thể:

• Được dùng nhiều lần trong một hoặc nhiều workspaces.
• Được dùng trong nhiều báo cáo khác nhau.
• Trực quan từ một dataset có thể hiển thị trên nhiều dashboards khác nhau.

Một dataset có thể hiển thị trên nhiều dashboard khác nhau

Để kết nối hoặc nhúng một dataset, chọn Get Data bên dưới của thanh menu. Làm theo hướng dẫn để kết nối hoặc nhúng từ một nguồn riêng biệt và thêm dataset để khởi động workspace. Datasets mới được đánh dấu hoa thị màu vàng, những việc bạn làm trong Power BI không thay đổi dataset cơ bản.

Datasets được thêm bởi một workspace làm việc có sẵn cho các workspace khác với vai trò quản trị viên, thành viên hoặc cộng tác viên. Datasets có thể được làm mới, đổi tên, khám phá và xóa, sử dụng dataset để tạo một báo cáo từ scratch hoặc quick insights.

Để xem reports và dashboards nào đang được dùng như là một dataset, chọn View related, để khám phá một dataset, chọn dataset đó. Những gì bạn thực sự đang làm là mở dataset trong trình chỉnh sửa báo cáo, nơi bạn có thể bắt đầu khám phá dữ liệu bằng cách tạo trực quan hóa.

3. Reports

Một Power BI report là một hoặc nhiều trang của các biểu đồ trực quan như là biểu đồ đường, bản đồ,…. Tất cả trực quan trong một báo cáo đến từ cùng một dataset, bạn có thể tạo các reports từ scratch mà không cần Power BI, nhúng chúng vào dashboards mà đồng nghiệp chia sẻ với bạn.

Hoặc Power BI có thể tạo chúng khi bạn kết nối đến datasets từ Excel, Power BI, Desktop, databases và các ứng dụng applications. Ví dụ, khi bạn kết nối đến một Excel workbook chứa các Power View sheets, Power BI tạo một báo cáo dựa trên những sheets này. Khi bạn kết nối đến một ứng dụng SaaS, Power BI sẽ nhập một báo cáo dựng sẵn.

Có 2 chế độ để xem và tương tác với báo cáo là Reading view và Editing view. Khi mở một báo cáo, nó sẽ mở trong Reading view, nếu bạn có quyền chỉnh sửa, bạn sẽ thấy Edit report trong góc trên bên trái và có thể xem trong chế độ Editing.

Nếu một báo cáo ở trong một workspace, mọi người có quyền admin, member hoặc contributor có thể chỉnh sửa. Họ có quyền truy cập vào tất cả các khám phá, thiết kế, xây dựng và chia sẻ tính năng của Editing view cho báo cáo đó. Những người được họ chia sẻ báo cáo có thể khám phá và tương tác với báo cáo trong Reading view.

Khi mở một workspace, báo cáo được truy cập được liệt kê bên dưới tab Reports. Mỗi report đại diện một hoặc nhiều trang của trực quan chỉ dựa trên một trong những datasets cơ bản.

Khi mở một ứng dụng, bạn được trình bày bởi một dashboard, để truy cập một báo cáo cơ bản, chọn một ô dashboard mà được ghim từ báo cáo. Lưu ý rằng không chỉ các nhánh được ghim từ báo cáo, bạn có thể nhấp vào tất cả các ô để tìm ra một báo cáo.

Reports có thể được chia sẻ đến đồng nghiệp của bạn

Mặc định, báo cáo sẽ mở ra trong Reading view, chỉ cần chọn Edit report để mở Editing view (nếu bạn có các quyền cần thiết). Trong ví dụ trên đây, chọn “Sales and marketing” workspace và chọn tab Reports. Một report:

• Được chứa trong một workspace.
• Có thể kết hợp với nhiều dashboards trong workspace đó. Các ô được đánh dấu từ một report có thể xuất hiện trên nhiều dashboards.
• Có thể được tạo bằng cách dùng dữ liệu từ một dataset. Power BI Desktop có thể kết hợp nhiều hơn một nguồn dữ liệu vào một dataset trong report và report đó có thể được nhúng vào Power BI.

Report có thể kết hợp nhiều nguồn dữ liệu từ một dataset và được nhúng vào Power BI

4. Dashboards

Một dashboard là thứ bạn tạo trong Power BI service hoặc một đồng nghiệp tạo trong Power BI service và chia sẻ lại cho bạn. Nó gồm một khu vực canvas không chứa hoặc chứa một vài ô và widgets.

Mỗi ô được ghim từ một report hoặc từ Q&A hiển thị một trực quan được tạo từ một dataset và ghim vào dashboard. Toàn bộ các trang report có thể được ghim vào một dashboard dưới dạng một ô duy nhất. Có nhiều cách để thêm các ô vào dashboard của bạn. Tại sao cần tạo Dashboard trong Power BI:

• Để xem tất cả thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và đưa ra quyết định.
• Để theo dõi những thông tin quan trọng nhất về doanh nghiệp của bạn.
• Đảm bảo tất cả đồng nghiệp của bạn xem cùng một trang, cùng chế độ xem, cùng lượng thông tin.
• Theo dõi tình trạng của doanh nghiệp, sản phẩm, đơn vị kinh doanh, chiến dịch tiếp thị…
• Để tạo một chế độ xem cá nhân hóa của dashboard lớn hơn, tất cả các số liệu quan trọng đối với bạn.

Khi mở một workspace, các dashboards được liên kết sẽ được liệt kê bên dưới tab Dashboards. Khi mở một ứng dụng, bạn sẽ được trình bày bởi một dashboard, mỗi dashboard đại diện một chế độ xem tùy chỉnh của một số tập hợp con của các datasets cơ bản.

Nếu bạn có các dashboard riêng, bạn cũng có quyền chỉnh sửa datasets và reports cơ bản. Trường hợp dashboard được chia sẻ cho bạn, bạn sẽ có thể tương tác với dashboard và bất kì reports cơ bản nhưng không thể lưu các thay đổi. Có rất nhiều cách khác nhau để bạn và đồng nghiệp có thể chia sẻ một dashboard và cần Power BI Pro để chia sẻ dashboard và có thể được yêu cầu để xem dashboard được chia sẻ. Một Dashboard thì:

• Được liên kết với một workspace.
• Có thể hiển thị các trực quan từ nhiều datasets khác nhau.
• Có thể hiển thị các trực quan từ nhiều reports khác nhau.
• Có thể hiển thị các trực quan được ghim từ nhiều công cụ khác như Excel….

Một dashboard có thể hiển thị trực quan từ nhiều datasets và report

5. Workbooks

Workbooks là một loại dataset đặc biệt, nếu bạn đọc về Datasets ở trên, bạn đã biết hầu như mọi thứ về workbooks. Nhưng bạn có thể tự hỏi tại sao đôi khi Power BI phân loại Excel workbook thành Dataset và các lần khác lại thành Workbook.

Khi dùng tính năng Get Data cho các tệp Excel, bạn có tùy chọn Import (nhúng) hoặc Connect (kết nối) đến tệp. Khi bạn chọn Connect, workbook sẽ xuất hiện trong Power BI giống như trong Excel Online. Nhưng khác với Excel Online, bạn sẽ có các tính năng tuyệt vời để giúp bạn ghim các đối tượng từ worksheets vào đúng dashboards của bạn.

Bạn không thể chỉnh sửa workbook của bạn trong Power BI nhưng nếu cần thực hiện một vài thay đổi, chọn Edit và chỉnh sửa trong Excel Online hoặc mở nó trong Excel trên máy tính. Bất kì thay đổi nào bạn thực hiện sẽ được lưu vào workbook trong OneDrive.

Đây là 5 khối chính tạo nên Power BI, một trong những công cụ phân tích và trực quan dữ liệu phổ biến nhất hiện nay. Bạn đọc quan tâm về lĩnh vực phân tích dữ liệu có thể xem các bài viết tại website bacs.vn hoặc tham khảo khóa học trực tiếp tại BAC. Hãy liên hệ ngay cho BAC theo số Hotline 0909 310 768 để được tư vấn khóa học phù hợp với nhu cầu, công việc, trình độ.

Tham khảo thêm các phần khác: 

• Khái niệm cơ bản cho những nhà thiết kế trong Power BI Service phần 01
• Khái niệm cơ bản cho những nhà thiết kế trong Power BI Service phần 02
• Khái niệm cơ bản cho những nhà thiết kế trong Power BI Service phần 03

Nguồn tham khảo: docs.microsoft.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

Tham khảo chương trình đào tạo: