Những cách chia sẻ công việc của bạn trong Power BI

Sau khi bạn đã tạo được các dashboards và reports trên Power BI. Trong bài viết này, BAC sẽ liệt kê những cách giúp bạn hợp tác và chia sẻ công việc của mình trong Power BI. Dưới đây là các tùy chọn để bạn tìm ra phương án phù hợp cho mục đích và nhu cầu sử dụng của bản thân.

Tham khảo: Cách tạo report trong Power BI service

Power BI cung cấp nhiều tùy chọn chia sẻ

• Hợp tác với đồng nghiệp để tạo ra các reports và dashboards trong workspace.
• Nhóm các dashboards, reports vào các apps và phân phối chúng đến một nhóm lớn hơn hoặc toàn bộ tổ chức của bạn.
• Tạo ra các tệp dữ liệu được chia sẻ mà đồng nghiệp của bạn có thể dùng để tạo ra những reports của riêng họ trong chính các workspaces của họ.
• Chia sẻ những dashboards hoặc reports với một vài người từ dịch vụ hoặc ứng dụng di động Power BI.
• Chú thích và chia sẻ từ các ứng dụng di động Power BI.
• Nhúng một report trong Microsoft Teams.
• In các reports.
• Các reports được nhúng trong các cổng an toàn hoặc trang web công cộng.
• Tạo ra một template app mà bạn có thể phân phối đến người dùng Power BI bên ngoài, thông qua Microsoft AppSource.

Dù bạn chọn cách nào đi chăng nữa, để chia sẻ các nội dung của mình, bạn cần một Power BI pro license hoặc nội dung cần được đặt trong một Premium capacity. Yêu cầu bản quyền khác nhau cho các đồng nghiệp của bạn để xem nội dung phụ thuộc vào tùy chọn của bạn. Dưới đây là mô tả chi tiết cho từng cách chia sẻ.

Các ứng dụng trong Power BI service

1. Hợp tác trong một workspace

Khi các nhóm làm việc với nhau, họ cần truy cập vào cùng một tài liệu để nhanh chóng cộng tác. Trong Power BI workspaces, các nhóm làm việc cùng nhau để chia sẻ quyền sở hữu và quản lý các dashboards, reports, datasets và workbooks. Thỉnh thoảng, người dùng Power BI tổ chức workspaces của họ dựa trên các cấu trúc tổ chức, đôi lúc, họ tạo chúng cho các dự án riêng. Vẫn còn một vài tổ chức khác sử dụng một số workspaces để lưu trữ các phiên bản reports hoặc dashboards mà họ sử dụng.

Workspaces cung cấp các quyền xác định quyền hạn mà đồng nghiệp của bạn có. Bạn có thể dùng những quyền này để xác định ai có thể quản lý toàn bộ workspace hoặc chỉnh sửa nội dung và phân phối chúng.

Workspace là lựa chọn tối ưu khi cần chia sẻ công việc với đồng nghiệp

Bạn có thể đặt nội dung vào My Workspace và chia sẻ nó từ đây. Tuy nhiên, sử dụng các workspaces sẽ tốt hơn so với My Workspace khi bạn muốn chia sẻ quyền hợp tác. Bởi vì, nó có tính năng cho phép đồng sở hữu nội dung. Cả bạn và toàn bộ thành viên trong nhóm đều có quyền cập nhật hoặc trao quyền cho những người khác. My Workspace tốt nhất cho nội dung một lần hoặc cá nhân.

Hãy hình dung bạn có một dashboard hoàn chỉnh, bạn cần chia sẻ đến đồng nghiệp của mình. Đâu sẽ là cách tốt nhất để cung cấp cho họ quyền truy cập dashboard? Câu trả lời sẽ phụ thuộc vào một vài yếu tố dưới đây.

• Nếu các đồng nghiệp cần giữ dashboard cập nhật hoặc cần quyền truy cập toàn bộ nội dung trong workspace, hãy xem xét việc thêm chúng vào workspaces.
• Nếu các đồng nghiệp chỉ cần xem dashboard đó và không phải tất cả nội dung bên trong workspace, bạn sẽ có các lựa chọn thay thế. Nếu một vài người chỉ cần một dashboard, thì việc chia sẻ dashboard đó là giải pháp tối ưu nhất.
• Tuy nhiên, nếu dashboard là một phần của một bộ nội dung lớn, bạn cần phân phối chúng đến nhiều đồng nghiệp. Sau đó, xuất bản một ứng dụng có thể là lựa chọn tốt nhất.

2. Phân phối các insights trong một ứng dụng

Giả sử bạn muốn phân phối dashboard đến nhiều đối tượng trong tổ chức của mình. Bạn và đồng nghiệp có thể tạo một workspace. Sau đó, lần lượt tạo và lọc các dashboards, reports và datasets trong workspace. Bây giờ, bạn chọn các dashboards và reports mà bạn muốn và xuất bản chúng như một ứng dụng, cho một nhóm hoặc cho toàn bộ tổ chức.

Ứng dụng cho phép xem thông qua các thiết bị di động

Các ứng dụng có thể được tìm thấy và cài đặt trong Power BI service. Bạn có thể gửi cho người dùng doanh nghiệp của mình một liên kết trực tiếp đến ứng dụng hay họ có thể tìm nó trong AppSource. Nếu quản trị viên Power BI cung cấp quyền cho bạn, bạn được phép cài đặt một ứng dụng tự động trong các tài khoản Power BI của đồng nghiệp.

Sau khi họ cài đặt một ứng dụng, họ có thể xem nó trong trình duyệt hoặc thiết bị di động. Để người dùng của bạn xem ứng dụng, họ cũng cần Power BI pro license hoặc ứng dụng cần được lưu trữ trong Power BI capacity.

Bạn có thể xuất bản các ứng dụng cho cả người dùng bên ngoài tổ chức. Họ có thể xem và tương tác với nội dung ứng dụng nhưng không thể chia sẻ nó với người khác. Bây giờ, bạn có thể tạo các template apps triển khai chúng với bất kì khách hàng Power BI nào.

3. Chia sẻ một dataset

Chia sẻ dataset cho đồng nghiệp của bạn để họ tạo các report riêng

Nếu bạn có khả năng thiết kế mô hình dữ liệu trong báo cáo của mình. Tổ chức của bạn có thể hưởng lợi từ việc sử dụng cùng mô hình dữ liệu đó. Tính năng chia sẻ dataset sẽ giúp bạn làm điều đó, khi bạn tạo một report với một mô hình dữ liệu chất lượng, hãy lưu report đó vào Power BI service và cấp quyền sử dụng cho mọi người.

Sau đó, họ có thể xây dựng report của họ bằng dataset của bạn. Với cách này, mọi người đều dựa trên các reports của họ cùng một dữ liệu và thấy cùng một phiên bản.

4. Chia sẻ dashboards và reports

Giả sử bạn hoàn thành một dashboard và một report trong My Workspace của bạn hoặc trong một workspace và bạn muốn một vài người có quyền truy cập, cách duy nhất là chia sẻ nó.

Chia sẻ dashboards và reports cần có Power BI pro license

Bạn sẽ cần một Power BI pro license để chia sẻ nội dung của mình. Và những người được bạn chia sẻ cũng cần giấy phép Power BI hoặc nội dung cần đặt trong một workspace trong một Premium capacity. Khi bạn chia sẻ một dashboard hoặc report, người nhận có thể xem và tương tác nhưng không thể chỉnh sửa.

Họ nhìn thấy cùng dữ liệu mà bạn thấy trong dashboard hoặc report và có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu trong dataset cơ bản, trừ khi RLS được áp dụng. Các đồng nghiệp bạn chia sẻ thì có thể chia sẻ lại với đồng nghiệp của họ, nếu được bạn cho phép.

Ngoài ra, bạn còn có thể chia sẻ với những người bên ngoài tổ chức, họ có thể xem, tương tác với dashboard hoặc report nhưng không thể chia sẻ.

5. Chú thích và chia sẻ từ các ứng dụng di động

Trong các ứng dụng di động Power BI cho các thiết bị iOS và Android, bạn có thể chú thích một ô, báo cáo hoặc hình ảnh và sau đó chia sẻ nó với mọi người qua email.

Chia sẻ ảnh chụp với chú thích từ các thiết bị di động

Bạn chia sẻ một hình ảnh chụp nhanh của ô, báo cáo hoặc hình ảnh và người nhận xem nó chính xác như khi bạn gửi thư. Thư cũng chưa một đường dẫn đến dashboard hoặc report, nếu họ có một Power BI pro license hoặc nội dung đặt trong một Premium capacity và bạn chia sẻ đối tượng với họ, họ có thể mở nó. Bạn còn có thể gửi ảnh chụp nhanh của ô đến mọi người không chỉ đồng nghiệp trong cùng email domain.

6. Nhúng một report vào Microsoft Teams

Tăng sự hợp tác dựa trên dữ liệu trong tổ chức bằng cách nhúng các Power BI reports và báo cáo phân trang Power BI trong nhóm Microsoft Teams. Bạn có thể thêm các tabs Power BI cho mỗi report cá nhân và đặt tên cho mỗi tab. Đồng nghiệp của bạn có thể xem các reports trên Power BI tab trong Teams. Họ cũng có quyền mở cửa sổ hội thoại (Conversation window) và bình luận trên report trong Teams.

7. In hoặc lưu ở dạng PDF hoặc tệp tĩnh khác

Bạn có thể in hoặc lưu dưới dạng PDF cho toàn bộ dashboard, dashboard title, report page hoặc trực quan từ Power BI service. Các báo cáo chỉ có thể được in mỗi lần một trang, bạn không thể in toàn bộ báo cáo trong một lần.

8. Nhúng các báo cáo trong các cổng an toàn hoặc trang web công cộng

8.1. Cổng an toàn (secure portals)

Bạn có thể nhúng các Power BI reports trong các cổng an toàn hoặc trang web nơi người dùng muốn xem chúng. Tính năng Embed in SharePoint Online và Embed trong Power BI service cho phép bạn nhúng các báo cáo cho người dùng nội bộ một cách an toàn.

• Embed in SharePoint Online làm việc với Power BI web cho SharePoint Online. Nó cung cấp trải nghiệm đăng nhập một lần với quyền kiểm soát cách báo cáo được nhúng.
• Embed làm việc với bất kì cổng thông tin hoặc trang web nào hỗ trợ nhúng  nội dung bằng URL hoặc iFrame.

8.2. Xuất bản cho trang web công cộng

Với tính năng Publish to web, bạn có thể xuất bản các Power BI reports lên toàn bộ internet bằng cách nhúng trực quan hóa tương tác vào bài đăng trên blog, website, phương tiện truyền thông xã hội và thông tin liên lạc trực tuyến khác trên bất kì thiết bị nào.

Bất kì ai trên Internet cũng có thể xem các báo cáo của bạn và bạn không thể kiểm soát ai có thể xem những gì bạn đã xuất bản. Họ không cần đến Power BI pro license, xuất bản lên web chỉ có sẵn cho các báo cáo mà bạn có thể chỉnh sửa. Và bạn không thể xuất bản các báo cáo lên web nếu chúng không được chia sẻ với bạn hoặc không nằm trong ứng dụng.

9. Tạo và triển khai template apps

Template apps được thiết kế để được phân phối công khai, thường là trong Microsoft AppSource. Bạn xây dựng một úng dụng và với rất ít hoặc không cần code, triển khai cho bất kì khách hàng Power BI nào. Khách hàng của bạn kết nối với dữ liệu của riêng họ và  khởi tạo tài khoản của chính họ.

Như vậy, với những lựa chọn trên, bạn có thể tùy ý chia sẻ công việc với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng…. Đây là một trong những ưu điểm giúp Power BI trở thành công cụ phân tích và trực quan dữ liệu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Bạn đọc quan tâm lĩnh vực phân tích dữ liệu nói chung và Power BI nói riêng có thể tham khảo khóa học tại BAC.

Nguồn tham khảo: docs.microsoft.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.