Nên chọn khung dự đoán hay thích ứng trong phân tích nghiệp vụ

Khi thực hiện các sáng kiến thay đổi trong phân tích nghiệp vụ, việc lựa chọn khung làm việc phù hợp với tổ chức, ngành công nghiệp và cấu trúc hiện tại của doanh nghiệp vô cùng cần thiết. Dù BA đang bắt đầu một sáng kiến mới hay cải tiến một dự án hiện có, việc chọn đúng khung làm việc có thể ảnh hưởng đáng kể đến kết quả. Hai phương pháp phổ biến mà các chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analysts - BAs) thường sử dụng là khung dự đoán (predictive) và khung thích ứng (adaptive). BA nên chọn khung dự đoán hay thích ứng trong phân tích nghiệp vụ, cùng tìm hiểu trong bài sau nhé!

1. Tổng quan về khung dự đoán (Predictive Frameworks)

Khung dự đoán trong phân tích nghiệp vụ là một cách tiếp cận có hệ thống và tuần tự để quản lý dự án. Với phương pháp này, BA sẽ lập kế hoạch chi tiết trước khi thực hiện từng bước một. Mỗi giai đoạn trong dự án sẽ dựa vào kết quả của giai đoạn trước đó. Ví dụ:

• Giai đoạn phân tích xác định yêu cầu và cung cấp thông tin cho giai đoạn thiết kế.
• Giai đoạn thiết kế tạo ra bản vẽ chi tiết để hướng dẫn giai đoạn xây dựng.
• Giai đoạn xây dựng hoàn thành sản phẩm dựa trên thiết kế, sau đó chuyển sang thử nghiệm và triển khai.

Cách tiếp cận này giúp đảm bảo dự án có kế hoạch rõ ràng từ đầu đến cuối. Hai phương pháp phổ biến trong khung dự đoán là Phương pháp thác nước (Waterfall Approach) và Mô hình V (V Model).

Mặc dù mang lại sự ổn định và dễ dự đoán, predictive frameworks vẫn tồn tại nhược điểm lớn là khó thay đổi khi dự án đã bắt đầu. Do đó, phương pháp này phù hợp nhất với các dự án có yêu cầu rõ ràng, ít thay đổi và mức độ rủi ro thấp.

2. Tổng quan về khung thích ứng (Adaptive Frameworks)

Ngược lại với khung dự đoán, khung thích ứng linh hoạt hơn và có khả năng điều chỉnh khi có sự thay đổi. Khung này nhận thức rõ rằng môi trường kinh doanh luôn biến động, do đó, thay vì lập kế hoạch cố định từ đầu, phương pháp này ưu tiên các chu kỳ làm việc lặp đi lặp lại.

Mỗi chu kỳ bao gồm việc phát triển một phần sản phẩm, nhận phản hồi từ khách hàng hoặc các bên liên quan, sau đó điều chỉnh và cải tiến cho chu kỳ tiếp theo. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với những yêu cầu mới, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhóm làm việc để đảm bảo dự án luôn tiến triển hiệu quả.

Khung thích ứng đặc biệt phù hợp với các dự án có yêu cầu dễ thay đổi hoặc cần sự tham gia liên tục của các bên liên quan trong suốt quá trình thực hiện.

3. So sánh Predictive Frameworks và Adaptive Frameworks

3.1. Ứng dụng thực tế của Predictive Frameworks và Adaptive Frameworks

Cả hai phương pháp này đều được sử dụng trong thực tế tùy theo tính chất của từng dự án.

3.2. Khung Dự đoán – Phù hợp với dự án yêu cầu độ chính xác cao

Một số tổ chức sử dụng khung dự đoán vì họ cần sự chặt chẽ trong tài liệu, kiểm thử kỹ lưỡng, và mức độ rủi ro thấp khi chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo. Dưới đây là các tổ chức, doanh nghiệp nổi bật  áp dụng khung dự đoán:

• NASA (Cơ quan hàng không và vũ trụ Hoa Kỳ) & ISRO (Tổ chức nghiên cứu không gian Ấn Độ): Hai tổ chức hàng không vũ trụ này sử dụng phương pháp Waterfall để thực hiện các dự án phức tạp và có tính rủi ro cao. Việc có một kế hoạch chi tiết từ đầu giúp đảm bảo mọi giai đoạn đều được thực hiện chính xác, hạn chế sai sót có thể gây hậu quả nghiêm trọng.
• Boeing: Trong lĩnh vực sản xuất máy bay, tất cả các bước từ thiết kế, thử nghiệm đến sản xuất đều phải tuân theo quy trình nghiêm ngặt. Do đó, Boeing áp dụng khung dự đoán để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và giảm thiểu rủi ro trong quá trình phát triển sản phẩm.
• Ford Motor Company: Khi phát triển các mẫu xe mới, Ford sử dụng phương pháp Waterfall để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ từng giai đoạn, từ thiết kế đến sản xuất (Phân tích, Thiết kế, Tạo dựng, Thử nghiệm và Triển khai). Điều này giúp họ kiểm tra chất lượng kỹ lưỡng, quản lý rủi ro và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.

3.3. Khung Thích ứng – Phù hợp với dự án đổi mới, thường xuyên thay đổi để đáp ứng nhu cầu thị trường 

Các tổ chức sử dụng phương pháp thích ứng để cung cấp giá trị nhanh chóng và hiệu quả thông qua việc thay đổi bằng cách sử dụng các nhóm nhỏ để giải quyết các yêu cầu trong các vòng lặp nhỏ (gọi là sprints) để họ có thể thúc đẩy sự cải tiến liên tục và kết quả.

• Spotify: Công ty này sử dụng mô hình Scrum để tổ chức các nhóm phát triển sản phẩm thành các "squad" – nhóm nhỏ có thể làm việc độc lập. Nhờ đó, Spotify có thể phản hồi nhanh với ý kiến người dùng, liên tục cập nhật các tính năng mới mà không làm gián đoạn dịch vụ.
• Microsoft: Tập đoàn này ứng dụng cả Scrum và Kanban trong phát triển phần mềm. Điều này giúp Microsoft linh hoạt trong việc cải tiến sản phẩm, đồng thời đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng luôn đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng.
• Toyota: Trong lĩnh vực sản xuất, Toyota áp dụng nguyên tắc Agile và Kanban để tối ưu hóa quy trình sản xuất. Nhờ đó, họ có thể giảm lãng phí, cải thiện năng suất và nhanh chóng điều chỉnh khi có vấn đề phát sinh.

4. Làm thế nào để chọn khung phù hợp cho tổ chức của bạn?

Nếu bạn có quyền quyết định giữa khung dự đoán và khung thích ứng, hãy xem xét các yếu tố quan trọng như loại dự án, mức độ phức tạp, tính dự đoán của yêu cầu, mức độ tham gia của các bên liên quan và khả năng chấp nhận rủi ro.

Ngoài ra, điều quan trọng là xem xét ngân sách của bạn và xác định liệu nó có cố định hay không. Thông thường, với các khung thích ứng, sẽ khó làm việc trong một ngân sách cố định vì giải pháp có thể phát triển khi xuất hiện các yêu cầu và thách thức mới.

Hãy đặt câu hỏi cho chính bạn và nhóm của mình để xác định cách tiếp cận phù hợp nhất, đồng thời sử dụng các tình huống thực tế để minh họa quá trình ra quyết định.

Thông thường, khung dự đoán phù hợp với dự án lớn, có yêu cầu rõ ràng, ít thay đổi, trong khi khung thích ứng phù hợp với dự án đổi mới, yêu cầu linh hoạt và phản hồi nhanh từ thị trường.

Việc chọn khung làm việc không phải là quyết định đơn giản. Nhưng khi bạn hiểu rõ đặc điểm, ưu điểm và hạn chế của từng phương pháp, bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn nhất cho tổ chức và dự án của mình.

Dù chọn phương pháp nào, hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất là đánh giá dự án một cách kỹ lưỡng, cân nhắc các yếu tố quan trọng và tự tin thực hiện sáng kiến thay đổi của bạn! Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo:
https://thebaguide.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp