Hoạt động kinh doanh có thể trở nên phức tạp quá mức, bị lãng quên hoặc trùng lặp nếu chúng không được tổ chức hiệu quả. Để duy trì tổ chức, các doanh nhân có thể thấy hữu ích khi sử dụng danh sách việc cần làm hoặc hệ thống quản lý công việc cơ bản. Tuy nhiên, khi một công ty mở rộng, ranh giới giữa các bộ phận và chủ sở hữu quyền hạn bị vượt qua, dẫn đến các hoạt động ngày càng phức tạp. Doanh nghiệp có thể thực hiện hành động để hợp lý hóa các quy trình này bằng cách trực quan hóa chúng thông qua mô hình hóa quy trình kinh doanh. Hãy xem xét mô hình hóa quy trình kinh doanh là gì, những lợi ích mà nó mang lại và cách bạn có thể làm rõ các quy trình kinh doanh của mình bằng cách sử dụng sơ đồ ký hiệu mô hình hóa quy trình kinh doanh (BPMN).
 
1. Mô hình hóa quy trình kinh doanh là gì?
Một cách để khám phá, mô hình hóa, tạo và triển khai các quy trình kinh doanh là thông qua mô hình hóa quy trình kinh doanh. Nó tập trung vào toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối và phạm vi của nó vượt ra ngoài việc quản lý nhiệm vụ. So với các hình thức quản lý quy trình khác, bạn có thể thắc mắc mục tiêu của mô hình hóa quy trình kinh doanh là gì. Hãy xem xét sự khác biệt.
 
Việc thiết kế các quy trình mới là điểm nhấn chính của mô hình hóa quy trình kinh doanh. Nó không giống như việc lập bản đồ quy trình kinh doanh nhằm mục đích tối đa hóa hiệu quả của các quy trình kinh doanh hiện tại. Quản lý quy trình kinh doanh bao gồm cả việc lập bản đồ quy trình kinh doanh và mô hình hóa quy trình kinh doanh. Tiêu chuẩn ngành để trực quan hóa quy trình công việc là Ký hiệu mô hình hóa quy trình kinh doanh (BPMN). Do tính chất trực quan của nó, các bên liên quan từ mọi lĩnh vực của công ty sẽ không gặp khó khăn gì khi sử dụng nó.
 
2. Tại sao nên sử dụng mô hình hóa quy trình kinh doanh?
Khi phát triển quy trình công việc mới của tổ chức, mô hình hóa quy trình kinh doanh có một số lợi thế:
 
  • Cung cấp cho doanh nghiệp cách sử dụng sơ đồ quy trình kinh doanh để xác định và hiểu một cách trực quan các quy trình tổ chức của họ. Điều này có thể tạo thuận lợi cho quá trình xác định ranh giới chức năng và mối quan hệ giữa các hoạt động mới và hiện tại.
  • Cung cấp ký hiệu đạt tiêu chuẩn ngành và có thể được các bên liên quan bên trong và bên ngoài nhận biết. Nó dễ học và đủ mạnh để mô tả chính xác các hoạt động phức tạp. Điều này ngụ ý rằng không cần phải có một quy trình giới thiệu kéo dài, do đó việc đưa mọi người vào cùng một trang sẽ diễn ra nhanh hơn.
  • Thu hẹp khoảng cách giao tiếp thường tồn tại giữa thiết kế và thực hiện các quy trình kinh doanh. Có thể khó đạt được mô tả bằng lời hiệu quả về quy trình kinh doanh, nhưng sơ đồ quy trình kinh doanh giúp đảm bảo rằng không bỏ sót điều gì trong bản dịch.
  • Cho phép các công ty theo dõi sơ đồ quy trình mà họ đã thực hiện. Điều này ngụ ý rằng sẽ dễ dàng phát hiện bất kỳ tác động nào có thể xảy ra đối với quy trình trong trường hợp môi trường kinh doanh thay đổi trong tương lai và nhanh chóng điều chỉnh để tối đa hóa nó.
3. Ưu và nhược điểm của việc sử dụng sơ đồ BPMN

3.1. Ưu điểm của việc sử dụng sơ đồ BPMN

Mặc dù ngôn ngữ lập mô hình BPMN hỗ trợ hơn 100 phần tử đồ họa riêng biệt, sơ đồ BPMN là một ý tưởng đơn giản. Số lượng chú thích phong phú giúp sơ đồ trở nên linh hoạt, cho phép chúng thể hiện ngay cả những quy trình kinh doanh phức tạp nhất. Vì BPMN được thành lập bởi ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế) nên nó có thể được các công ty trong nhiều ngành khác nhau sử dụng. Điều này giúp hầu hết các bên liên quan có thể hiểu được sơ đồ BPMN một cách đơn giản. Ngoài ra, các nhóm có thể cộng tác dễ dàng và hiệu quả hơn khi họ nói cùng một ngôn ngữ.
 

3.2. Nhược điểm của việc sử dụng sơ đồ BPMN 

Ngôn ngữ lập mô hình BPMN ban đầu có thể khó hiểu hoàn toàn do tính chất rộng rãi của nó. Điều này ngụ ý rằng có thể có một lộ trình học tập đáng kể đối với các thành viên trong nhóm chưa quen với sơ đồ BPMN, điều này có thể dẫn đến lãng phí thời gian. Các nhà cung cấp BPMN khác nhau có thể thực thi sơ đồ BPMN theo những cách khác nhau, ngay cả khi tiêu chuẩn ngôn ngữ mô hình hóa chỉ định chính xác cách người dùng nên sử dụng các thành phần sơ đồ. Do đó, có thể có sự tương thích hạn chế giữa các công cụ BPMN và người lập mô hình có thể bị giới hạn ở các nhà cung cấp hoặc giải pháp cụ thể dựa trên cách họ hiểu cách thực thi sơ đồ BPMN.
 
4. Các tính năng cốt lõi của sơ đồ BPMN
Có bốn yếu tố chính tạo nên sơ đồ BPMN:
 

 

4.1. Pools và swim lanes

Phần tử lớn nhất của sơ đồ BPMN là Pools. Nó đưa ra quan điểm của một nhóm người tham gia về toàn bộ quy trình kinh doanh (ví dụ: một bộ phận hoặc một chức năng cụ thể, chẳng hạn như trợ lý giám đốc). Tương tự như một bể bơi thực sự, Pools có thể được chia thành các swimlanes trải dài trên sơ đồ theo hướng dọc hoặc ngang. Trong hồ bơi lớn hơn, những chiếc thuyền bơi này đại diện cho các nhóm hoặc cá nhân cụ thể đang hoàn thành nhiệm vụ. Phải có tối thiểu một pool và một swimlane trong mỗi sơ đồ BPMN.
 
Để làm rõ điều này, chúng ta hãy xem một ví dụ về lập bản đồ quy trình kinh doanh. Giả sử bạn làm việc tại một doanh nghiệp và đang đăng ký thẻ tín dụng của cửa hàng cho một khách hàng mới. Các bước bạn thực hiện để hoàn tất quy trình đó đều có trong nhóm của bạn và chúng có thể bao gồm:
 
  • Ghi lại dữ liệu từ đơn xin vay tiền
  • Xác minh dữ liệu ứng dụng (thông qua đánh giá tín dụng)
  • Kết thúc thẩm định khoản vay
  • Thông báo kết quả cho khách hàng
  • Cho phép tài khoản của khách hàng nhận được khoản vay

Người tiêu dùng cung cấp thông tin cho đơn xin vay tiền và hành động duy nhất của trợ lý cửa hàng là thu thập thông tin và gửi đi để xử lý. Quá trình này là một ví dụ đơn giản về sơ đồ BPMN vì chỉ có một người tham gia. Tuy nhiên, hành động của nhân viên bán hàng lại đặt ra các quy trình khác, được mô tả trong các swimlane tiếp theo. Các mũi tên chỉ vào và ra khỏi bộ phận chỉ ra rằng các bộ phận khác đóng vai trò chính trong việc đảm bảo quá trình này được hoàn thành thành công.
 
 
Sự tương tác giữa swimlane của trợ lý cửa hàng với bộ phận tín dụng và swimlanes tài chính được mô tả trong sơ đồ BPMN toàn diện hơn này. Luồng thông tin hoặc hoạt động được thể hiện bằng các mũi tên đến và đi, chỉ ra các điểm tiếp xúc giữa các quy trình. Để tổng hợp kiến thức bạn có về một quy trình nhất định, bạn có thể muốn hợp tác với các bên liên quan quan trọng và thực hiện hoạt động lập bản đồ tư duy nhanh chóng trước khi bắt đầu tạo sơ đồ BPMN. Bản đồ tư duy là một kỹ thuật tổ chức thông tin tạo điều kiện thuận lợi cho việc trực quan hóa các liên kết giữa các khái niệm. Điều này có thể hỗ trợ bạn trong việc xác định ai tham gia vào một quy trình và ở đâu có mối liên hệ với các quy trình khác mà bạn nên tính đến.
 

 

4.2. Yếu tố dòng chảy

Các hình dạng hình học trong ví dụ về mô hình quy trình kinh doanh ở trên được gọi là các phần tử dòng. Chúng bao gồm các hình thoi, hình tròn và hình chữ nhật. Các phần tử dòng này mô tả các hành động và sự kiện cụ thể diễn ra trong quá trình. Hình chữ nhật thường được sử dụng để biểu thị các bước của quy trình. Có hai loại hoạt động chính: nhiệm vụ và quy trình phụ.
 
Điều quan trọng là sơ đồ BPMN không quá phức tạp vì chúng được sử dụng để truyền tải các quy trình bằng ngôn ngữ đơn giản mà nhiều bên liên quan có thể hiểu được. Các quy trình con rất hữu ích để duy trì sự đơn giản. Các quy trình phụ là các nhóm nhiệm vụ liên quan mà bạn không muốn tập trung vào khi lập sơ đồ quy trình cụ thể này nhưng lại cần thiết để quy trình thành công.
 
Một ví dụ của quy trình phụ cơ bản trong tình huống nói trên có thể là trợ lý cửa hàng thu thập thông tin chi tiết về đơn xin vay từ người tiêu dùng. Có thể có nhiều lựa chọn, chẳng hạn như điền biểu mẫu trực tuyến, điền đơn đăng ký bằng giấy tại cửa hàng hoặc nhập dữ liệu điện tử trên máy tính bảng tại bộ phận dịch vụ khách hàng. Mặc dù đó đều là những khả năng khả thi nhưng bạn không thực sự muốn tập trung vào mức độ chi tiết đó trong sơ đồ cụ thể này để giữ cho quy trình dễ nắm bắt. Nhiệm vụ là một thành phần quy trình cơ bản không thể chia thành các đơn vị chi tiết nhỏ hơn. Thông thường, vòng tròn tượng trưng cho sự xuất hiện. Sự kiện là những điều xảy ra có khả năng ảnh hưởng đến một quá trình; chúng có thể là nội bộ hoặc bên ngoài. Sự kiện bắt đầu, Sự kiện trung gian và Sự kiện kết thúc là ba loại sự kiện khác nhau. Một số sơ đồ nhất định xác định yếu tố kích hoạt dẫn đến một sự kiện.
 
Hình thoi tượng trưng cho sự mở cửa. Bằng cách thông báo các hoạt động có xảy ra hay không, các cổng có trách nhiệm điều chỉnh quá trình diễn ra như thế nào. Để chứng minh cách thức hoạt động của điều này trong cuộc sống thực, chúng ta hãy xem xét lại ví dụ của chúng tôi. Sau khi hoàn thành việc đánh giá khoản vay, bộ phận tín dụng phải xác định khả năng người vay có thể trả được khoản vay. Đơn đăng ký sẽ bị tập đoàn từ chối nếu mức độ nguy hiểm quá lớn. Điều này hướng dẫn trợ lý cửa hàng của khách hàng cho họ biết rằng đơn đăng ký của họ không được chấp nhận. Điều đó đặt ra một Sự kiện dừng.
 

 

4.3. Kết nối các đối tượng

Việc kết nối các mục sẽ liên kết các đối tượng luồng khác nhau lại với nhau. Các luồng tuần tự liên kết các phần tử luồng nằm trong các swimlane riêng biệt nhưng vẫn nằm trong cùng một pool. Chúng xuất hiện dưới dạng đầu mũi tên trên một đường liền nét. Chúng hiển thị trình tự thực hiện các nhiệm vụ khác nhau theo mũi tên chỉ về hướng đó.
 
Luồng thông báo phải được sử dụng để kết nối các đối tượng luồng trên nhiều nhóm khác nhau. Luồng tin nhắn được thể hiện bằng đường chấm có đầu mũi tên. Các hiệp hội là thứ cuối cùng kết nối mọi thứ. Mối quan hệ giữa các đối tượng luồng và các tạo phẩm được hiển thị bằng các liên kết. Người lập mô hình quy trình kinh doanh có thể thêm nhiều chi tiết hơn vào sơ đồ BPMN cơ bản bằng cách sử dụng các tạo phẩm. Có ba loại hiện vật tồn tại:
  • Chú thích cung cấp thông tin bổ sung về các đối tượng luồng nhất định. Ví dụ: chúng tôi có thể đưa chú thích văn bản vào hoạt động "Thanh toán đồ ăn" vào đồ họa trên để cho biết các tùy chọn thanh toán bao gồm tiền mặt, thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng.
  • Người lập mô hình có thể nhóm các nhiệm vụ, hoạt động hoặc các quy trình con quan trọng đối với toàn bộ quy trình bằng cách sử dụng các nhóm.
  • Đối tượng dữ liệu chứa dữ liệu phải được thu thập hoặc lưu lại, cũng như dữ liệu là đầu vào hoặc kết quả của quá trình.

4.4. Data

Việc xác định luồng dữ liệu trong suốt quá trình là rất quan trọng. Như đã chỉ ra trước đây, có nhiều cách khác nhau để dữ liệu có thể tương tác với quy trình; những tương tác này có thể được chú thích bằng các ký hiệu cụ thể trong Ký hiệu mô hình hóa quy trình kinh doanh.
Thông tin ứng dụng mà hệ thống đánh giá tín dụng thu được và kết quả đánh giá khoản vay mà bộ phận tài chính nhận được là hai ví dụ về dữ liệu trong kịch bản trên.
 
 
5. BPMN so sánh với Sơ đồ hoạt động UML như thế nào?
Mặc dù UML được sử dụng phổ biến hơn nhiều để mô hình hóa các hệ thống phần mềm nhưng nó cũng có thể được sử dụng để mô hình hóa các quy trình. Ngược lại với BPMN tập trung vào quy trình hơn, UML được cho là tập trung vào đối tượng.
 
Những người muốn mô hình hóa và tạo ra các hệ thống phần mềm, chẳng hạn như ứng dụng web, là những người dùng UML điển hình. Họ có thể mô tả một thiết kế bằng ký hiệu tiêu chuẩn và có thể sử dụng một trong nhiều ngôn ngữ máy tính để tạo ra thiết kế đó. Để tạo ra các hệ thống “As-is” và “To-be”, việc lập bản đồ quy trình kinh doanh và mô hình hóa quy trình kinh doanh đều sử dụng BPMN. Mặc dù nhiều doanh nhân có thể sử dụng nó nhưng các nhà phân tích nghiệp vụ là những người dùng điển hình.
 
 
Việc kinh doanh có thể phức tạp, như chúng tôi đã nêu. Có thể khó thiết kế và thực hiện các quy trình mới, đặc biệt nếu chúng đòi hỏi sự hợp tác giữa nhiều bộ phận hoặc chức năng. Các nhóm có thể đảm bảo hiệu quả tối ưu bằng cách trực quan hóa các quy trình mới trước khi triển khai thông qua việc sử dụng mô hình quy trình kinh doanh và sơ đồ BPMN. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

 

Nguồn tham khảo:
https://miro.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
 
 

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC