BA làm việc không chỉ là thu thập yêu cầu, viết tài liệu rồi chuyển cho dev mà còn là đảm bảo rằng khi team dev nhận “gánh nặng” từ bạn, mọi thứ rõ ràng, kiểm soát được và ít rủi ro nhất. Nếu bạn giao tài liệu mà thiếu thông tin, dev sẽ phải quay lại hỏi, mất thời gian, đôi khi sai hiểu yêu cầu, dẫn đến phải sửa nhiều lần. Vì vậy, trước khi “bấm gửi” file tài liệu cho team dev (hoặc bàn giao giữa giai đoạn dự án), hãy cùng BAC kiểm tra theo checklist dưới đây để giúp người BA chủ động và chuyên nghiệp hơn.
 

1. Các thông tin cần kiểm tra
1.1 Thông tin tổng quan & bối cảnh dự án
  • Mô tả ngắn gọn module/tính năng bạn bàn giao: mục tiêu, đối tượng người dùng, phạm vi.
  • Stakeholder chính: tên, vai trò, liên lạc.
  • Luồng chính/high-level: từ ý tưởng → yêu cầu → giải pháp → bàn giao.
Việc này giúp dev hiểu không chỉ “làm gì”, mà vì sao. Nếu thiếu bối cảnh, dev có thể hiểu khác mục đích.
(Tham khảo các yếu tố handover cho BA tại nguồn: “Work Handover Examples for Business Analysts” larksuite.com)
 
1.2 Yêu cầu đã rõ & đầy đủ
  • User Stories hoặc Use Cases: có actor, hành động, mục tiêu.
  • Acceptance Criteria: rõ ràng, đo được, “khi nào xem là done”.
  • Luồng chính & luồng ngoại lệ (nếu dùng Use Case): rõ các bước dev cần triển khai.
  • Quy tắc nghiệp vụ (Business Rules): nếu có điều kiện, giới hạn cần tuân.
  • Miêu tả chức năng và không chức năng (Functional & Non-Functional Requirements): hiệu suất, bảo mật, UI/UX, tích hợp.
Nếu các yêu cầu còn mơ hồ và không xem xét kĩ việc giao dev đi sẽ dễ “chạy lệch”. Hãy chắc rằng bạn không “trả tiền cho dev để… đoán”.
 
1.3 Tài liệu giải pháp & giao diện
  • Mockups/wireframes hoặc prototype (link hoặc file).
  • Dữ liệu mẫu hoặc luồng dữ liệu (data flow).
  • API/integration specs nếu có.
  • Tài liệu tương tác với hệ thống khác.
Nếu BA bàn giao mà thiếu các bản vẽ hoặc sơ đồ, dev mất thời gian thiết kế lại hoặc phải hỏi lại. Nguồn “How to Create Helpful Handover Documentation” đề cập rõ là tài liệu bàn giao cần “Workflows, processes, and operations guides” Whatfix.
 
1.4 Kiểm tra trạng thái hiện tại & công việc còn lại: Việc này giúp dev hiểu “mình đang nhận từ đâu”, không bị ngỡ ngàng
  • Những nhiệm vụ đã hoàn thành (features, test, review).
  • Những công việc chưa xong: open bugs, enhancements, change requests. Ai chịu trách nhiệm, deadline, ưu tiên.
  • Rủi ro hoặc vấn đề đã biết (Known Issues) + cách xử lý hiện tại.
1.5 Tài nguyên & quyền truy cập: Không có phần này là dev bén mảng nhưng lại thiếu quyền truy cập, mất thời gian chờ support
  • File/thư mục chứa tài liệu: nơi đặt, link, quyền truy cập.
  • Credentials/Access: hệ thống dev, test, staging nếu bàn giao trực tiếp.
  • Danh sách tool, license, phần mềm phụ trợ cần biết.
  • Giao tiếp & trách nhiệm: Việc này giúp chuyển giao không bị “đứt gánh giữa đường”
  • Ai là người tiếp nhận bàn giao? (Tên, vai trò)
  • Buổi họp bàn giao: lịch, agenda, biên bản.
  • Kênh giao tiếp tiếp theo: Slack, Teams, email, document repository.
1.6 Hướng dẫn sử dụng & hỗ trợ sau bàn giao: Điều này tạo cảm giác yên tâm cho cả dev và khách hàng
  • Tài liệu hướng dẫn hoặc video walkthrough nếu có phần khó.
  • Liên hệ support: ai, khi nào, phương thức.
  • Thời gian bảo hành/giám sát: bao lâu BA tiếp tục hỗ trợ.
1.7 Ký kết và lưu trữ: Một bàn giao hoàn chỉnh là có dấu “xong” rõ ràng và chứng từ lưu trữ
  • Bản ghi nhận đã bàn giao: có sign-off của BA, dev, PO.
  • Lưu phiên bản tài liệu trong repository chuẩn (version control hoặc doc management).
  • Đánh giá quá trình bàn giao: có feedback nào cần ghi nhận?
2. Mẹo giúp bạn làm checklist hiệu quả
Mẹo giúp bạn làm checklist hiệu quả
  • Tạo template riêng cho team: Hãy làm sẵn checklist và đưa vào quy trình BA mỗi khi “chốt” giai đoạn.
  • Bắt đầu sớm: Đừng đợi tới phút cuối mới vừa loãng tài liệu. Xem thêm tài liệu Project Handover Templates & Checklists giúp bạn bắt đầu sớm để giảm nhồi nhét thông tin. 
  • Tùy biến theo dự án: Dự án nhỏ sẽ khác lớn; phần tài liệu cũng nên điều chỉnh cho phù hợp.
  • Điền đủ thông tin rồi mới bàn giao: Nếu thiếu “giai đoạn”, hãy hoàn thiện chứ không gửi bản nháp.
  • Sắp xếp theo người đọc: Dev sẽ xem “spec kỹ thuật”, PO xem “mục tiêu người dùng”. Hãy đặt phần “tóm tắt” lên đầu.
3. Kết luận
Đối với một BA, việc bàn giao tài liệu không đơn thuần là “viết xong rồi gửi file” mà là đảm bảo cả team dev hiểu đúng, làm đúng và phát triển đúng theo định hướng. Khi bạn sử dụng checklist như trên, bạn không chỉ giảm thiểu rủi ro hiểu sai yêu cầu, tiết kiệm thời gian trao đổi lại, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt PO và các bên liên quan.
 
Hãy dành một chút thời gian mỗi tuần để rà soát checklist này cho từng giai đoạn tài liệu bạn đang xây dựng. Chỉ cần làm chuẩn một lần, bạn sẽ thấy những lần bàn giao sau trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
 
Hy vọng bài viết đã giúp bạn trả lời được câu hỏi: Trước khi gửi tài liệu cho team dev, BA cần chuẩn bị những gì? Đồng thời, giúp bạn nâng cao chất lượng tài liệu để trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt team dev. Đừng quêntheo dõi BAC's Blog để cập nhật thêm nhiều kiến thức và chia sẻ hữu ích nhé!
 

Nguồn tham khảo:
Internet


Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
 
 
 

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC