Lợi ích của RPA trong việc tăng cường hiệu suất của doanh nghiệp

Trong thế giới hiện đại ngày nay, các doanh nghiệp phần lớn đều nỗ lực tận dụng công nghệ vào quy trình nghiệp vụ để tối ưu hóa mức tăng trưởng kinh doanh. Một trong những cách thực hiện được sử dụng rộng rãi là tận dụng những công nghệ tự động hóa tốt nhất, điển hình như Robotic Process Automation (RPA). Đây là công nghệ quan trọng trong việc tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng một cách hiệu quả nhất.

 

Nhờ phần mềm RPA, các doanh nghiệp trên toàn cầu có cơ hội tận dụng một giải pháp cứu cánh kỹ thuật số để cải thiện hiệu quả và tăng năng suất kinh doanh. Đáng chú ý hơn, sự kết hợp giữa giải pháp RPA với các giải pháp kinh doanh truyền thống đã chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ và đặt nền tảng cho việc cải tiến quy trình thường xuyên.

Là một BA, bạn có thể đặt ra câu hỏi: "Giá trị nghiệp vụ của RPA là gì?" Nếu bạn có thắc mắc tương tự và muốn tìm câu trả lời, hãy đọc bài viết dưới đây. Vì BAC sẽ cung cấp đến bạn những lợi ích của RPA trong việc tăng cường hiệu suất của doanh nghiệp và lí do tại sao nó trở thành một trong những công cụ, phần mềm quý giá nhất cho tất cả các doanh nghiệp.

 

Vì RPA hoạt động trên một bộ phần mềm cụ thể được gọi là bot khiến cho toàn bộ hệ thống trở nên dễ dàng tập trung hoàn toàn vào một số tác vụ cụ thể. Ví dụ như việc tạo một báo cáo hàng tháng, mà các bot RPA tạo ra trong 20 phút trong khi nhân viên có thể phải mất bốn tiếng để hoàn thành nó.

 

Ngoài ra, RPA có khả năng tùy chọn, tính toán và điều hướng trên màn hình chỉ trong vài giây nhờ đó tiết kiệm rất nhiều thời gian thực hiện. Đồng thời, nó cũng giúp nâng cao năng suất của nhân viên, giúp họ làm việc hiệu quả hơn bằng cách giải phóng họ khỏi các nhiệm vụ đơn điệu, tốn thời gian và nhàm chán.

 

Khi đưa RPA sử dụng vào các quy trình nghiệp vụ, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh của họ được thực hiện với độ chính xác cao hơn. Vì các bot RPA không có lỗi, chúng sẽ luôn thực hiện các nhiệm vụ của họ một cách chính xác và nhất quán, không bị mắc lỗi hoặc sai sót như con người.

 

Các doanh nghiệp có thể sử dụng RPA để tăng cường sự tương tác với khách hàng của họ thông qua các kênh trực tuyến. Ví dụ, RPA có thể được sử dụng để trả lời các câu hỏi của khách hàng trên trang web hoặc trên các nền tảng mạng xã hội, giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng và cải thiện trải nghiệm của họ với thương hiệu.

 

Bên cạnh các công cụ quy trình làm việc, hệ thống phần mềm RPA đã chứng minh nó là yếu tố quan trọng nhất trong thế giới kinh doanh kỹ thuật số. Cả hai công cụ này không thể hoàn thiện nếu thiếu nhau và thay vì cạnh tranh với nhau, chúng thường hoạt động song song để mang lại hiệu quả cao nhất.

Các bot RPA chờ đợi tín hiệu từ công cụ quy trình làm việc để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả. Sau khi nhận được tín hiệu thông báo, phần mềm RPA sẽ hoàn thành nhiệm vụ được giao. Và sau khi hoàn thành, tin nhắn được xử lý và gửi trở lại công cụ quy trình làm việc.

 

Nói tóm lại, cả hai công cụ hoạt động cùng nhau để khắc phục và loại bỏ nhược điểm của nhau. Đây là điều cần thiết để hoàn thành bộ công cụ cần thiết mà không phải mất thời gian mua các phần mềm đắt tiền. Do đó, các giải pháp dịch vụ RPA mang lại kết quả hiệu quả về chi phí tuyệt vời đối với các công ty.

 

Phần thú vị nhất của RPA là nó hoạt động liên tục trong 24 giờ một ngày mà không ngừng nghỉ. RPA không cần nghỉ phép hay đau ốm, mệt mỏi như nhân viên. Đó là điểm nổi bật của hệ thống tự động hóa.

Nhìn chung, hoạt động của một bot RPA đơn lẻ tương đương với hai đến năm nhân viên cố định thậm chí nó có thể mở rộng hơn nữa. Ngoài ra, RPA có khả năng hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc. Điều này cho thấy rằng chúng mang lại hiệu suất cao trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào.

 

Việc giám sát, theo dõi mọi người làm việc trong môi trường văn phòng gần như là điều rất khó thực hiện tốt. Nhưng với sự xuất hiện của quy trình tự động RPA, quá trình giám sát đã trở nên trơn tru và dễ dàng hơn.

 

RPA giúp thiết lập các khung thời gian và mạng lưới hoạt động rõ ràng, giúp ban quản lý theo dõi cả chính xác những khoảng thời gian nhỏ nhất, từng phút từng giây và các sai sót trong công việc. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các số liệu rõ ràng và chính xác, phần mềm RPA có thể theo dõi thành công tất cả các hoạt động và thành tích của nhân viên.

 

Ngay cả khi sự phát triển vượt bậc của RPA sẽ khiến việc phân tích trở nên phức tạp hơn thì hệ thống vẫn có khả năng theo dõi hiệu suất của nhân viên hết sức mạnh mẽ.

 

Một trong những lợi ích đáng chú ý của RPA là nó cung cấp phiên bản bản mật an toàn ở mọi cấp độ xử lý dữ liệu. Bot thực hiện một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm để ngăn chặn việc rò rỉ thông tin quan trọng từ phần này qua phần khác. Nhờ vậy, việc kiểm soát quyền truy cập dữ liệu dễ dàng hơn với những bản ghi rõ ràng.

 

RPA sẽ tạo ra nhiều công việc hơn cho những chuyên gia có khả năng xử lý hệ thống tốt bằng cách áp dụng các phương pháp mã hóa và tường lửa khác nhau để làm cho hệ thống hoàn toàn chặt chẽ, an toàn hơn khỏi các tấn công nguy hiểm. 

 

Có hai cấp độ mà quản trị RPA cung cấp các lợi ích tiên tiến:

Hệ thống quản trị rõ ràng và chính xác chờ đợi hoạt động của hệ thống RPA, đây là một bước quan trọng trong việc tạo môi trường thích hợp để triển khai hiệu quả nền tảng RPA.

 

RPA chi phối một hệ thống lớn hơn rất nhiều giúp nó rà soát cũng như liên tục kiểm tra lại hệ thống hiện có. Bằng cách này, hệ thống tự động hóa có thể kiểm tra và đánh dấu các hoạt động không tuân thủ khuôn khổ làm việc hiện tại của doanh nghiệp.

Một trong những giải pháp RPA nổi tiếng là cung cấp khả năng mở rộng dễ dàng cho bất kỳ nhiệm vụ nào. Với đội ngũ đông đảo của các bot tự động, chúng có thể thực hiện những hoạt động mà ngay cả một nhóm chuyên gia chuyên nghiệp cũng không thể thực hiện được.

 

Bên cạnh đó, một nhóm quy trình tự động hóa có thể được lập trình để sao chép các công việc tương tự được thực hiện thủ công trong bộ các quy trình khác nhau một cách hiệu quả. Các bước đã cho trải qua sự lặp lại liên tục để tạo ra đội ngũ các hệ thống hoạt động đồng thời.

 

Hơn nữa, các bot RPA có khả năng tích hợp máy học (machine learning) và trí tuệ nhân tạo (artificial intelligence) vào quá trình tự động hóa, hướng đến khả năng mở rộng theo cấp số nhân khi so sánh với nguồn nhân lực con người.

 

Như vậy, bài viết trên BAC đã tiết lộ đến bạn lợi ích của RPA trong việc tăng cường hiệu suất của doanh nghiệp khác nhau. RPA giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về mục tiêu kinh doanh của mình cùng nhiều ưu điểm khác mà RPA đã trở thành một công cụ thân thiện với người dùng nhờ vào tự động hóa, đáp ứng tất cả các mục tiêu kinh doanh một cách thành công. Đừng quên thường xuyên cập nhật các kiến thức chuyên môn bổ ích tại BAC's Blog bạn nhé!