Lộ trình trở thành Project Manager

Với nhu cầu ngày càng tăng đối với các nhà quản lý dự án (Project Manager – PM) lành nghề trong các ngành khác nhau, đây là thời điểm tuyệt vời để khám phá con đường sự nghiệp này. Tuy nhiên, nhiều PM đầy tham vọng không chắc chắn về cách bắt đầu và những bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu nghề nghiệp.

Project Manager tác động rất lớn đến thành công của doanh nghiệp

1. Vì sao nên trở thành Project Manager?

Theo nghiên cứu từ Project Manager Institute (Viện Quản lý Dự án), “Nhu cầu trong 10 năm tới đối với các PM đang tăng nhanh hơn nhu cầu đối với người lao động trong các ngành nghề khác.” Mỗi năm, khoảng 214.000 công việc mới liên quan đến quản lý dự án sẽ được tạo ra ở Hoa Kỳ.

Theo báo cáo Pulse of the Profession năm 2020 của Viện Quản lý Dự án, hiệu suất dự án kém có thể gây tốn kém cho các tổ chức, dẫn đến đầu tư lãng phí. Báo cáo cho thấy 11,4% khoản đầu tư bị thất thoát do hiệu suất dự án kém.

Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý dự án hiệu quả trong việc đảm bảo rằng các dự án được phân phối thành công, đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách, từ đó tối đa hóa lợi tức đầu tư cho tổ chức. Bằng cách áp dụng các thực tiễn tốt nhất về quản lý dự án, các tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro về hiệu suất dự án kém và giảm chi phí liên quan.

Quản lý dự án rất quan trọng đối với sự tăng trưởng và phát triển của bất kỳ tổ chức nào, nó là trung tâm của thực tế tất cả các hoạt động hàng ngày. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm thành lập các nhóm công nhân có kinh nghiệm, tạo và thực hiện các chiến lược của nhóm và đảm bảo rằng tất cả các dự án đều được hoàn thành đúng hạn.

2. Những kỹ năng cần thiết để trở thành Project Manager

Khi nói đến việc phát triển các kỹ năng quản lý dự án, bạn sẽ cần kết hợp các kỹ năng cứng như quản lý rủi ro và hiệu suất để đảm bảo dự án vận hành tốt, cũng như các kỹ năng mềm như giao tiếp và tạo động lực, vì các thành viên trong nhóm và các bên liên quan sẽ cần đến bạn.

• Kỹ năng kỹ thuật

Nó bao gồm biết cách quản lý lịch trình, ngân sách và phạm vi của dự án. Kỹ năng quản lý dự án kỹ thuật đòi hỏi kiến thức để lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các dự án một cách hiệu quả bằng cách sử dụng các công cụ chính xác vào đúng thời điểm.

• Kỹ năng kinh doanh

PM dựa vào chuyên môn kinh doanh để hiểu cách thức các sản phẩm và mục tiêu của dự án mang lại giá trị và lợi thế cho tổ chức, khách hàng và nhân viên.

Sự hiểu biết này cho phép người quản lý dự án đưa ra quyết định sáng suốt, ưu tiên các nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực hiệu quả để đảm bảo kết quả dự án thành công

• Kỹ năng quản lý

Quản lý rủi ro và có kỹ năng ước tính, lập ngân sách và dự báo để đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng, hoàn thành đúng thời hạn và không có dự án nào bị vượt mức là những kỹ năng quản lý dự án tốt nhất mà mọi người nên có.

Biết toàn bộ ngành của bạn, cũng như các công cụ, chiến lược và quy trình quản lý dự án.

• Kỹ năng lãnh đạo

Người quản lý dự án có trách nhiệm của nhóm. Các kỳ vọng của khách hàng và quản lý được quản lý bởi các nhà quản lý dự án và họ giao tiếp với các bên liên quan ở tất cả các cấp của một tổ chức, cả nội bộ và bên ngoài.

Do đó, họ đòi hỏi khả năng lãnh đạo xuất sắc như giao tiếp, giải quyết vấn đề, ra quyết định, đàm phán, giao tiếp giữa các cá nhân, xây dựng nhóm và trí tuệ cảm xúc.

3. 6 yếu tố đánh giá một Project Manager

Nếu bạn đang cân nhắc việc trở thành một Project Manager, điều quan trọng là phải đánh giá xem bạn có các kỹ năng và đặc điểm cần thiết để tạo nên một PM thành công hay không. Dưới đây là 6 yếu tố quyết định:

• Yếu tố 1 là khả năng giao tiếp và lãnh đạo: PM phải giỏi giao tiếp và dẫn dắt các nhóm hướng tới mục tiêu chung. Nếu bạn có xu hướng dẫn đầu và thích được phụ trách, vai trò PM có thể phù hợp hoàn hảo với bạn.
• Yếu tố 2 là phải tư duy giải quyết vấn đề: Để vượt qua thành công những thách thức hoặc thất bại không lường trước và vượt qua những trở ngại có thể phát sinh trong một dự án, các PM phải duy trì thái độ tích cực, khả năng giải quyết vấn đề và tư duy hướng đến giải pháp. Về bản chất, điều quan trọng đối với các PM là tiếp cận những tình huống này bằng một nụ cười và sẵn sàng tìm giải pháp.
• Yếu tố 3 là một nhà quản lý tỉ mỉ: Các PM phải có mức độ chú ý cao đến từng chi tiết để quản lý các mốc thời gian, ngân sách và tài nguyên một cách hiệu quả. Nếu bạn thích được tổ chức và tập trung vào các chi tiết của dự án, đồng thời có thể quản lý chúng trong khi vẫn ghi nhớ các mục tiêu tổng thể của dự án, vai trò PM có thể phù hợp với sở thích của bạn.
• Yếu tố 4 là tính linh hoạt và tâm trí cởi mở: Đối với một PM, mỗi ngày là một ngày mới. Khi các tình huống có tính không chắc chắn cao, các PM phải có phẩm chất linh hoạt và khả năng thích ứng để tiếp cận các tình huống mới với tinh thần cởi mở và sẵn sàng tư duy sáng tạo để tìm ra giải pháp cho các vấn đề.
• Yếu tố 5 là khả năng xác định và quản lý rủi ro: Bạn có giỏi xác định rủi ro không? Bạn có thể luôn nghĩ về điều tiêu cực có thể xảy ra với dự án đồng thời xem xét biện pháp khắc phục [rủi ro] không? Nếu bạn giỏi về nó, bạn là một PM.
• Yếu tố 6 là khả năng quản lý căng thẳng: Vai trò PM có thể là một vai trò đòi hỏi khắt khe và có trách nhiệm cao, do đó, công việc PM đôi khi có thể rất căng thẳng và PM phải có khả năng quản lý sự căng thẳng của công việc. Dù chuyện gì xảy ra, bạn nên luôn luôn bình tĩnh.

4. Các vai trò trong nghề quản lý dự án

Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), để theo kịp nhu cầu, nền kinh tế toàn cầu sẽ cần 25 triệu chuyên gia dự án mới vào năm 2030. Hãy cân nhắc hệ thống phân cấp chức danh người quản lý dự án này khi bạn tìm kiếm công việc mong muốn .

Các vị trí sau đây thường thấy trong nghề quản lý dự án:

• Điều phối viên dự án (Project Coordinator): Đây là vị trí quản trị cấp đầu vào chịu trách nhiệm tạo và phân phối các báo cáo dự án. Điều phối viên dự án là một thành viên của nhóm quản lý cung cấp hỗ trợ.
• Người lập lịch dự án (Project Scheduler): Người lập lịch dự án chịu trách nhiệm lên lịch cho thời hạn dự án, công việc và quản lý các yêu cầu của dự án. Họ hỗ trợ các nhà quản lý dự án lập kế hoạch, điều phối và giám sát các mốc thời gian cũng như xác định các khách hàng tiềm năng cho bản chào hàng.
• Trợ lý Giám đốc Dự án (Assistant Project Manager): Trong trường hợp các dự án cực kỳ lớn, một trợ lý quản lý dự án có thể được yêu cầu hợp tác với người quản lý dự án và đảm nhận các nhiệm vụ mà người quản lý dự án không thể hoàn thành. Trợ lý giám đốc dự án có thể được yêu cầu tham dự các cuộc họp và làm việc trên một số phần nhỏ của dự án khi thời gian cho phép. Trợ lý gặp gỡ người quản lý dự án một cách thường xuyên để báo cáo về tiến độ và thảo luận về bất kỳ rào cản tiềm ẩn nào có thể phát sinh.
• Người quản lý dự án (Project Manager): Ngân sách, kế hoạch, thời hạn và bản giới thiệu sản phẩm đều được quản lý bởi người quản lý dự án, người phụ trách toàn bộ dự án từ đầu đến cuối. Khi làm việc một mình hoặc với trợ lý, người quản lý dự án có thể ủy thác các nhiệm vụ cụ thể hoặc cộng tác trong dự án với những người còn lại trong nhóm quản lý. Cá nhân này chịu trách nhiệm theo dõi dự án cho đến khi hoàn thành.
• Quản lý dự án cấp cao (Senior Project Manager): Công việc này có thể phụ trách nhiều dự án cùng lúc và xác định xem nên ưu tiên dự án nào trước. Người quản lý dự án cấp cao có khả năng là một phần của nhóm quản lý rộng lớn hơn bao gồm các nhà quản lý và trợ lý dự án cũng như các chuyên gia khác.
• Giám đốc quản lý dự án (Director of Project Management): Vai trò chính của giám đốc quản lý dự án là hướng dẫn, chỉ dẫn và phát triển các hoạt động quản lý dự án và cấu trúc quy trình làm việc. Họ cung cấp quản trị dự án tổng thể bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn, giao thức và công cụ để phân phối dự án hiệu quả. Một giám đốc thường yêu cầu 5-6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án với các kỹ năng bổ sung.
• VP điều hành, COO: VP điều hành chịu trách nhiệm điều hành, quản lý, lập kế hoạch và điều phối hoạt động điều hành tổng thể của việc xử lý dự án. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo các hoạt động vận hành trôi chảy bằng cách thực hiện các quy tắc và quy định. Ngoài ra, một phó giám đốc điều hành xử lý những người khác và cộng tác với các công ty để đảm bảo các dịch vụ vận hành tốt nhất trong quá trình phân phối dự án.

5. Các ngành hàng đầu dành cho Project Manager

Có nhiều ngành công nghiệp khác nhau trên thị trường đòi hỏi các PM có kinh nghiệm. Quản lý dự án không chỉ giới hạn trong một số ngành nhất định mà trải rộng trên nhiều ngành khác nhau như: Thi công, kiến trúc, bảo hiểm y tế, chế tạo, kỹ thuật, phần mềm hoặc CNTT.

Trên đây là những điều cơ bản cần biết về lộ trình trở thành Project Manager. Mong rằng bài viết đã mang đến những thông tin tham khảo hữu ích cho bạn đọc.  Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:

https://techcanvass.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp