Lập kế hoạch dự án là gì và cách lập một kế hoạch hiệu quả

Lập kế hoạch dự án là điều cần thiết để quản lý dự án hiệu quả, cung cấp lộ trình cho toàn bộ vòng đời dự án. Đây là một quá trình lặp đi lặp lại đòi hỏi phải xem xét và cập nhật thường xuyên để đảm bảo dự án đi đúng hướng và đáp ứng thành công các mục tiêu đề ra. Bài viết này có thể giúp các bạn lập một kế hoạch hiệu quả.

Lập kế hoạch dự án là bước quan trọng trong mỗi doanh nghiệp

1. Lợi ích của việc lập kế hoạch dự án

• Giao tiếp và thông tin rõ ràng: Lập kế hoạch dự án tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp hiệu quả bằng cách cung cấp nguồn thông tin trung tâm cho tất cả nhân viên dự án. Nó đảm bảo rằng mọi người tham gia đều hiểu phạm vi, mục đích, mục tiêu và lịch trình của dự án. Sự rõ ràng này giúp sắp xếp các nỗ lực và tránh nhầm lẫn.
• Hiểu biết về các bên liên quan: Một kế hoạch dự án được phát triển tốt sẽ giúp các nhà tài trợ dự án và các bên liên quan chính hiểu được các yêu cầu và mong đợi của dự án. Nó thiết lập sự hiểu biết chung về những gì cần phải hoàn thành và cung cấp điểm tham chiếu cho việc ra quyết định.
• Quản lý và kiểm soát dự án: Lập kế hoạch cho phép người quản lý dự án quản lý và kiểm soát dự án khi nó tiến triển. Bằng cách có một kế hoạch toàn diện, họ có thể theo dõi tiến độ, chi phí, phân bổ nguồn lực và đưa ra quyết định sáng suốt để giữ cho dự án đi đúng hướng.
• Quản lý rủi ro: Lập kế hoạch dự án bao gồm xác định và đánh giá rủi ro dự án. Điều này cho phép các nhà quản lý dự án phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro và thiết lập các kế hoạch dự phòng. Bằng cách chủ động giải quyết các vấn đề tiềm ẩn, việc lập kế hoạch dự án giúp giảm thiểu sự gián đoạn và tăng khả năng thành công của dự án.
• Phản hồi và học hỏi: Lập kế hoạch dự án tạo ra những phản hồi có giá trị có thể được sử dụng để cải thiện các giai đoạn lập kế hoạch trong tương lai. Những thực tiễn tốt nhất học được từ một dự án có thể được áp dụng cho các dự án tiếp theo, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý dự án tổng thể.

2. 5 giai đoạn của một dự án

Mỗi dự án có thể chia thành 5 giai đoạn

• Khởi đầu: Giai đoạn bắt đầu của dự án khi các mục đích và mục tiêu được xác định và tính khả thi được đánh giá.
• Lập kế hoạch: Giai đoạn lập kế hoạch dự án chi tiết, bao gồm xác định nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực, ước tính chi phí và thiết lập lịch trình.
• Thực thi: Ban hành kế hoạch dự án trên thực tế, trong đó, nhóm làm việc tạo ra các sản phẩm bàn giao của dự án.
• Giám sát và kiểm soát: Đây là giai đoạn mà tiến độ dự án được theo dõi và mọi sai lệch hoặc vấn đề đều được xác định và giải quyết để giữ cho dự án đi đúng hướng.
• Kết thúc: Giai đoạn cuối cùng khi dự án được hoàn thành, các hợp đồng được ký kết và các sản phẩm cuối cùng được bàn giao. Rút ra bài học kinh nghiệm được nắm bắt cho các dự án trong tương lai.

3. Các loại lập kế hoạch dự án

Dưới đây là ba loại cấu trúc của việc lập kế hoạch dự án:

• Quy hoạch dọc (Quy hoạch thác nước hay Waterfall): Trong quy hoạch dọc, người quản lý dự án lập kế hoạch tuần tự cho các giai đoạn khác nhau của dự án, từ đầu đến cuối. Cách tiếp cận này phù hợp với các dự án có yêu cầu được xác định rõ ràng và môi trường ổn định, chẳng hạn như sản xuất, xây dựng và kỹ thuật.
• Lập kế hoạch theo chiều ngang (Lập kế hoạch linh hoạt hay Agile): Các phần dự án khác nhau được lên kế hoạch đồng thời trong quy hoạch theo chiều ngang. Cách tiếp cận này cho phép phát triển linh hoạt và lặp đi lặp lại, trong đó các điều chỉnh và sàng lọc có thể được thực hiện trong suốt dự án. Các ngành như phát triển phần mềm, CNTT và tiếp thị kỹ thuật số có thể sẽ phù hợp với kiểu lập kế hoạch dự án này.
• Quy hoạch chung (Quy hoạch tổng hợp): Quy hoạch chung kết hợp quy hoạch dọc và quy hoạch ngang. Phương pháp lập kế hoạch tích hợp này cho phép cân bằng giữa các giai đoạn có cấu trúc và tính linh hoạt trong việc thực hiện. Nó được khuyến khích cho các doanh nghiệp quảng cáo, quản lý sự kiện và phát triển sản phẩm.

Người quản lý dự án có thể quyết định loại nào là cách tiếp cận phù hợp nhất dựa trên yêu cầu của dự án, mức độ phức tạp và khả năng của nhóm

4. Cách lập một kế hoạch dự án

Để tạo một kế hoạch dự án hiệu quả, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định các bên liên quan: Xác định tất cả các cá nhân hoặc tổ chức quan tâm đến dự án và xác định vai trò và trách nhiệm của họ.
• Bước 2: Giới thiệu các bên liên quan: Tiến hành một cuộc họp để sắp xếp sự hiểu biết của các bên liên quan về dự án, bao gồm một số yếu tố như phạm vi, mục tiêu, ngân sách, lịch trình và vai trò.
• Bước 3: Đặt mục tiêu: Dựa trên kết quả cuộc họp, tinh chỉnh kế hoạch dự án để thiết lập các mục tiêu, khả năng phân phối và kết quả rõ ràng.
• Bước 4: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ: Liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần thiết để đạt được các mục tiêu và ưu tiên chúng dựa trên tầm quan trọng và mức độ phụ thuộc của chúng. Cân nhắc sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt để trực quan hóa các yếu tố phụ thuộc của nhiệm vụ.
• Bước 5: Lập lịch trình: Xây dựng lịch trình xem xét các nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ, đảm bảo thời hạn thực tế và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
• Bước 6: Đánh giá rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm ẩn và phát triển các chiến lược giảm thiểu. Điều này bao gồm sự hiểu biết và quản lý sự không chắc chắn của dự án và chuẩn bị các kế hoạch dự phòng.
• Bước 7: Giao tiếp: Chia sẻ kế hoạch dự án với tất cả các bên liên quan và thiết lập các kênh liên lạc thường xuyên để thông báo cho họ về tiến độ của dự án. Điều chỉnh phương pháp truyền thông để đáp ứng mong đợi của các bên liên quan.
• Bước 8: Đánh giá lại: Khi đạt được các mốc quan trọng, hãy xem lại kế hoạch dự án và thực hiện các sửa đổi cần thiết để phù hợp với hoàn cảnh thay đổi hoặc những thách thức mới nổi.
• Bước 9: Đánh giá cuối cùng: Sau khi dự án hoàn thành, hãy đánh giá hiệu suất tổng thể của dự án, đánh giá thành tích và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Ghi lại các bài học kinh nghiệm cho các dự án trong tương lai.

Thực hiện theo các bước lập kế hoạch dự án này sẽ giúp bạn tạo một kế hoạch dự án hiệu quả, cung cấp lộ trình rõ ràng, tạo điều kiện giao tiếp, quản lý rủi ro và nâng cao cơ hội thành công của dự án. Một số công cụ lập kế hoạch dự án tốt nhất hiện nay mà bạn nên tham khảo như: Wrike, monday.com, Trello,...

Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã phần nào hình dung tầm quan trọng của việc lập kế hoạch dự án và các bước để làm điều đó. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp