Làm thế nào để trở thành một chuyên gia Excel?

Excel là công cụ phổ biến được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt, đối với công việc liên quan đến dữ liệu thì tại nhiều quốc gia Excel vẫn là lựa chọn hàng đầu. Nếu bạn có mong muốn trở thành một chuyên gia Excel hoặc ít nhất là cải thiện kỹ năng của mình thì đây là những điều mà bạn cần biết.

1. Excel là gì?

Microsoft Excel là một sản phẩm từ hãng công nghệ lớn nhất thế giới Microsoft. Công cụ này dùng bảng tính để sắp xếp dữ liệu và số bằng các hàm và công thức. Excel được dùng ở mọi quy mô doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực và phổ biến khắp thế giới.

Excel là công cụ bảng tính được ứng dụng trên khắp thế giới

Các ứng dụng của Excel có thể kể đến như phân tích tài chính và tổ chức dữ liệu. Trong Excel, bạn dễ dàng nhập và quản lý dữ liệu, kế toán, phân tích tài chính, lập biểu đồ, đồ thị. Ngoài ra, công cụ này còn được sử dụng trong việc quản lý khách hàng, quản lý thời gian, công việc. Excel có nhiều phím tắt, công thức và các hàm để thao tác để lập ngân sách, dự báo, kế toán,....

2. Các mẹo và thủ thuật khi học Excel

Các phím tắt và tùy chọn kéo thả trong Excel giúp việc sử dụng dễ dàng hơn. Hai ví dụ về các mẹo và thủ thuật mà bạn có thể sử dụng khi làm việc bằng Excel.

• Ví dụ 1: Sử dụng phím tắt để điều hướng nhanh hơn: Bạn có thể sử dụng phím tắt để giảm việc phải sử dụng chuột, tăng tốc độ xử lý và hiệu suất làm việc. Chẳng hạn, bạn chỉ cần nhấn $ trong khi giữ phím ctrl, shift và phím số là các con số sẽ chuyển thành tiền tệ.
• Ví dụ 2: Trong phần “Quick Analysis” ở góc dưới cùng. Bạn có thể thực hiện các phân tích cơ bản nhanh chóng mà không cần tìm tính năng cụ thể. Một menu “Quick Analysis” nhỏ nằm ở góc dưới cùng bên phải của bảng tính. Bạn sẽ tìm thấy nhiều công cụ được sử dụng để kết hợp nhiều phần dữ liệu khác nhau trong menu này.

3. Các công cụ Excel phổ biến

Excel cho phép bạn xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ, thực hiện các phép tính, sắp xếp dữ liệu và theo dõi thông tin. Hãy xem hai công cụ này đã đơn giản hóa quy trình như thế nào.

• Flash Fill:

Tính năng Flash Fill trong Microsoft Excel giúp cho việc nhập dữ liệu vào bảng tính Excel dựa trên các mẫu dữ liệu gần đó đơn giản hơn. Dựa trên phân tích dữ liệu xung quanh, chế độ Flash Fill sẽ lấp đầy một phạm vi cụ thể. Ví dụ như bạn có thể dùng Flash Fill để nhanh chóng sắp xếp lại tên nhân viên hoặc sản phẩm.

• Conditional Formatting:

Khi xem dữ liệu trong trang tính, định dạng có điều kiện giúp tìm khác những dữ liệu mong muốn một cách nhanh chóng. Ví dụ như khi bạn đang xem lại danh sách các hóa đơn chưa thanh toán, bạn có thể tìm ra hóa đơn có giá cao bất thường dễ dàng giữa hàng “tấn” hóa đơn khác.

4. Các hàm và công thức thường sử dụng trong Excel

Hàm và công thức được xem là “vũ khí” giúp Excel trở nên mạnh mẽ. Bạn có thể dùng nó để xử lý dữ liệu và rút ra các phép tính một cách dễ dàng. Tất cả những gì cần làm là truy cập công cụ “chèn công thức” và nhập công thức bạn cần. Ngoài ra, hàm là các công thức được xác định trước để bạn sử dụng nhanh. Ví dụ như:

• SUMPRODVEL trong Excel: SUMPRODVEL là hàm dùng để nhân các phạm vi hoặc mảng. Nó cho bạn tổng số tiền của tất cả sản phẩm. Cú pháp của hàm SUMPRODVEL là =SUMPRODVEL(mảng1, [mảng 2],...)
• Hàm COUNTIF: Hàm này dùng để xác định số lần mà một từ cụ thể xuất hiện trong bảng tính. Công thức của hàm là  =COUNTIF(B: B, “Beetle”) nếu bạn muốn biết từ Beetle xuất hiện bao nhiêu lần trong bảng tính.

5. Thu thập các chứng chỉ Excel

Hầu hết công việc sử dụng Excel sẽ yêu cầu các chứng chỉ để chứng minh kỹ năng của bạn. Cho dù bạn là người mới bắt đầu, trung cấp hay chuyên gia, việc trang bị cho mình những chứng chỉ Excel sẽ giúp bạn đạt được công việc mà bạn đang tìm kiếm và cải thiện các kỹ năng của mình.

MOS là kỳ thi kỹ năng tin học văn phòng tổ chức hằng năm trên khắp thế giới

Bạn có thể đạt được chứng chỉ thông qua Microsoft Office Specialist (MOS): Microsoft Excel Expert (Office 2019). Chứng chỉ này sẽ thể hiện năng lực cần thiết để tận dụng tối đa Excel trong công việc. Với chứng nhận này, người học được trang bị các kỹ năng tạo, quản lý và phân phối bảng tính chuyên nghiệp cho nhiều nhu cầu riêng biệt khác nhau.

Những gợi ý này tuy không quá phức tạp nhưng sẽ góp phần cải thiện năng lực Excel của bạn. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin giá trị. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.simplilearn.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp