Làm thế nào để bắt đầu một dự án phân tích nghiệp vụ?

Trước khi bắt đầu một dự án phân tích nghiệp vụ đôi khi có thể giống như việc “lựa chọn cuộc phiêu lưu của riêng bạn”. Khi bạn bắt đầu, sẽ rất thú vị khi bắt tay vào một hành trình mới để giúp cải thiện công ty mà bạn đang làm việc theo một hướng nhất định nào đó. 

Tuy vậy đôi lúc bạn cũng có thể cảm thấy sợ hãi. Có rất nhiều yếu tố cần được xem xét và rất nhiều điều cần được thực hiện trong một dự án BA. Nếu bạn chưa quen với công việc, bạn có thể không biết nên bắt đầu từ đâu. Bạn có thể tự hỏi làm thế nào để bắt đầu, băn khoăn không biết nên tham gia cùng ai, khi nào và làm thế nào để có được “sự ủng hộ” và quan tâm của họ đến dự án bạn đang theo đuổi.

Bài viết sau, BAC sẽ giúp bạn thoát khỏi nỗi sợ hãi hay lo lắng khi bắt đầu một dự án mới. BAC sẽ cũng cấp thông tin chi tiết, đi sâu vào các bước đơn giản để hướng dẫn bạn cách bắt đầu dự án BA tiếp theo một cách thuận lợi nhất.

Bước đầu tiên trong việc bắt đầu một dự án phân tích nghiệp vụ là xác định ý tưởng sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Ý tưởng này nên dựa trên nhu cầu hoặc cơ hội có thể được thực hiện thông qua dự án. Bằng cách xác định vấn đề hay cơ hội, bạn đang khẳng định rằng ý tưởng của bạn được thực hiện sẽ mang lại một số giá trị. Đó có thể là tăng lợi nhuận, cải thiện quy trình hiệu quả hơn, tối ưu hóa chi phí, thời gian, cải thiện tinh thần cho nhân viên hoặc tăng sự hài lòng của khách hàng,…

Ví dụ, một doanh nghiệp có thể thấy nhu cầu cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách cải thiện chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, trải nghiệm khách hàng hoặc các phương diện khác. Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể xác định cơ hội giảm chi phí bằng cách triển khai các công nghệ mới, mở khóa các tùy chọn mới và cân nhắc hiệu quả quy trình.

Tại thời điểm này, bạn đã thực hiện rất nhiều nghiên cứu và làm việc cho dự án của mình, nhưng hãy nhớ rằng ở giai đoạn này, dự án vẫn chưa trở thành một dự án về mặt kỹ thuật. Nhưng bằng cách tạo ra một đề án kinh doanh, bạn đang bắt đầu chuyển từ giai đoạn ý tưởng sang giai đoạn xác thực.

Khi một ý tưởng đã được xác định, bước tiếp theo là tạo ra một đề án kinh doanh được xác định rõ ràng. Đề án kinh doanh là một tài liệu chi tiết phác thảo các vấn đề, xác định giải pháp và lên kế hoạch các bước cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Tình huống kinh doanh cũng nên cung cấp ước tính về các nguồn lực, thời gian và ngân sách cần thiết để hoàn thành dự án. Bạn không cần phải đi vào quá nhiều chi tiết trong mỗi bước – hãy giữ nó chung chung. Bạn chỉ muốn cung cấp ý tưởng về lịch trình và mất bao lâu để đạt được điều đó mục đích nhắm giúp công ty đầu tư vào dự án này biết những gì sẽ xảy ra.

Ví dụ: BA có thể tạo một tình huống kinh doanh phác thảo một kế hoạch giúp giảm khiếu nại của khách hàng (xác định vấn đề) bằng cách triển khai phần mềm mới (đề xuất giải pháp). Tình huống kinh doanh có thể ước tính rằng phần mềm sẽ cải thiện hiệu quả kinh doanh 200% (lợi ích hiển thị) và dự án sẽ mất sáu tháng để hoàn thành với chi phí 100.000 đô la (chi phí thời gian ước tính và chi phí tài chính).

Khi một tình huống kinh doanh đã được tạo ra, nó sẽ được trình bày cho nhóm điều hành hoặc nhà tài trợ để phê duyệt. Nhóm điều hành hoặc nhà tài trợ sẽ xem xét tình huống kinh doanh để đảm bảo nó phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu tình huống kinh doanh được chấp thuận, nhóm điều hành hoặc nhà tài trợ sẽ cung cấp kinh phí và ngân sách cần thiết để bắt đầu dự án. Thông thường, đây là phó chủ tịch của bộ phận sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ dự án, mặc dù đôi khi nó có thể là một nhóm doanh nghiệp hoặc ủy ban bao gồm những người đứng đầu một số bộ phận khác nhau. Bất kể đó là ai, sẽ luôn có người hỗ trợ dự án và phê duyệt ngân sách cho nó.

Một khi tình huống kinh doanh của bạn được phê duyệt, bạn đã chính thức bắt đầu một dự án!

Một khi dự án đã được phê duyệt, giai đoạn quan trọng cuối cùng của quá trình bắt đầu dự án là xây dựng điều lệ dự án. Điều lệ dự án là một tài liệu phác thảo các mục tiêu của dự án, xác định các bên liên quan chính và thiết lập một kế hoạch để hoàn thành dự án. Điều lệ dự án phải cung cấp đủ chi tiết để những người mới đến và những người được tuyển dụng như một phần của nhóm dự án có thể hiểu được sứ mệnh, mục tiêu và thời gian dự kiến của dự án.

Điều lệ dự án có thể phác thảo kế hoạch thực hiện quy trình bán hàng mới để giảm bớt khiếu nại của khách hàng. Sau đó, nó sẽ xác định các bên liên quan chính, chẳng hạn như người quản lý dự án, nhà phát triển phần mềm và nhóm dịch vụ khách hàng, đồng thời thiết lập lịch trình và ngân sách để hoàn thành dự án. 

Cuối cùng, khi điều lệ dự án đã được tạo, nhóm dự án có thể được thành lập và bắt đầu dự án. Nhóm dự án nên bao gồm những người có kỹ năng, kinh nghiệm và chuyên môn cần thiết để hoàn thành dự án thành công.

Đội ngũ dự án có thể thay đổi tùy thuộc vào công việc được yêu cầu, nhưng nhóm có thể bao gồm một người quản lý dự án để giám sát dự án, một nhà phát triển phần mềm để xây dựng hoặc thực hiện phần mềm mới và một đại diện dịch vụ khách hàng để cung cấp phản hồi về hiệu quả của phần mềm.

Mong muốn bắt đầu nhưng không chắc chắn bắt đầu từ đâu? Nếu những thuật ngữ như tình huống kinh doanh (business case) hay điều lệ dự án có vẻ xa lạ với bạn, hãy xem xét một trong những khóa học của BAC. Tham gia khóa học, bạn sẽ hiểu hơn về các bước và quy trình cần thực hiện sau khi bắt đầu và phê duyệt dự án trong công việc BA và tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp việc bắt đầu dự án của bạn trở nên dễ dàng và trực quan hơn. Đừng quên thường xuyên đón đọc các bài viết mới tại BAC’s Blog bạn nhé!