Kanban là gì? Những điều cần biết về Kanban

Kanban được yêu thích trong các doanh nghiệp công nghệ cao, nhưng lịch sử của nó bắt đầu từ những năm 1940. Vào thời điểm đó, phương pháp này đã được phát minh để tối ưu hóa sản xuất tại các nhà máy ô tô Toyota ở Nhật Bản. Bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về khái niệm Kanban.

1. Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp trực quan phổ biến để quản lý dự án. Các nguyên tắc cơ bản của nó tập trung vào tính minh bạch và giới hạn số lượng công việc được thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào. Và giống như các chiến lược Scrum và Agile, tính sáng tạo và tính linh hoạt là rất quan trọng.

2. Kanban bao gồm những gì?

Kanban lấy các khái niệm từ cả Lean và Agile. Nó xoay quanh một công cụ trực quan được gọi là “bảng Kanban”. Hỗ trợ này sắp xếp các nhiệm vụ theo trạng thái, chẳng hạn như “Đang tiến hành” hoặc “Hoàn thành”. Bạn có thể nghĩ về nó giống như một bảng Plinko từ The Price is Right, với các nhiệm vụ được xếp vào các cột dọc.

Các nhóm thường xuyên sử dụng phần mềm để quản lý bảng Kanban kỹ thuật số, một số tiêu đề ví dụ bao gồm Jira, Trello và Asana. Nhưng nếu bạn thích cách tiếp cận cổ điển, thì bảng đen cổ điển là một lựa chọn để cân nhắc.

Một ví dụ đơn giản về Kanban tại nơi làm việc

Hãy nhớ rằng một bảng lộn xộn có hại cho hiệu quả. Ít hơn là tốt hơn khi nói đến một lộ trình dự án gọn gàng, dễ đọc. Vì vậy, hãy lưu ý xem có bao nhiêu mặt hàng trên boong cùng một lúc để đảm bảo mọi thứ đều rõ ràng.

3. Quy trình Kanban

Không giống như Scrum và các phương pháp khác, Kanban không có vai trò hoặc cột mốc chính thức nào. Các nhóm có thể duy trì hệ thống phân cấp hiện có của họ hoặc cấp cho mọi người nhiều quyền tự chủ hơn cho mỗi dự án.

Kanban được biết đến với hệ thống phân công công việc “kéo”. Các thành viên trong nhóm chỉ thực hiện hoặc “kéo” các nhiệm vụ từ danh sách việc cần làm sau khi hoàn thành một mục trước đó. Hệ thống này tương phản với hệ thống “thúc đẩy” yêu cầu người quản lý ra lệnh cho các nhiệm vụ bất kể các hạng mục đang thực hiện.

Sau khi hoàn thành một số công việc, bạn sẽ cùng với nhân viên và khách hàng đưa ra phản hồi. Sau khi nhóm của bạn hoàn thành cuộc trò chuyện thẳng thắn này, bạn sẽ làm việc để cải thiện trước một cuộc họp cộng tác khác. Chu kỳ này được gọi là “vòng phản hồi”.

4. Khi nào nên dùng Kanban?

Không có gì ngạc nhiên khi các nhóm có nhiều người học trực quan là những đối tượng phù hợp lý tưởng cho Kanban. Và nếu nhóm của bạn lấy từ một nhóm các nhiệm vụ chưa được giao, chẳng hạn như cách một nhóm CNTT lấy từ một nhóm yêu cầu, thì Kanban có thể phù hợp.

Nhưng bạn cũng sẽ cần một đội ngũ đầy cởi mở và sáng tạo. Đó là bởi vì phương pháp này dựa trên các vòng phản hồi, nghĩa là các kế hoạch có thể thay đổi nhanh chóng để đáp lại cảm xúc của mọi người.

Các thành viên trong nhóm Kanban cũng phải có sự tin tưởng và ăn ý với nhau. Không có vai trò nghiêm ngặt được xác định trước để kiểm tra và cân bằng. Kết quả là, người lao động phải tự cảnh sát với nhau.

Dưới đây là một số đặc điểm quan trọng khác của một nhóm Kanban thành công:

• Tiếp thu những lời chỉ trích mang tính xây dựng: Các vòng phản hồi, được gọi là “nhịp điệu”, là một phần của Kanban. Thảo luận trung thực và cải thiện là rất quan trọng để thành công.
• Tư duy cởi mở: Kanban phát triển mạnh nhờ các giải pháp vượt trội. Tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc được xác định trước là không tương thích.
• Thời hạn thoải mái: Phương pháp này khuyến khích điều tiết công việc hơn là quá tải. Do đó, các dự án có thể mất nhiều thời gian hơn.
• Chất lượng hơn số lượng: Quan điểm lỏng lẻo của Kanban về thời gian ủng hộ các nhiệm vụ sáng tạo, có kết thúc mở thay vì những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, theo thói quen.
• Quy trình làm việc suôn sẻ, trơn tru: Kể từ khi Kanban ra đời vào những năm 1940, Kanban luôn tập trung vào việc tăng hiệu quả và giảm lãng phí. Các nhóm rời rạc, quy trình phức tạp và băng đỏ quá mức không tương thích với nhau.

Tóm lại, Kanban nhấn mạnh sự đơn giản, hiệu quả và thích ứng liên tục với phản hồi.

5. Kanban không thích hợp khi nào?

Nếu bạn phải tuân thủ các nguyên tắc cứng nhắc, thì Kanban sẽ không thành công. Việc không đủ tiêu chuẩn này là do nhu cầu của phương pháp đối với các giải pháp sáng tạo và các ưu tiên luôn thay đổi. Do đó, nếu chỉ có một cách duy nhất để tiếp cận công việc, hãy xem xét một chiến lược quản lý dự án khác.

Nhu cầu linh hoạt này có nghĩa là nhiều ngành sẽ không đủ điều kiện. Ví dụ, các doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe theo các hướng dẫn nghiêm ngặt của HIPAA không phải là ứng cử viên Kanban lý tưởng.

Hơn nữa, các doanh nghiệp hoạt động theo thời hạn chặt chẽ cũng không phải là lý tưởng. Như đã đề cập ở trên, các nhiệm vụ công việc sử dụng hệ thống kéo giới hạn các nhiệm vụ đang thực hiện. Vì vậy, nếu bạn thường xuyên cần nhóm của mình nhân đôi thời gian, thì Kanban không dành cho bạn.

Nếu nhóm của bạn có rất nhiều người học trực quan khao khát quyền tự chủ, thì Kanban là một lựa chọn tuyệt vời. Hãy nhớ rằng, bạn sẽ cần liên tục minh họa công việc thông qua bảng Kanban. Ngoài ra, bạn phải cảm thấy thoải mái khi không có các vai trò và lịch họp nghiêm ngặt, Kanban cũng không bắt buộc.

Cuối cùng, cách tiếp cận tương đối khoan dung của Kanban không dành cho tất cả mọi người. Hãy xem xét rằng nhiều người đang sử dụng Scrum chuyển sang Scrumban như một cách dễ dàng để áp dụng một số nguyên tắc Kanban. Vì vậy, nếu bạn chưa sẵn sàng để giải quyết Kanban đầy đủ, hãy xem xét tùy chọn kết hợp này.

Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp