Hướng dẫn cách tạo một báo cáo trên SharePoint List

Hiện nay, nhiều nhóm và tổ chức sử dụng Lists trong SharePoint Online để lưu trữ dữ liệu vì nó dễ dàng thiết lập và cho phép người dùng cập nhật nhanh chóng. Thông thường, một biểu đồ sẽ giúp người dùng nhanh chóng hiểu dữ liệu so với việc phải nhìn vào một danh sách. Vì thế, bài viết này, BAC sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển dữ liệu SharePoint List thành một báo cáo Power BI.

1. Kết nối SharePoint List

• Bước 1: Mở Power BI Desktop, nếu bạn chưa có hãy tải và cài đặt tại đây.
• Bước 2: Trong Power BI Desktop, bạn chọn tab Home và chọn tiếp Get Data > More.
• Bước 3: Chọn Online Services, sau đó, bạn chọn SharePoint Online List.

• Bước 4: Chọn Connect.
• Bước 5: Tìm địa chỉ (URL) của trang SharePoint Online chứa danh sách của bạn. Từ một trang trong SharePoint Online, bạn có thể nhận được địa chỉ bằng cách chọn Home trong thanh điều hướng hoặc biểu tượng trang ở trên cùng, sau đó sao chép địa chỉ trang từ thanh địa chỉ trên trình duyệt.
• Bước 6: Trong Power BI Desktop, dán địa chỉ vào trường Site URL trong hộp thoại mở ra.
• Bước 7: Bạn có thể hoặc không thể thấy một màn hình truy cập SharePoint như ảnh dưới đây. Nếu bạn không thấy nó, hãy tiếp tục đến bước 10. Nếu bạn nhìn thấy, chọn Microsoft Account bên trái của trang.

• Bước 8: Chọn Sign In và nhập user name và password bạn sử dụng để Microsoft 365.

• Bước 9: Khi đã hoàn tất đăng nhập, chọn Connect.
• Bước 10: Trong thanh Navigator bên trái, đánh vào dấu kiểm bên cạnh danh sách SharePoint bạn muốn kết nối.

• Bước 11: Chọn Load. Power BI tải danh sách dữ liệu của bạn vào một báo cáo mới.

2. Tạo một báo cáo

• Bước 1: Trong cột bên trái, bạn chọn biểu tượng Data để xem danh sách dữ liệu SharePoint đã được tải lên.
• Bước 2: Đảm bảo các cột danh sách của bạn có số hiển thị biểu tượng Sum hoặc Sigma trong ngăn Field bên phải. Trong trường hợp không hiển thị, chọn vào tiêu đề cột trong view, chọn tab Modeling và thay đổi loại dữ liệu (Data type) thành Decimal Number hoặc Whole Number, tùy loại dữ liệu. Nếu bạn nhận được thông báo xác nhận thay đổi hãy chọn Yes. Nếu con số của bạn là một định dạng đặc biệt giống như tiền tệ, bạn cũng có thể chọn bằng thiết lập Format.
• Bước 3: Trên cột bên trái, chọn biểu tượng Report.
• Bước 4: Chọn các cột bạn muốn trực quan bằng cách chọn vào ô kiểm bên cạnh chúng trong ngăn Fields bên phải.
• Bước 5: Thay đổi loại trực quan theo mong muốn.
• Bước 6: Bạn có thể tạo nhiều trực quan trong cùng báo cáo bằng cách bỏ chọn trực quan đang tồn tại sau đó đánh dấu kiểm vào các cột khác trong ngăn Fields.
• Bước 7: Cuối cùng, đừng quên nhấn Save để lưu lại báo cáo.

Thao tác kết nối và tạo một báo cáo từ SharePoint List tương đối đơn giản, bạn có thể tự mình thực hiện theo hướng dẫn trên. Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất tại website bacs.vn và tham gia khóa học Power BI tại BAC để trang bị cho mình những kiến thức nền tảng về phân tích dữ liệu.

Nguồn tham khảo:

https://docs.microsoft.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.