Tại các nước trên thế giới, hầu hết các doanh nghiệp đã sớm nhận thức được giá trị, tầm ảnh hưởng của việc ứng dụng Enterprise Resource Planing (ERP) vào doanh nghiệp như là một giải pháp tất yếu để góp phần vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Theo thống kê của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI, hiện chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp ERP. Được xem là công cụ quan trọng và cần thiết để hội nhập nhưng ERP vẫn chưa được hiểu và đánh giá đúng tầm.

ERP – Enterprise Resource Planning là gì?

ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay còn gọi là hệ thống thông tin tác nghiệp và quản trị doanh nghiệp.

ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể và cơ sở dữ liệu tập trung:

• Danh mục dữ liệu dùng chung (Master data) được khai báo một lần và dùng cho nhiều phân hệ.
• Các quy trình được xây dựng và tích hợp chặt chẽ với nhau, dữ liệu giao dịch được tích hợp và kế thừa giữa các phân hệ với nhau.

Có thể hiểu đơn giản “ERP” là một thuật ngữ nói đến một hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Hình 1. Mô hình tổng quan luồng dữ liệu tích hợp hệ thống thống tin vào doanh nghiệp

Ghi chú:

• Marketing & Sales: Quảng bá và bán hàng
• Accounting and Finance: Kế toán và tài chính
• Human Resource: Nhân sự
• Supply Chain Management: Quản lý cung ứng
• Central Data: Dữ liệu trung tâm (dữ liệu tập trung)

Tầm quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp VỪA VÀ LỚN

Việc ứng ERP trong doanh nghiệp có ý nghĩa to lớn đối với nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng khác nhau:

• Đối với bản thân doanh nghiệp:
  • Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ Công nghệ Thông tin (CNTT) trong quản lý đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinh doanh.
  • Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, nguồn thông tin, dữ liệu theo thời gian thực là một trong những yếu tố quan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay.
  • Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới.
  • Nâng cao thương hiệu doanh nghiệp.

Với việc ứng dụng ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác lớn nhỏ trong quá trình đầu tư, hợp tác với doanh nghiệp.

Giúp doanh nghiệp linh hoạt với thị trường đầy biến động hiện nay, tạo khả năng thích nghi thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ, tăng khả năng tiếp cận thị  trường và nguồn khách hàng tiềm năng.

• Đối với nhà quản lý doanh nghiệp
  • Tăng khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
  • Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
  • Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh.
  • Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more (Tiêu hao nguồn lực ít – Biết nhiều hơn – Đem lại nhiều hơn). Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí thấp nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất.
• Đối với các chuyên viên phân tích – nhân viên
  • Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định v.v.
  • Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa.
  • Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động.
  • Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc.
  • Tăng khả năng làm việc nhóm.

Thực trạng triển khai ERP tại Việt Nam

Việc ứng dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp ở Việt Nam hiện vẫn còn rất hạn chế. Nguyên nhân được lý giải là:

• Trình độ nhân sự từ cấp quản lý đến cấp vận hành của các doanh nghiệp Việt Nam chưa đáp ứng được, năng lực nhân sự không đồng đều
• Quy trình sản xuất chưa được chuẩn hóa, không ổn định. Các giải pháp ERP nếu phải “GÒ ÉP” hệ thống theo quy trình lạc hậu của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả mong muốn.Với những quy trình sản xuất nhiều công đoạn thủ công thì việc hiệu chỉnh giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp trở thành “cơn ác mộng” đối với nhà cung cấp. Thậm chí có những doanh nghiệp đã triển khai nhưng không vận dụng hết năng lực của hệ thống, nhiều nơi chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát.
• Một nguyên nhân khác từ phía các nhà cung cấp ERP là số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này còn quá ít và không phải nhà cung cấp nào cũng sở hữu chuyên gia giỏi.

Để triển khai hệ thống ERP cho một doanh nghiệp thì :

• 80% khối lượng công việc là tư vấn, đào tạo triển khai, vận vận hành
• 20% khối lượng là công việc kỹ thuật.

Những nhà cung cấp trong nước “non” kinh nghiệm, trình độ nhân sự yếu, chưa đủ uy tín thì đội ngũ tư vấn viên của họ cũng mới chỉ dừng lại ở mức độ triển khai, thiếu khả năng tư vấn cho khách hàng về QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ.

Hình 2.Thực trạng triển khai ERP
(Nguồn: tập đoàn tư vấn Panorama, 12/2005 – 09/2008)

Và với nhu cầu cấp thiết cần triển khai một hệ thống quản trị doanh nghiệp, có những nguyên nhân cơ bản khiến doanh nghiệp quyết định đầu tư vào triển khai ERP, tổng hợp thành 4 nhóm nguyên nhân cơ bản:

• 49% triển khai ERP để thay thế hệ thống ERP đang sử dụng nhưng đã lỗi thời
• 16% triển khai ERP để thay thế cho phần mềm tự phát triển
• 15% triển khai ERP để thay thế cho phần mềm kế toán đang sử dụng
• 20% triển khai ERP để thay thế cho các phần mềm khác hoặc các công cụ đơn giản, thủ công

(Nguồn: Công ty Panorama Consulting)

Hình 3. Chi tiết 4 nhóm lý do cơ bản doanh nghiệp quyết định đầu tư ERP

Hướng đi nào cho doanh nghiệp Việt để triển khai ERP hiệu quả?

Để ứng dụng thành công ERP, các doanh nghiệp cần có:

• Tầm nhìn chiến lược,
• Hướng đi đúng,
• Một lộ trình triển khai thích hợp,
• Đào tạo.

Ngành nghề là yếu tố quan trọng hàng đầu cho việc xây dựng một hệ thống ERP. Ví dụ, đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ tài chính (ngân hàng, bảo hiểm…), hệ thống ERP sẽ bao gồm quản trị tài chính doanh nghiệp tích hợp với hệ thống nghiệp vụ lõi (core banking, core insurance…); đối với các doanh nghiệp thương mại (bán buôn, bán lẻ…), hệ thống ERP phải bao gồm quản trị tài chính, quản trị kho hàng, quản trị mua hàng và bán hàng; các doanh nghiệp sản xuất sẽ cần thêm phân hệ quản trị sản xuất, quản trị chất lượng, và quản trị nhà xưởng – thiết bị…

Bên cạnh đó, những yếu tố đặc thù về kinh doanh và quản lý của các doanh nghiệp cũng kéo theo nhu cầu về ERP khác nhau. Ví dụ, doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn luôn cần có hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM).

Do đó, doanh nghiệp cần bắt đầu đi từ hướng chuyên ngành và xác định được đặc thù kinh doanh, quản lý mình, sau đó, vạch ra một lộ trình thích hợp để tạo hiệu quả cao nhất trong việc triển khai ERP cho doanh nghiệp. Thêm vào đó, doanh nghiệp cần cân nhắc, nghiên cứu, phân tích và tìm hiểu khả năng của nhà cung cấp giải pháp ERP để tránh lâm vào thế “tiền mất, tật mang”.

Để có được một lộ trình triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần quan tâm đến tính hợp lý của các bước thực hiện. Quy trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn, và một trong những cách để cải tiến để đi đến chuẩn hoá quy trình nghiệp vụ đó là giải pháp Quản trị quy trình nghiệp vụ (Business Process Management – BPM).

Hình 4. Mô hình kiến trúc quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp (Business Process Architecture)

4 nhân tố dẫn đến thành công của dự án ERP

1. Cần sự quan tâm từ trên xuống dưới
2. Chỉ định quản trị dự án (Project Manager) phù hợp
3. Giảm khối lượng công việc cho nhân viên tham gia dự án
4. Trang bị kiến thức cho nhóm triển khai ERP của doanh nghiệp (Đào tạo)

Điểm qua một số doanh nghiệp Việt đã triển khai thành công ERP

1.     CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM – VINAMILK

Chiều 7/9/2007, tại TPHCM, nhà triển khai Pythis đã cùng đơn vị ứng dụng Vinamilk tổ chức lễ bàn giao hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) lớn nhất Việt Nam.

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính – kế toán, quản lý mua sắm – quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence – BI). Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty cổ phần sữa Việt Nam – Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TPHCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc. Các chuyên gia nhận định, hệ thống ERP của Vinamilk hiện thời là có quy mô lớn nhất Việt Nam.

Hiệu quả:

• Hệ thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng chính thức từ ngày 1/1/2007. Theo Bà Ngô Thị Thu Trang, phó tổng giám đốc Vinamilk, trưởng dự án (tiếp nhận giải pháp ERP), sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty., Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng. Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán với sự phân cấp phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây. Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro, giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn, các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực.
• Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước. Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hóa và củng cố. Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn. Về mặt cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời.

2.    CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI (PDN)

Ngày 16/09/2015, PDN chính thức triển khai dự án ERP do công ty phần mềm SS4U đảm trách. Các phân hệ trong giải pháp SS4U.ERP triển khai cho PDN gồm:  Phân hệ quản trị chuỗi cung ứng; Phân hệ quản trị bán hàng; Phân hệ quản trị nguồn lực; Phân hệ quản trị sản xuất; Phân hệ quản trị nhân sự -tiền lương; Phân hệ tài chính – kế toán và các phân hệ đặc thù của ngành Cảng. Dự án được triển khai tại văn phòng và hệ thống cảng của PDN.

Tổng quan về PDN:

• Sau 26 năm hình thành và phát triển, với hai khu vực cảng Long Bình Tân và Gò Dầu có vị trí chiến lược cả thủy và bộ, Cảng Đồng Nai đã nhanh chóng vươn lên trở thành đối tác chiến lược của nhiều hãng tàu và được biết đến là địa chỉ kết nối hiệu quả, tiết kiệm chi phí của khách hàng trong tỉnh Đồng Nai cũng như khu vực Đông Nam bộ. Hiện khách hàng, đối tác của Cảng Đồng Nai bao gồm nhiều thương hiệu lớn như: KMTC, APL, VINAFCO, MAERSK LINE, GEMADEPT, TPC VINA, TAICERA …
• Để bắt kịp tốc độ phát triển kinh tế nhanh của thị trường, Cảng Đồng Nai sẽ tiếp tục nâng cao năng lực vận chuyển, xếp dỡ hàng hóa, hoàn thiện chuỗi cung ứng trọn gói nhằm phục vụ nhu cầu của khách hàng. Trong thời gian tới, Cảng Đồng Nai dự kiến tiếp tục đầu tư mở rộng hệ thống kho bãi (diện tích khoảng 5,5 ha) thuộc dự án mở rộng Cảng Đồng Nai giai đoạn 2B khu vực Long Bình Tân.

Bằng việc khảo sát, đánh giá chuyên sâu, của nhưng chuyên gia tư vấn triển khai ERP, các chuyên gia đào tạo nghiệp vụ, quản trị dự án. Công ty Cổ phần Đào tạo và Tư vấn BAC (http://bacs.vn) đã vạch ra lộ trình chuẩn bị hành trang:

• Doanh nghiệp vận hành
  • Tư duy chiến lược, tầm nhìn định hướng
  • Chuẩn bị quy trình nghiệp vụ
  • Tư duy về ách vận hành
• Nhà cung cấp
  • Khả năng phân tích nghiệp vụ
  • Khả năng tư vấn triển khai
  • Khả năng quản trị dự án

Để 2 bên có thể phối hợp đưa đến một kết quả tốt trong việc vận hành một hệ thống HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP – ERP đúng nghĩa.

Thông tin liên hệ:

• Website: http://bacs.vn
• Email: info@bacs.vn
• Số điện thoai: 0909 310 768

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

• Chìa khoá thành công dành cho Business Analyst.
• Công cụ & Kỹ năng dành cho Business Analyst.

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

• Hoạch định chiến lược, tư vấn triển khai ERP
• Quản trị quy trình nghiệp vụ
• Phân tích nghiệp vụ cơ bản 3.0.
• Phân tích nghiệp vụ nâng cao 3.0.
• Luyện thi chứng chỉ IIBA 3.0.

Tại Hà Nội:

• Hà Nội – Phân tích nghiệp vụ 3.0.
• Hà Nội – Phân tích nghiệp vụ nâng cao 3.0.

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất. 

Công ty Cổ phần Đào tào và Tư vấn BAC