Doanh nghiệp có nên sử dụng công cụ báo cáo miễn phí?

Trong thời đại công nghệ như hiện nay, không ít sản phẩm, dịch vụ được cung cấp miễn phí, bao gồm các công cụ báo cáo. Ở đây, chúng ta không nhắc đến các công cụ dùng thử, bị giới hạn thời gian. Bài viết này BAC muốn đề cập đến những phần mềm hoàn toàn miễn phí, sử dụng vĩnh viễn. Liệu doanh nghiệp của bạn có nên dùng một phần mềm như vậy hay đầu tư một khoản chi phí theo ngân sách?

Công cụ báo cáo miễn phí là lựa chọn nên cân nhắc

1. Ưu và nhược điểm của công cụ báo cáo miễn phí

Để trả lời câu hỏi trên, trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu về ưu và nhược điểm của các công cụ này. Từ đó, dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp để đưa ra quyết định cuối cùng.

1.1. Ưu điểm:

• Miễn phí

Đầu tiên, chắc chắn chính là ưu điểm về chi phí, thay vì phải chi tiêu một số tiền đắt đỏ bạn sẽ sở hữu một công cụ hoàn toàn miễn phí và có thể dùng số tiền đó cho các nhu cầu khác. Trên thực tế, những phần mềm nhỏ và được cung cấp miễn phí vẫn có khả năng đáp ứng nhu cầu lập báo cáo, thậm chí là trực quan dữ liệu.

• Tính năng cơ bản

Một trong những phần mềm miễn phí sở hữu bộ tính năng phân tích và trực quan mạnh mẽ chính là Microsoft Power BI. Mặc dù, nhà cung cấp này cũng hỗ trợ các phiên bản trả phí với nhiều tính năng ưu việt nhưng chỉ cần phiên bản miễn phí là bạn đã sở hữu rất nhiều tính năng như trích xuất, biến đổi, tải dữ liệu lên để tạo báo cáo, trực quan và tương tác với các nguồn dữ liệu khác.

• Mã nguồn mở

Hầu hết, dù không phải tất cả nhưng các phần mềm mã nguồn mở thường miễn phí và dễ sử dụng. Bên cạnh đó, phần mềm mã nguồn mở cũng là một sự lựa chọn tốt dành cho các nhà phát triển, những người mới, chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc với dữ liệu, các phiên bản mới nhất được cập nhật thường xuyên, cộng đồng đông đảo.

Một trong những ưu điểm giúp mã nguồn mở trở thành ưu điểm chính là khả năng can thiệp vào mã nguồn để tùy chỉnh theo nhu cầu. Nhờ đó, các nhà phát triển có thể tùy ý phát triển tính năng cho những báo cáo cụ thể mà mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ cần.

1.2. Nhược điểm

Các phần mềm miễn phí thường bị giới hạn tính năng

• Giới hạn tính năng:

Dù nhiều công cụ hỗ trợ các tính năng cơ bản rất tốt nhưng hầu như phiên bản miễn phí vẫn bị giới hạn các một số trong đó, đặc biệt là các tính năng nâng cao chỉ có ở các phiên bản trả phí. Ví dụ, những tính năng giới hạn thường gặp như là hỗ trợ thiết bị di động, khả năng chia sẻ và xây dựng các báo cáo phức tạp.

Tính năng quan trọng không thể thiếu chính là dashboard cập nhật theo thời gian thực. Power BI chính là một trong những công cụ bị thiếu tính năng này, dù vậy, đối với các doanh nghiệp lớn có lượng dữ liệu được cập nhật liên tục đây chắc chắn sẽ là một thiếu xót.

• Thiếu khả năng mở rộng:

Các công cụ mở rộng thường hướng đến đối tượng người dùng là các doanh nghiệp nhỏ và những nhà phân tích có nhu cầu học tập, nghiên cứu. Chính vì vậy, những giải pháp này chỉ có quy mô sử dụng nhỏ và giới hạn trong một lượng người dùng nhất định.

Để có thể mở rộng quy mô và chia sẻ quyền cộng tác với những người dùng, cộng tác viên, đối tác,… bạn cần nâng cấp hoặc chi trả thêm các khoản phí khác. Ngoài ra, khi nhắc đến việc chia sẻ dữ liệu, yếu tố an toàn và bảo mật là không thể thiếu, đây là điều chắc chắn các doanh nghiệp cần phải cân nhắc.

• Mã nguồn mở

Đúng vậy, bạn không nhìn nhầm đâu, mở nguồn mở dù là một ưu điểm nhưng cũng là một nhược điểm. Cụ thể, trong trường hợp gặp lỗi hệ thống, bạn sẽ không thể liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ mà phải tự mình giải quyết hoặc chờ các bản cập nhật vá lỗi.

Một hạn chế khác đối với mã nguồn mở đó là giao diện của chúng không phải lúc nào cũng thân thiện. Điều này sẽ ít nhiều gây ra khó khăn cho những người dùng phổ thông không có kinh nghiệm hoặc kiến thức công nghệ. Nếu như đối tượng sử dụng phần mềm của bạn là những người này hãy xem xét các giải pháp khác trước khi họ phải mất cả ngày để tìm hiểu cách sử dụng công cụ.

Mã nguồn mở có thể không được tối ưu giao diện người dùng

2. Kết luận

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu tìm một công cụ miễn phí để phân tích dữ liệu hãy cân nhắc các yếu tố kể trên để quyết định. Như đã thảo luận, bạn có thể dễ dàng thấy rằng các công cụ miễn phí sẽ giúp tiết kiệm ngân sách, đáp ứng tốt nhu cầu xử lý dữ liệu cơ bản và hoạt động trong quy mô người dùng vừa và nhỏ. Trong khi đó, các công cụ trả phí sẽ mang đến những tính năng nâng cao như báo cáo thời gian thực, mở rộng quy mô làm việc….

Dưới đây là danh sách một số công cụ phân tích miễn phí sở hữu các tính năng mạnh mẽ được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.

Tham khảo: Danh sách công cụ phân tích miễn phí tốt nhất năm 2021

Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây, các bạn đã có thể tự mình đưa ra lựa chọn phù hợp. Đối với bạn đọc muốn trang bị kiến thức phân tích và trực quan dữ liệu có thể tham gia khóa học Tableau hoặc Power BI của BAC. Ngoài ra, đừng quên theo dõi các nội dung mới nhất tại website bacs.vn.

Nguồn tham khảo:

https://www.selecthub.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.